В Госдуму поступил правительственный законопроект, которым предлагается создать нотариальные архивы. Обеспечение централизованного хранения нотариальных документов в нотариальной палате субъекта РФ облегчит поиск и восстановление утраченных нотариальных документов, снизит вероятность уничтожения нотариальных архивов, а также снизит нагрузку на суды в части сокращения количества дел об установлении фактов, имеющих юридическое значение. В этом уверены авторы законопроекта.
Правительство внесло в Госдуму разработанный Минюстом проект закона о формировании архивов нотариальных документов. Законопроект размещен в электронной базе нижней палаты парламента под № 952003-7. Соответствующие поправки вносятся в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.93 № 4462-I и Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
В настоящее время, отмечают авторы законодательной инициативы, порядок хранения и использования нотариальных документов законодательно не урегулирован. Фактически нотариальные документы хранятся у самих нотариусов, их удостоверивших. Документы нотариусов, прекративших полномочия, и ранее действовавших государственных нотариальных контор передаются на хранение различным действующим нотариусам. Есть претензии у Минюста и к хранению архивных документов в органах местного самоуправления — оно также осуществляется вразнобой и зависит от конкретной практики, складывающейся в каждом регионе. Учитывая актуальность вопроса архивного хранения нотариальных документов, их практическую ценность и социальную значимость, а также необходимость обеспечения их доступности для граждан и юридических лиц, Министерством юстиции РФ и был разработан комментируемый документ.
Законопроектом предлагается сформировать нотариальные архивы из документов, образовавшихся при совершении нотариальных действий нотариусами, при нотариальных палатах, образованных в субъектах Российской Федерации. Документы, созданные при совершении нотариальных действий главами местных администраций и (или) уполномоченными должностными лицами местного самоуправления, а также должностными лицами консульских учреждений Российской Федерации, предлагается передавать на хранение в архивы соответственно органов местного самоуправления и Министерства иностранных дел РФ.
Нотариальные документы нотариусов, занимающихся частной практикой, сформированные в номенклатурные дела, будут подлежать передаче нотариусом в нотариальную палату субъекта Российской Федерации, членом которой он является, по истечении пяти лет начиная со следующего года после окончания производства по делу. А до тех пор нотариусам и лицам, совершающим нотариальные действия, вменят в обязанность обеспечивать хранение, комплектование и учет нотариальных документов до их передачи в архивы. Предусмотрена ответственность нотариусов и нотариальных палат за несоблюдение надлежащих условий архивного делопроизводства.
Законопроектом оговорено, что нотариальные документы могут создаваться в электронной форме. Такие документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса или должностного лица, имеющего право совершать нотариальные действия. Таким образом, в России будет создана электронная база нотариальных документов. Это позволит оперативно восстанавливать утраченные документы.
Регламентирован и порядок выдачи копий и справок из архивов нотариальных палат. Устанавливается размер платы за их выдачу — 50 руб. за страницу на бумажном носителе и 100 руб. за весь документ в электронном формате или архивную справку. Определяется, что плата за услуги правового и технического характера не взимается. При этом копии из архива приравниваются по статусу к дубликату.
Переходными положениями проекта предусмотрены отлагательные сроки передачи документов в архивы нотариальных палат — не позднее чем через девять лет со дня официального опубликования федерального закона. Это, по мнению Минюста, позволит палатам решить финансовые и организационные вопросы, связанные с созданием архивов. Определен источник финансирования содержания архива — за счет части членских взносов нотариусов.
Предусматривается, что в течение шести месяцев со дня вступления в силу закона Минюст по согласованию с Росархивом издаст приказы, определяющие порядок хранения, комплектования, учета, использования нотариальных документов и их передачи в нотариальную палату.