Незапланированный выход из зоны комфорта в глобальном масштабе, о котором год назад никто и не подозревал, спровоцировал изменения в привычных методах управления компаниями. Это коснулось и внутреннего аудита в компаниях. О новых задачах и инновационных цифровых инструментах внутреннего аудита, позволяющих существенно снизить риски и затраты, на примере конкретных проектов рассказывает Дмитрий Бочаров, главный внутренний аудитор Segezha Group, к.э.н.
Безусловно, текущая эпидемиологическая ситуация — это огромная проблема, которая негативно влияет на состояние, здоровье и жизни людей. В нынешнем году практически все были вынуждены корректировать свои планы, перестраивать привычные процессы и подходы к организации бизнеса. Но внешние негативные факторы — это не только новые проблемы, но и катализатор изменений.
Внутренний аудит не остался в стороне от происходящих изменений. Переход на удаленный формат работы, новые риски, корректировка фокуса проводимых проверок, срочные запросы от высшего руководства — все это влияет на деятельность внутреннего аудита, требует гибкости и иной скорости реакции. Использование современных цифровых технологий — один из ответов внутреннего аудита на актуальные проблемы и вызовы времени.
Роль внутреннего аудита в цифровизации
Цифровизацией в компаниях занимаются ИТ-подразделения и профильные проектные команды. Поэтому роль внутреннего аудита — выступать инициатором внедрения современных технологий как способа решения выявляемых проблем и рисков.
Международные профессиональные стандарты в области внутреннего аудита предполагают, что функция предоставляет высшему руководству компании гарантии (assurance), осуществляет анализ причин и взаимосвязей (insight), а также выполняет проекты по консультированию (advice). Это классическое целеполагание, на основе которого выстраивается работа функции в компании. Однако внутренний аудит может приносить более существенную ценность для бизнеса, выступая агентом изменений (рис. 1).
Внутренний аудит как агент изменений в компании (рисунок 1)
Методология внутреннего аудита предполагает проверку как отдельных процессов, так и их совокупность. Аудиторы смотрят на компанию с разных сторон и могут заметить то, что не видно непосредственным участникам процесса. Это открывает огромные возможности для использования аудиторов в качестве внутренних консультантов. При этом, в отличие от внешних консультантов, аудит обладает глубоким пониманием происходящих в компании изменений и отвечает за адекватность данных рекомендаций.
В современной действительности внутренний аудит — это уже не только контролирующая функция, но и бизнес-партнер, который может помочь с аналитикой, проверить благонадежность контрагентов, выступить медиатором при разногласиях различных подразделений, предложить цифровое решение проблемы. Работу по выстраиванию партнерских отношений внутреннего аудита и менеджмента в Segezha Group, одном из крупнейших российских вертикально интегрированных лесопромышленных холдингов с полным циклом лесозаготовки и глубокой переработки древесины, мы начали еще в 2019 г., и это сильно помогло нам уже во время пандемии.
Несмотря на удаленный формат работы, внутренний аудит холдинга не только проводил запланированные проверки, но и предлагал инновационные решения выявленных проблем. Для этого не потребовалось каких-то специальных знаний, дополнительных специалистов или финансирования. Достаточно желания аудиторов решить конкретную проблему, а не только отчитаться о ее выявлении. По рекомендации внутреннего аудита на предприятиях холдинга было реализовано несколько цифровых проектов, которые дали интересные результаты.
Если посмотреть на развитие цифровых технологий за последние годы, виден огромный прогресс. Десять лет назад машинное обучение, распознавание фото- и видеопотока данных, нейросети, децентрализованные информационные системы, 3D-печать, дополненная реальность и многое другое воспринимались как перспективные разработки. Сейчас это успешно работающие во многих компаниях промышленные решения.
У цифровых технологий как минимум два неоспоримых преимущества, которые важны для внутреннего аудита: снижение влияния человеческого фактора на процесс и электронные «следы» выполняемых операций. Это необходимо для построения надежной системы внутреннего контроля и снижения рисков для компании. При этом не всегда цифровое решение проблемы подразумевает создание новых ИТ-систем или приобретение дорогостоящего оборудования.
Понимая суть выявленных проблем, внутренний аудит может изучить существующие на рынке цифровые технологии и адаптировать их для решения конкретных бизнес-задач. Устранять выявленные недостатки и бороться с нарушителями нужно, но это не основная цель. Прежде всего следует установить причины нарушений. К примеру, если сотрудник совершил ошибку, его наказание или увольнение процесс не исправит: на его место придет другой и нарушит снова. Необходимо повышать надежность системы внутреннего контроля.
Далее на конкретных примерах проектов цифровизации в холдинге расскажем о проблемах, которые выявил внутренний аудит, а также о том, какие цифровые инновационные инструменты для их решения он предложил.
