1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 56

Электронный документооборот и трудовые отношения: как цифровизация кадров повлияла на взаимодействие работодателя и сотрудников?

Диджитализация трудовых отношений в нашей стране идет тернистым путем. Понятие дистанционного труда появилось в Трудовом кодексе РФ семь лет назад, в 2013 г., а закон об электронной подписи — еще раньше. Но значимого прогресса в этой области до пандемии не случилось. Введенные в стране ограничительные меры вернули интерес к теме, «разбудив» законотворческие процессы: и новый закон об удаленной работе приняли, и электронные трудовые книжки ввели, и электронный обмен документов разрешили. Но улучшило ли это взаимоотношения сотрудников и работодателей? О том, к каким последствиям привели новшества по цифровизации организации труда, читайте в материале.

Тема электронного документооборота (далее — ЭДО) возникла в России более 15 лет назад, а первое ее юридическое закрепление было связано с принятием Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон).

Суть электронного документооборота состоит в том, что для обмена документами и взаимодействия используют не их бумажные варианты, а электронные формы — файлы Word, Excel, базы данных и приложения в различных программах. Технически электронный документ — это просто файлы на компьютере, жестком диске, съемном носителе. Важно то, как их использовать, чтобы они считались юридически значимыми документами.

Наиболее популярная платформа — корпоративный e-mail. Сейчас она используется почти в 95% случаев. Корпоративная электронная почта сегодня выступает также официальным каналом обмена информацией между сотрудником и работодателем. Исключение — только трудовые отношения с сотрудниками «в поле», которые не используют компьютер.

Менее распространено использование ЭДО на других носителях. В частности, это могут быть расширенные версии программ и приложений — 1С, Adobe и других. В профессиональных пакетах таких программ есть идентификация, редактирование, подтверждение профиля и другие элементы, позволяющие признать документ юридически значимым. Однако в первую очередь надо оценить необходимость и выгоды таких вариантов. Если документы используются часто и при этом их много, тогда стоит потратиться на внедрение подобного дорогостоящего и значимого проекта.

Надо понимать, что далеко не каждый документ всегда требует подписи от работника, скажем, какой-нибудь локальный акт или приказ. Именно поэтому в подавляющем большинстве случаев достаточно обычного корпоративного e-mail.

Есть и другие форматы электронного взаимодействия. В частности, можно вспомнить про чат-боты, которые уже активно используют крупные компании. Для работы чат-бота необходимо настроить программу для обмена информацией, используя какой-нибудь мессенджер (например, WhatsApp). В чат-боте реализовано много разных HR-процессов: согласование отпуска, утверждение сверхурочных работ, запрос справок, учет рабочего времени, командировки, заказ такси. Все это не только позволяет отказаться от бумажных документов и личных подписей, но и значительно ускоряет любую процедуру. К тому же это и отличный инструмент для мониторинга настроений в компании и исследовательских задач. Например, можно настроить систему опросов, отзывов и предложений.

ЭДО разрешено использовать не только в кадровых процессах. Например, часть инструктажей и ознакомлений с обучением по охране труда также может быть подписана электронно. Так, с 2021 г. Минтруд разрешил использовать электронные документы при техобслуживании и проверке состояния транспортных средств. Ранее цифровой формат был разрешен еще в нескольких сферах.

Таким образом, HR остается фактически сделать два шага: исключить риск потери/кражи информации и юридически закрепить внедрение электронного документооборота. Для этого необходимо:

1) оформляя e-mail как «носитель» ЭДО, запретить использование/перенос файлов на личную почту, особенно на почтовые сервисы, где информация может быть более уязвима;

2) легализовать взаимодействие по «электронке». Для этого нужно прописать данное условие в локальных актах, касающихся взаимодействия с сотрудниками, должностных инструкциях и трудовых договорах (подписать дополнительное соглашение). Например, можно использовать такую фразу — «с 1 марта 2021 г. для обмена документов, связанных с корпоративными правилами компании и должностными обязанностями, используется корпоративная электронная почта. Сотрудник получает документы в электронном виде на адрес… и с него отправляет информацию, касающуюся работы. Использование личных адресов не допускается».

