Минтруд России в письме от 28.04.2020 № 14-2/В-519 рассказал, нужно ли нумеровать трудовые договоры и соглашения к ним и как это можно делать.
Исходя из положений ст. 16 ТК РФ, трудовой договор должен заключаться в соответствии с Трудовым кодексом. Обязательные сведения, которые должен содержать трудовой договор, приведены в ст. 57 ТК РФ. Среди них номер договора не назван. Однако в унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, используется номер трудового договора. Например, в форме Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» есть строка «Прекратить действие трудового договора от „__“ _____ 20__ г. № __». Кроме того, п. 3.2.1.2 Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33, предусмотрена обязательная регистрация всех документов, требующих учета, исполнения и использования. При этом под регистрацией документа понимается фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса, который состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. Возникает вопрос, обязательно ли организация должна нумеровать трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним и существуют ли какие-то обязательные требования к такой нумерации.
Специалисты трудового ведомства указали, что основной целью нумерации трудовых договоров является их идентификация и упорядочивание с точки зрения надлежащего делопроизводства. Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров. Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01. А дополнительное соглашение к трудовому договору обычно имеет нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору. Минтруд России также отметил, что конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Аналогичные разъяснения по нумерации трудовых договоров содержатся в письмах Минтруда России от 21.03.2018 № 14-2/В-191, Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0. При этом в письме от 09.08.2007 № 3045-6-0 Роструд дополнительно указал, что нумерацию трудовых договоров в следующем году можно начинать заново.