Древесина и искусственный интеллект
Одной из проблем лесной отрасли является контроль за заготовкой и использованием древесины. Данная проблема связана с рисками потерь и хищений в процессе заготовки, хранения и транспортировки древесины.
Концептуально процесс выглядит следующим образом.
Древесина с помощью специальной техники заготавливается на делянках в лесу, откуда лесовозами перевозится на промежуточные склады или комбинаты для последующей переработки. Важный момент на каждом этапе процесса — измерение объема древесины. Отраслевым стандартом является геометрический метод измерения, то есть замер высоты, длины и ширины штабеля (пачки) бревен. Данные показатели умножаются друг на друга, на специальные коэффициенты, и получается объем древесины.
Когда лесовоз с древесиной приезжает на предприятия для последующей переработки, ответственный сотрудник проводит замеры, оформляет акт сдачи-приемки, после чего сырье сгружают в общий штабель на складе. Была ли фактически древесина, сколько и какого качества — подтвердить сложно, есть только акт. Поскольку стоимость древесины в одном лесовозе больше месячной зарплаты водителя и приемщика вместе взятых, создаются условия для возможных злоупотреблений. И завышение объема древесины в акте — самая простая из возможных схем.
После изучения уязвимостей процесса внутренний аудит пришел к выводу, что ключевые причины — человеческий фактор и используемый метод измерения. Это не уникальная проблема Segezha Group, а риски всей отрасли. Вне зависимости от реализуемого контроля, используемых учетных систем или организации документооборота приемка древесины осуществляется сотрудниками с помощью простой линейки. Именно на эти факторы риска мы решили повлиять за счет внедрения цифровых технологий.
С учетом масштабов собственной лесозаготовки холдингу требовалось решение, которое концептуально изменит процесс, повлияет на риск-факторы и одновременно будет простым для внедрения. В результате была разработана математическая модель на основе нейросети, которая распознает и рассчитывает объем древесины по фотографии. Сотрудник компании с помощью мобильного телефона или планшета фотографирует древесину, загруженную на лесовоз, и получает информацию об объеме (рис. 2).
Визуализация информации об объеме древесины на экране мобильного телефона (рисунок 2)
Нейросеть самостоятельно рассчитывает объем без вовлечения человека и использования специальных коэффициентов. Более того, система сохраняет фотографии древесины, государственный номер лесовоза, данные о его геолокации, дате и времени снимка. Таким образом, формируется массив информации о происхождении и передвижениях древесины, то есть электронные «следы».
Цифровое решение позволяет существенно снизить риски потерь или мошенничества с древесиной, а также повысит эффективность и точность процесса учета древесины. Реализовать хищение станет существенно сложнее, поскольку система будет выявлять расхождения в объемах и подозрительные действия в режиме реального времени. А накопление и анализ big data о действиях сотрудников и подрядных организаций, которые привлекаются для заготовки и перевозки древесины, позволят выявлять признаки злоупотреблений.
Цифровая инвентаризация и контроль за сырьем
Еще один пилотный проект также был связан с усилением системы внутреннего контроля — это цифровая инвентаризация склада древесины на крупнейшем целлюлозо-бумажном комбинате холдинга в Республике Карелии.
На предприятии одновременно хранится более 200 тыс. кубометров древесины, которую используют в качестве сырья для производства целлюлозы. Это огромные штабели из бревен, объем которых, как и десятилетия назад, замеряют вручную. Метод трудоемкий, в расчетах используют различные коэффициенты из отраслевых стандартов, плюс влияние человеческого фактора. Как результат — погрешность измерений.
Эта проблема является отраслевой, мы изучали опыт зарубежных компаний, которые также проводят инвентаризацию древесины по старинке с применением ручных замеров и различных коэффициентов пересчета.
Для решения этой задачи мы нашли технологию, которая апробирована при строительстве крупных промышленных объектов и несколькими металлургическими компаниями для контроля за сырьем. Для реализации пилотного проекта мы привлекли компанию «Sarex», специалисты которой с помощью дрона провели съемку штабелей древесины и на основе полученного массива данных построили 3D-модель складов комбината. Модель позволяет достаточно точно рассчитать геометрический объем лесосырья (рис. 3). Огромную территорию комбината дрон облетает за несколько часов, что значительно упрощает процесс инвентаризации и учета древесины.
3D-модель складов комбината для точного расчета геометрического объема лесосырья (рисунок 3)
Если проводить съемку с дрона каждую неделю, можно отслеживать изменения склада в динамике: система автоматически выделит штабели, в которых изменился объем древесины, и рассчитает объем. Помимо этого, можно формировать аналитику, подключать к системе видеокамеры и GPS-датчики с техники, которая осуществляет погрузку и разгрузку древесины.
Сейчас мы оцениваем результаты пилотного проекта и потенциал дальнейшего использования этой цифровой технологии в рамках всей Группы, но первые результаты выглядят многообещающе.
