Минфин России 5 февраля 2021 г. на своем сайте разместил новую редакцию проекта ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее — Проект).
Первоначальный вариант Проекта появился еще в мае 2018 г. Планировалось, что стандарт должен был вступить в силу с 2021 г. Однако после публичного обсуждения Минфин России подготовил новую редакцию, в которой учел отдельные замечания, поступившие в процессе обсуждения.
Новый ФСБУ будет устанавливать требования к документам бухгалтерского учета, порядок их исправления и хранения, а также требования к документообороту. Рассмотрим его основные положения.
Требования к документам
Согласно Проекту, документами считаются первичные документы и регистры бухгалтерского учета. Так же как и сейчас, первичные документы должны составляться на русском языке. Если они составлены на иностранном языке, должен быть построчный перевод. При обсуждении первоначального варианта Проекта предлагалось уточнение, что должен быть перевод на русский язык всех обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). Однако Минфин России это уточнение отверг, поскольку формулировка нормы и так предусматривает перевод всех обязательных реквизитов первичных документов, составленных на иностранном языке, при их наличии в таких документах. Кроме того, финансисты отметили, что в первичном документе, составленном в соответствии с законодательством другой страны, информация, необходимая для достоверного отражения объектов бухгалтерского учета, может содержаться в реквизитах, отличных от указанных в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Проектом предусматривается, что первичный документ не нужно переводить на русский язык, когда законы или правила государства, на территории которого ведет деятельность компания, требуют составления документов на иностранном языке. В этом случае документы оформляются на иностранном языке, а регистр бухгалтерского учета должен содержать построчный перевод на русский язык.
Проект допускает оформление нескольких связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным документом. По длящимся и повторяющимся фактам (например, начисление процентов, амортизации, поставка продукции разными партиями по одному договору) можно составлять первичные документы с периодичностью (например, сутки, неделя, месяц, квартал). В качестве первички можно использовать кассовый чек, квитанцию об оплате, расписку, служебный контракт, служебное задание, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, авансовый отчет и другие документы, если они содержат обязательные реквизиты первичного документа.
Внесение исправлений
Действующими правилами бухгалтерского учета не установлен порядок внесения исправлений в первичные документы, составленные в электронном виде. Этот пробел должно устранить новое ФСБУ. В Проекте сказано, что исправление документа бухгалтерского учета, составленного в электронном виде, допускается путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.
Хранение документов
Проектом предусмотрено, что документы бухгалтерского учета должны храниться на территории РФ. В случае если законодательство или правила страны — места ведения деятельности за пределами РФ требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории данной страны, то такое хранение должно быть обеспечено.
Установлен запрет на перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения.
Документооборот
В новой редакции Проекта уточнено понятие документооборота. В первоначальной редакции документооборот был определен как движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте и последующее хранение их с момента составления или получения документа до истечения сроков его хранения. В процессе обсуждения первоначального варианта поступило замечание о том, что документооборотом необходимо считать весь период от момента составления до момента уничтожения документа по завершении сроков хранения, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Это замечание было учтено Минфином России. В новой редакции под документооборотом понимается движение документов бухгалтерского учета в компании с момента их составления или получения до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, отправки, помещения в архив).