Многие современные компании уже отходят от принципа обеспечения эффективности деятельности работников за счет системы ключевых показателей эффективности (КПЭ), однако этот путь зрелости зачастую просто необходимо пройти и невозможно пропустить. Опытом построения системы КПЭ с читателями «ЭЖ» делится Мария Давыдкина, независимый эксперт в области организационного развития и бизнес-процессов.
Сегодня я поделюсь с вами опытом по разработке системы мотивации, основанной на ключевых показателях эффективности (КПЭ).
Начнем с определения, что же такое эти «волшебные» три буквы — КПЭ? КПЭ — это периодически рассчитываемые ключевые показатели эффективности деятельности работника, группы работников, отдельных структурных подразделений, а также компании в целом, используемые для определения степени достижения плана бизнес-процесса путем сопоставления фактических результатов с плановыми значениями. КПЭ являются неотъемлемой частью системы материального стимулирования работников, в рамках которой реализуются процессы, связанные с целевым планированием и оценкой результатов деятельности работников.
Как элемент системы мотивации персонала, КПЭ позволяют влиять на эффективность деятельности сотрудников и компании в целом. Настроенная в соответствии со стратегическими и тактическими ориентирами компании, система мотивации позволит менеджерам формировать необходимое поведение сотрудников, повысить производительность, заинтересованность и лояльность персонала.
Что позволяет сделать правильно настроенная система мотивации с четкими и понятными КПЭ?
Мне встречались проекты, в которых в компании уже существовала система КПЭ, где требовалась ее оптимизация или тотальная трансформация, и также компании, где система КПЭ внедрялась с нуля, еще ДО утверждения стратегии.
Каковы же возможности, предоставляемые правильно разработанной системой КПЭ? Прежде всего, система КПЭ позволяет:
-
ориентировать работников на решение стратегических задач;
-
стимулировать эффективную и производительную работу каждого сотрудника;
-
привлекать в компанию квалифицированных специалистов и закреплять уже работающих профессионалов;
-
стимулировать профессиональное развитие и рост квалификации сотрудников;
-
обеспечивать лояльность сотрудников на всех уровнях и стабильность кадрового состава компании;
-
оптимизировать расходы на персонал.
Для более наглядного описания возможностей КПЭ представим их на рис. 1.
Основные предпосылки для пересмотра системы КПЭ компании
Во многих компаниях существуют уже годами используемые системы КПЭ. Но в бизнесе мало что может оставаться стабильным годами, тем более такая важная составляющая, как показатели.
На основе опыта реализации различных проектов по разработке КПЭ выделяют следующие предпосылки для того, чтобы адаптировать и/или разработать систему КПЭ:
-
новые стратегические цели/проекты компании;
-
изменение организационной структуры;
-
изменение бизнес-процессов;
-
отсутствие стимулирования работника за участие в стратегически значимых проектах;
-
низкая производительность труда и недостаточная лояльность персонала, низкий уровень вовлеченности сотрудников.
Также проблема может быть и в самой системе мотивации и вознаграждения:
-
отсутствие зависимости между размером премии и результативностью работы;
-
запутанность системы определения премиального вознаграждения;
-
неудовлетворенность соотношением постоянной и переменной частей заработной платы;
-
отсутствие стимулирования работника за участие в стратегически значимых проектах;
-
«уравниловка» в оплате персонала.
С чего начать совершенствование или разработку системы КПЭ?
Для того чтобы приступить к совершенствованию или разработке с нуля системы КПЭ, необходимо оценить текущее состояние системы мотивации — это так называемый шаг номер ноль — описание «как есть» (as-is). В рамках данного шага необходимо:
-
провести анализ организационно-функциональной структуры компании, ответственности и полномочий должностных лиц и подразделений при выполнении поставленных задач;
-
провести интервью с руководством компании и руководителями подразделений с целью уточнения их ответственности и полномочий при выполнении поставленных задач;
-
провести анализ существующей системы контроля деятельности;
-
провести диагностику существующей системы мотивации;
-
разработать целевую систему мотивации персонала и согласовать ее с руководством компании.