Как говорится, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Наведите камеру вашего смартфона на QR-код и перейдите по ссылке для просмотра видео с 3D-моделью складов древесины комбината и демонстрацией базового функционала системы.
|
|
Цифровая модель строительной площадки
Не менее важная тема для холдинга — это реализация крупных инвестиционных проектов по модернизации действующих и строительству новых производственных мощностей. В настоящий момент компания реализует несколько крупных инвестиционных проектов, а планы на ближайшие годы еще более амбициозные. Прежде всего, это строительство нового целлюлозно-бумажного комбината в Республике Карелии, инвестиции в который оцениваются на уровне более 100 млрд руб.
Сейчас идут активные работы на нашем greenfield-проекте в г. Галич Костромской области. Это новый фанерный комбинат стоимостью более 12 млрд руб., который уже в 2021 г. произведет первую партию широкоформатной березовой фанеры премиального качества. Предприятие будет оснащено современным импортным оборудованием, порядка 80% его продукции планируется экспортировать в страны Европы и Азии, США.
Критически важной задачей является соблюдение сроков и разработанных проектных решений. Оборудование для будущего комбината уже изготавливается и в декабре текущего года начнет прибывать на строительную площадку. Соответственно, был нужен современный и удобный инструмент управления, который поможет команде проекта организовать работу подрядных организаций, отслеживать динамику выполнения работ, оценивать их соответствие проектной документации, контролировать сроки и объемы. И внутренний аудит холдинга такой инструмент предложил.
Применение тех же дронов, о которых говорили ранее, помогло сформировать цифровую модель строительной площадки, в которой все объекты имеют точные координаты. Технология позволяет отслеживать выполняемые работы, их соответствие проектной документации и проектным отметкам, выявлять отклонения, проводить автоматические расчеты объемов. В личном кабинете, который доступен команде проекта, сформирован детализированный график реализации проекта, привязанный к конкретным объектам, объемам работ, подрядчикам. В планах — установка на строительной площадке видеокамер и анализ видеопотока данных на предмет соблюдения сотрудниками требований охраны труда и промышленной безопасности.
Каждый реализуемый холдингом проект уникален, но эффективное проектное управление, соблюдение технологии и сроков — ключевые компоненты успеха и финансового результата. При этом затраты на цифровых помощников несопоставимо меньше, чем стоимость ошибок, которых они помогут избежать.
Советы по реализации цифровых проектов
Опыт цифровых проектов в холдинге и общения с коллегами из других компаний, которые тоже внедряют современные технологии, говорит об одном — не нужно бояться пробовать и совершать ошибки. На этапе планирования проекта не просто предусмотреть все нюансы и риски, которые могут возникнуть в ходе внедрения технологии. Прежде всего потому, что новое цифровое решение ранее не внедрялось и соответствующего опыта мало. Но этого не стоит бояться. Наоборот, нужно пробовать, а полученный опыт, в том числе негативный, использовать в будущем.
Ключевым критерием при выборе цифровой технологии, по опыту нашей компании, является ее способность решить конкретную бизнес-задачу, устранить причины недостатков в процессах, снизить риски. Немаловажным аспектом является и опыт внедрения. Мы стараемся искать то, что уже опробовано в других компаниях или отраслях, адаптировать под себя и быстро внедрять.
Путь инноваций тернист, в том числе сложности могут возникнуть из-за корпоративных процедур. Например, как обосновать бюджет цифрового проекта и утвердить его инвестиционные показатели? Как провести тендер и определить подрядчика на создание того, что не всегда четко можно сформулировать? Возможное решение — описать в нормативных документах компании упрощенный процесс утверждения и проведения закупок для пилотных проектов. Менеджмент может определить сумму, которую готов потерять в случае неудачи, и начать пробовать. Как правило, пилотные проекты стоят недорого, зато позволяют оценить потенциал от полномасштабного внедрения технологии.
И последний совет — коммуницируйте с рынком цифровых технологий. Не ждите, что ИТ-компании или технологические стартапы придут к вам и предложат цифровую таблетку от всех проблем. Следует взаимодействовать с ИТ-сообществом, участвовать в профильных конференциях и мероприятиях, делиться опытом, формулировать ваш запрос. Например, в 2019 г. меня пригласили выступить на конференции «Открытые Инновации» в Сколково, где я обменялся опытом и контактами. Два месяца назад один из участников вспомнил мой доклад и предложил опробовать их технологию для измерения древесины. В результате мы реализовали проект по цифровой инвентаризации склада древесины, о которой написано выше.
***
Область проблем, которые анализирует внутренний аудит, становится шире. Соответственно, увеличивается круг задач и инструментов их решения. Цифровизация предоставляет огромное количество инновационных решений, поэтому внутренний аудит, как агент изменений в компании, должен быть открыт для инноваций и как активно взаимодействовать с собственными ИТ-службами, так и быть в курсе новейших трендов ИТ-решений для бизнеса.