С 1 января 2021 г. вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ, касающиеся дистанционного труда. Изменения предусматривают новые форматы организации дистанционного труда. Если раньше можно было оформить лишь постоянную дистанционную работу, то теперь работодателю предоставлено на выбор больше возможностей: ограничить дистанционный формат по периоду действия или чередовать дистанционную работу с работой в офисе, также есть возможность ввести дистанционную работу без согласия сотрудников в особых случаях. Изменения касаются и документального оформления дистанционного труда — теперь урегулированы вопросы, связанные с дистанционным взаимодействием работодателя и сотрудников. Подробнее о новых возможностях для введения дистанционного труда, а также о том, как правильно оформить дистанционного сотрудника, читайте в материале.
Федеральный закон от 08.12.2020 № 407‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» (далее — Закон № 407‑ФЗ) изменил отношения между работодателями и дистанционными сотрудниками. Во-первых, он объединил понятия дистанционной работы и удаленной. Первая была раньше закреплена в главе 49.1 Трудового кодекса РФ. А понятием «удаленка» мы оперировали на протяжении всего 2020 г. Во-вторых, теперь уже на законодательном уровне появилось три новых формата такой работы. Из этого можно сделать следующий вывод: отныне работодатели могут считать дистанционными почти всех своих сотрудников, работающих «вне офиса». Естественно, если правильно их оформить, «перевести на дом» и контролировать их работу. Обратимся к истории развития темы удаленной работы и рассмотрим, что теперь ждет компании и работников.
Регулирование дистанционной работы появилось в Трудовом кодексе РФ в 2013 г., когда в него включили главу 49.1. Она была посвящена тем сотрудникам, которые постоянно трудятся вне офиса (вне рабочего места) с использованием сети Интернет. С такими людьми заключали отдельный трудовой договор или допсоглашение о том, что их работа теперь дистанционная. В первую очередь это были торговые и медицинские представители, региональные менеджеры, IT-специалисты. Оформляя людей на такую работу, компании могли не открывать филиал в конкретном городе или регионе. А значит, снижали затраты на содержание офиса, аренду, выполняли минимум требований по охране труда. Это было удобно и выгодно обеим сторонам, поскольку и работник мог быть более свободным и сам управлять своим временем. Постепенно работодатели оценили новые возможности и стали все активнее переводить работников на такой формат сотрудничества.
В 2020 г. в связи с известными обстоятельствами на удаленку перевели почти всех. Проблема была в одном — законодательство за такими изменениями не успевало. Проект соответствующего закона Госдума рассмотрела в первом чтении лишь в середине лета, а затем тишина — до конца осени. В итоге поправки были приняты в начале декабря, при том что многие трудятся из дома с весны 2020 г. и по сей день.
Четыре вида дистанционной работы
Основное новшество закона связано с видами дистанционной работы. Ранее у нас была только постоянная дистанционная работа, которую оформляли «полевым» (работающим вне рабочего места) сотрудникам. Теперь появилось еще несколько режимов: временная — когда можно перевести работников «на дом» на период до шести месяцев, комбинированная — для смешанного режима и чередования удаленной работы и поездок на рабочее место. Кроме того, закон указывает еще «чрезвычайные обстоятельства» — пандемию, решения органов власти и другие, когда компания может отправить всех работать из дома до особого распоряжения в одностороннем порядке, то есть без согласия самих сотрудников.
Ранее, чтобы оформить дистанционного сотрудника, нужен был соответствующий трудовой договор или соглашение, в котором указывалось, что договор меняет свой формат. Сейчас законодатель добавил требование об указании соответствующего вида работы в коллективном договоре и локальном акте. Причем в законе эти документы перечисляются через запятую. Можно предположить, что работы у HR и корпоративных юристов прибавится. А еще надо сопоставлять — соответствуют ли документы друг другу.
Порядок взаимодействия — отдельный ЛНА
Главное документальное изменение — для регулирования дистанционной работы нужен отдельный локальный нормативный акт. Как вариант, назвать его можно так — Положение об удаленной работе. Новый Закон № 407‑ФЗ делает подобный документ обязательным и определяет широкий перечень вопросов, которые должны быть в нем закреплены. Такой ЛНА необходим независимо от того, есть ли у вас постоянные дистанционные сотрудники на основании старой версии главы 49.1 ТК РФ, работают ли люди из дома из‑за пандемии или компания работает без изменений.
Создание такого документа займет основное время юриста во всей задаче «подготовки к дистанционному труду». Прежде всего, в нем необходимо предусмотреть все сценарии организации удаленной работы — от полного локдауна от властей до прямой задачи бизнеса перейти в онлайн. С этими правилами необходимо ознакомить сотрудников, что может быть затруднительно, если они уже работают из дома. Наконец, самое главное — указать в документе все, что требует закон и необходимо вам как работодателю. Допустим, вы попросили работника приехать на встречу в офис, а он отказался. Или прислал отчет за неделю не в понедельник, как вы просили, а во вторник. Если точных требований, о которых вы заранее договорились и согласовали с сотрудником, в документе не будет, то на него нельзя будет наложить какие‑либо взыскания.