Затем приступаем к первому этапу разработки системы КПЭ, который включает в себя:
-
разработку и утверждение основных принципов, методик, регламентирующих документов;
-
разработку подхода, проведение презентации подхода ключевым участникам и руководителям;
-
разработку, согласование и утверждение плана;
-
разработку библиотеки целей компании;
-
разработку прозрачной системы оценки, четких методик расчета КПЭ.
Основные виды КПЭ
Чаще всего карты КПЭ первого лица компании (генерального директора/президента) и являются КПЭ организации или стратегическими целями компании, и именно их мы в дальнейшем каскадируем на всех прямых подчиненных (СЕО-1, CEO-2 и т.д.).
В компаниях, в которых у нас был опыт внедрения системы КПЭ с нуля, разрабатывались следующие виды КПЭ:
-
корпоративные — характеризуют достижение определенных результатов компании в целом (например, EBITDA);
-
операционные — характеризуют выполнение основных обязанностей, носящих операционный характер. Должны соответствовать показателям бизнес-процессов, в которых непосредственно задействован сотрудник (например, время решения проблемы клиентов или своевременность подготовки отчетов);
-
личные — характеризуют оценку деятельности работника непосредственным руководителем;
-
проектные.
В зависимости от периода начисления премии КПЭ могут быть ежемесячными, квартальными и годовыми.
Общее количество операционных КПЭ для всех должностей (кроме первого лица компании) должно составлять не менее двух и не более пяти.
КПЭ должны быть четкими, считаемыми. Каждому КПЭ присваивается вес в общем наборе КПЭ по должности. Сумма всех весов КПЭ в наборе должна составлять 100%, но вес каждого КПЭ должен быть не менее 10%. Веса корпоративных КПЭ устанавливаются исходя из уровня должности и направления деятельности.
Например, в телекоммуникационной компании, в которой внедрялась система КПЭ, были разработаны следующие веса корпоративных КПЭ в зависимости от должности (см. рис. 2).
Личные КПЭ включали в себя показатель «Оценка личной эффективности» с весом обычно около 10%, имеющий следующие критерии (табл. 1). Для показателя «Оценка личной эффективности» также была разработана методика расчета показателей (табл. 2).
Критерии показателя «Оценка личной эффективности» (таблица 1)
|
Критерии |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Исполнение сроков и качество исполнения проектов |
❏ |
❏ |
❏ |
❏ |
|
Соблюдение политики трудовой дисциплины компании |
❏ |
❏ |
❏ |
❏ |
|
Качество исполнения должностных обязанностей |
❏ |
❏ |
❏ |
❏ |
Методика расчета показателя «Оценка личной эффективности» (таблица 2)
Были разработаны и коммуницированы на всю компанию правила (стандартные во всех компаниях), согласно которым даже при выполнении всех КПЭ сотруднику не начислялась премия, например, в случаях:
-
неисполнения или ненадлежащего исполнения работником трудовых обязанностей;
-
нарушения работником правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности, требований охраны труда, трудовой дисциплины, положений локальных нормативных актов/документов компании;
-
наличия у работника неснятого дисциплинарного взыскания.
Как гарантировать успешное внедрение эффективной системы КПЭ?
Чтобы внедрение системы прошло беспроблемно, необходимо следовать ряду правил. Назовем самые важные из них:
-
поддержка и вовлеченность топ-менеджмента компании;
-
система КПЭ может быть разработана ДО утверждения Стратегии и требует актуализации ПОСЛЕ;
-
ежеквартальный и ежегодный пересмотр и актуализация системы КПЭ;
-
утвержденная система КПЭ должна быть формализована в виде официальных внутренних документов;
-
каждый сотрудник должен быть ознакомлен с новой системой (все презентации, обучающие материалы должны быть в свободном доступе);
-
рекомендуется внедрение ИТ-платформы после того, как достигнуты все договоренности и утверждена система КПЭ.
***
В теории и практике управления есть известный принцип: контролировать можно только то, что поддается измерению. Хорошая и адекватная требованиям внешней и внутренней среды система КПЭ помогает стимулировать персонал на достижение стратегических и оперативных целей компании.