В 2020 г. в РФ пройдет эксперимент по электронному кадровому документообороту. Об этом говорится в проекте соответствующего закона, поступившем в нижнюю палату парламента. Участие в эксперименте будет добровольным как для работодателей, так и для работников.
Не успел Президент РФ подписать закон об электронных трудовых книжках (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»), как Правительство РФ дало старт новому эксперименту. На этот раз кабмин предложил отработать процедуру ведения работодателями и других трудовых документов «в цифре», без дублирования на бумажном носителе. Законопроект № 859678-7 «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками» поступил в Госдуму во второй половине декабря прошлого года. Закрепленные им нормы касаются документов, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено оформление в бумажном виде или ознакомление работника под роспись.
Общий посыл законопроекта — окончательно избавить кадровые службы от лишней работы, а также упростить процесс оформления и снизить издержки работодателей на создание, ведение и хранение бумажных трудовых документов.
Согласно законопроекту, эксперимент стартует 1 апреля. Участие в нем работодателей будет добровольным (в частности, они смогут сами выбрать, в отношении каких видов документов, в каких структурных подразделениях и на основании каких локальных нормативных актов будет проводиться эксперимент), а бремя расходов на внедрение цифрового документооборота будут нести они сами. Участие работников в эксперименте также целиком и полностью будет зависеть от их желания, при этом они в любой момент могут потребовать возврата к бумажным носителям, уведомив работодателя в письменной форме.
Вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений с работниками, правительство предлагает либо через систему «Работа в России», к которой работодатель может присоединиться, либо через информационную систему, созданную работодателем самостоятельно. Главное, чтобы была обеспечена фиксация фактов получения работником или работодателем документов в электронном виде. Использование информационной системы должно быть отражено в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) с работником, согласившимся участвовать в эксперименте.
Немалую часть норм, которые содержит законопроект, кабмин посвятил технической стороне вопроса, а именно, необходимости применения усиленных квалифицированных электронных подписей работодателя и работника при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также при внесении в них изменений с использованием информационной системы работодателя. Одновременно указано, что отсутствие у работника электронной подписи не может служить основанием для отказа в заключении с ним трудового договора. Для заключения последнего достаточно будет усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и простой электронной подписи работника.
В рамках эксперимента должен быть обеспечен беспрепятственный доступ работника к электронным документам, касающимся трудовых отношений, а также возможность формирования документов на бумажном носителе на основе информации из электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками.
Срок проведения эксперимента ограничен периодом с 1 апреля по 31 декабря 2020 г. Этот период разработчики инициативы считают минимально необходимым для того, чтобы отработать механизмы ведения и применения электронных трудовых документов. По результатам эксперимента законодатель подготовит соответствующие поправки в законодательство в части нормативного регулирования цифрового взаимодействия работодателей, работников и государства в части внедрения электронного кадрового документооборота.