Новое законодательство о дистанционной работе — это де-факто и де-юре не просто порядок взаимодействия, а целый свод правил, состоящий из пяти различных «порядков». Кроме собственно порядка взаимодействия с сотрудниками можно выделить также порядок обмена информацией, порядок возмещения расходов, требование об установлении времени взаимодействия и требование об установлении местности. А еще лучше — отдельно описать порядок вызова сотрудника на рабочее место. И на каждом из них стоит остановиться подробнее.
Составляющие дистанционной работы: место работы, режим работы, компенсация расходов
Когда сотрудник в офисе, вы знаете, что он на месте, и в любой момент можете получить информацию у него, ознакомить с приказом, получить подпись, вручить уведомление или забрать заявление. Но, оформив ему дистанционный труд, даже временный, вы не знаете, где он находится в конкретный момент времени. Более того, просто потребовать от него сидеть по адресу регистрации нельзя: этого не разрешает закон. В итоге компания теряет контроль над удаленными сотрудниками и не может наказать за невыполнение обязанностей лишь из‑за того, что не установили порядок взаимодействия.
За последние пять лет было немало судебных кейсов, когда «полевые сотрудники» на постоянном дистанционном труде обжаловали санкции своих работодателей. И часто суды завершались в пользу истцов, поскольку компания не описывала надлежащим образом правила взаимодействия с сотрудниками. С введением нового закона описание этих правил становится крайне важным для организаций.
Например, одной из особенностей удаленки была работа не на территории работодателя, а посредством интернета. В новом же законе указан такой формат «общения» с сотрудником, как взаимодействие через сети связи общего пользования. Что это такое? Для ответа на вопрос обратимся к Федеральному закону от 07.07.2003 № 126‑ФЗ «О связи». Согласно положениям этого закона, такой сетью можно считать телефон. Этот нюанс может стать зоной большого риска для работодателя. Представьте, сотрудник говорит: «У меня нет интернета, но я сообщу вам о работе по телефону». Формально это соответствует закону, так что в интересах компании описать, какими средствами связи пользоваться.
Другая непростая особенность — режим работы. Новеллой законодательства стало время взаимодействия руководителя с работником. Теперь оно считается рабочим. Более того, появилось и другое опасное уточнение: если вы не оформите режим в коллективном договоре и локальном акте, сотрудник может это сделать по своему усмотрению. Можно заранее предположить конфликтные ситуации: начальник звонит подчиненному на удаленке, а тот говорит, что его рабочий день закончился, однако он готов продолжить разговор, если ему оплатят это как за сверхурочную работу.
Нельзя забывать и о компенсации расходов. Эта норма Трудового кодекса (ст. 165 ТК РФ) в применении к дистанционному труду является отдельной зоной риска, потому что может привести к дополнительным необоснованным тратам. Безусловно, компенсировать сотруднику расходы необходимо. И это прямо требует Кодекс: обеспечить необходимым оборудованием, средствами защиты информации или компенсировать использование личной техники. Но закон, как обычно, оставляет детали «за скобками». Например, что вы будете делать, если человек попросит компенсировать ему оплату электроэнергии, купить стол, стул и компьютер для работы из дома? Эти вопросы напрямую связаны с выполнением удаленной работы, поэтому от работодателя зависит, что и как он будет считать.
Использование электронной подписи
Отдельно следует остановиться на процессе обмена документами и ознакомлении с ними. Если все трудятся в офисе/на производстве, то можно быстро внести изменения в документы и получить подписи работников. Но как знакомить их с изменениями потом, когда вы их отправите на удаленку? К тому же во многих компаниях люди и сейчас трудятся из дома, и останутся там на какое‑то время. Если исключить проставление подписи работником «вживую», остается, по сути, единственный эффективный вариант — электронная цифровая подпись.
Частично о нем говорила и старая версия главы 49.1 ТК РФ. Использовать усиленную ЭЦП могли «полевые» сотрудники, оформленные по дистанционному трудовому договору. Регулирование ЭЦП при дистанционной работе можно назвать частичным по двум причинам. Во-первых, проект внедрения такой подписи небыстрый и недешевый. Во-вторых, ЭЦП на законодательном уровне и сейчас имеет пробелы в регулировании. Неясно, кто ее должен оформлять, что делать при увольнении сотрудника.
Однако новый закон о дистанционном труде сделал серьезный шаг вперед и для работодателей, и для сотрудников. Для начала — в период даже временной удаленной работы он позволяет пользоваться электронными документами. И это уже 40% результата. А если изучить закон детальнее, мы увидим следующее. Трудовой договор, соглашение к нему, ученический договор и договор о материальной ответственности необходимо подписывать усиленной ЭЦП, а вот текущие документы — приказы, заявления — простой электронной подписью.
Трудовые договоры в 99% случаев мы все равно подписываем «живой» подписью, а для ознакомления с ЛНА и другими документами простой ЭП вполне достаточно. Но главное в другом — цифровая подпись в разы упрощает общение работодателей и сотрудников. А внедрить ее можно быстро и недорого. Самый простой пример — закрепить ее и электронный документооборот на базе корпоративной электронной почты.
Основания для увольнения
Еще один немаловажный аспект связан с основаниями для увольнения. Стандартные ситуации — сокращение штата, ликвидация компании, виновные действия — остались без изменений. Но «старая версия» ТК РФ разрешала прописывать дополнительные основания для увольнения в трудовом договоре с дистанционным работником — по соглашению работодателя и сотрудника. На практике работодатели могли указывать более 20 таких оснований. Они были связаны со сферой деятельности компании, географией работы, должностью и обязанностями сотрудника. Новая же ст. 312.8 ТК РФ оставляет лишь два дополнительных основания:
-
невыход на связь в течение двух дней без уважительной причины;
-
переезд в другое место, если из‑за этого сотрудник не может выполнять обязанности.
И этот нюанс надо учесть, чтобы не полагаться на случай, если сотрудник совершит проступок, за который вы не сможете в итоге его наказать.
И в этой связи необходимо вернуться к одному из правил — об установлении местности выполнения работы. По отношению к дистанционному персоналу эта норма может звучать странно. Человек на удаленке должен быть вне офиса, а вот где конкретно: в другом городе или в другой стране — это его дело. Но понимание того, где он находится, а еще лучше — согласованные «рамки» заметно упростят и взаимодействие с человеком, и контроль его работы. А при невыполнении обязанностей компания сможет лучше оценить, имеет ли она право привлечь его к дисциплинарной ответственности.
Несмотря на пробелы и несовершенства нового закона, он дает работодателям гораздо больше преимуществ, чем создает рисков. И отнюдь не из‑за того, что это закон, который нужно соблюдать. Он лишь требует проверить и изменить документы, но вместе с этим компания получает возможность признавать сотрудников дистанционными и мобильно управлять ими: переводить на дом и возвращать назад, использовать ЭЦП, применять санкции за проступки. На наш взгляд, закон о дистанционном труде — это шанс организовать совершенно новую систему управления, которая потребует намного меньше усилий, чем ранее тратили HR и юристы.
Принять к сведению
Принятие сотрудника или перевод на дистанционную работу
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору о выполнении трудовой функции дистанционно (ст. 312.1 ТК РФ). Значит, закон определяет способ осуществления работы и не характеризует ее содержание. Если характер работы позволяет осуществлять ее вне места нахождения работодателя, то можно оформить трудовой договор о дистанционной работе с любым сотрудником.
Условия о дистанционном характере могут быть включены в трудовой договор, заключаемый с новым сотрудником. Если работодатель хочет перевести работника на один из дистанционных форматов работы, то нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ), поскольку такой перевод является изменением условий трудового договора (п. 21 информации Роструда от 13.04.2020). В уже существующий трудовой договор необходимо включить положения о дистанционном характере работы и изменить или исключить условия, которые такому характеру работы не соответствуют.
В трудовом договоре дистанционного работника указывают, что он работает вне места нахождения компании или ее обособленного подразделения (ст. 312.1 ТК РФ). В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовой договор должно быть включено условие о месте работы. В отношении дистанционных работников Роструд пояснил, что трудовой договор должен содержать сведения о месте работы, в котором дистанционный работник непосредственно исполняет трудовые обязанности (письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960‑6‑1). В качестве места работы можно указать город, где работник будет выполнять трудовую функцию. Место работы дистанционного сотрудника имеет значение для расчета и выплаты командировочных расходов или районного коэффициента и надбавки к зарплате.
В дополнительном соглашении о дистанционном характере работы можно предусмотреть срок его действия. Срок действия дополнительного соглашения к трудовому договору определяется:
-
периодом времени;
-
календарной датой;
-
указанием на событие, которое должно неизбежно наступить.
Заключить трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору о дистанционной работе можно как путем подписания сторонами двух его экземпляров в письменной форме на бумажном носителе, так и путем обмена электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ). Для заключения трудового договора или дополнительного соглашения к нему дистанционно требуется использование усиленной ЭЦП. Поэтому, если заключение данных соглашений будет осуществляться дистанционно, необходимо озаботиться оформлением усиленной квалифицированной электронной подписи как для работника, так и для работодателя.
Следует отметить, что судебная практика исходит из того, что даже если условие о дистанционной работе не было включено в трудовой договор, но работник по согласованию с работодателем выполнял свои трудовые обязанности дистанционно, значит, что он фактически был переведен на дистанционный формат работы. Кроме того, ВС РФ отмечал, что неоформление работодателем в надлежащей форме изменений условий работы (перевод его на удаленную работу вне места нахождения работодателя) может свидетельствовать о допущенных нарушениях со стороны работодателя по надлежащему оформлению отношений с работником (п. 12 Обзора практики рассмотрения судами дел по спорам, связанным с прекращением трудового договора по инициативе работодателя (утв. Президиумом ВС РФ 09.12.2020)).