В судебной практике встречаются случаи, когда судья принимает заверенные нотариусом скрины экрана с сообщениями на электронной почте как доказательство того, что работодатель отправил сообщение, а сотрудник его получил, прочитал и принял.

Плюсы использования электронной цифровой подписи

Конечно, для многих офисных компаний и производств «живая» подпись — самый действенный и легкий инструмент. Издал документ, ознакомил сотрудников, собрал подписи — и все. Но именно последний пункт — основная головная боль HR. Практика показывает, что более 40% кадровых документов не имеют подписей работников. Причины этому могут быть самые разные (забыл, отсутствовал, был в отпуске или на больничном), но в итоге документ остается нелегитимным и становится проблемой при проверке ГИТ или при конфликте с сотрудником.

Главный вопрос при использовании любого цифрового документа — как подтвердить и доказать, что конкретный человек получил и подписал его? От ответа на него зависят многие кадровые процессы: от оформления в штат до увольнения. Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» не столько внес ясность, сколько дал еще больше поводов для раздумий. Статьи 312.3 и 312.9 ТК РФ говорят о том, что обмениваться документами можно любым способом, который достоверно идентифицирует личность сотрудника. И хотя таких способов несколько, по сути «при всем богатстве выбора» особой альтернативы нет.

Фактически известен лишь один инструмент — электронная цифровая подпись (далее — ЭЦП), закон о которой действует уже 10 лет. Изначально его предлагали использовать для дистанционных сотрудников, в соответствии с ранее действовавшей главой 49.1 ТК РФ. Но практика показала популярность ЭЦП и в других сферах (особенно в финансовой — страховые компании, банки). Она позволяла не просто отправлять документы по e-mail, а визировать их, подтверждая согласие, замечание или подписание.

В Законе названы три вида ЭЦП: простая, усиленная квалифицированная и неквалифицированная. Все три решают вопрос простой идентификации, но у них разные возможности и надежность, а также стоимость внедрения. Для абсолютного большинства задач — приказы, заявления, переводы и других — достаточно простой ЭП (например, легализовать в компании электронный документооборот и логины-пароли, чтобы затем использовать в электронных письмах подписи сотрудников (ФИО, должность, компания, телефон). А вот трудовой или ученический договор — соглашение к нему можно подписать только лично или усиленной подписью. Внедрение усиленной ЭЦП недешево, поэтому на практике почти все и всегда оформляют эти документы лично.

Главное — прописать это в кадровых документах. Можно или создать отдельный локальный акт о внедрении и использовании электронной подписи, или же внести корректировки в уже действующие. Также надо подписать соглашения с сотрудниками, которые начнут ее использовать. Но здесь в формулировках важно учесть немало нюансов, чтобы сотрудник не имел оснований для оспаривания своей подписи в случае конфликта. Например, дополнительное соглашение о внедрении ЭЦП лучше подписать с сотрудником лично, а не удаленно или визуально зафиксировать образец подписи сотрудника в электронной почте, чтобы затем не было споров — правильно ли сделана подпись. Отдельного внимания требуют дистанционные сотрудники, так как суды регулярно разбирают кейсы, в которых оспаривается подпись сотрудника или ее легитимность.

Организационная проблема связана с пробелами в законодательстве, которые, кстати, до сих пор не решены. Например, кто должен организовать электронную подпись для сотрудника, как быть с соискателями, которые еще не приняты в штат. По логике все это лежит на плечах работодателя, но что делать, когда сотрудник уволится или кандидата на вакантное место так и не примут? Очевидно и то, что сам работник не будет тратить свои средства на оформление усиленной подписи.

Иные формы

Статьи 312.3 и 312.9 ТК РФ новой главы 49.1 ТК РФ, говоря о любых способах обмена документами, которые достоверно идентифицируют личность сотрудника, оставляют «поле для деятельности». Ключевая мысль этих норм — возможность использовать иные формы помимо электронной подписи для ознакомления и подписания документов, которые позволят точно идентифицировать личность сотрудника.

Первое, что приходит в голову, — это личные кабинеты, ввод кода, полученного по SMS, Face ID, Touch ID. Но в кадровых вопросах они практически не используются либо являются элементом электронной цифровой подписи. Поэтому пока среди юристов есть несколько мнений на счет «иных форм». Одни считают, что в таком качестве может выступать обычный файл, например в формате Word, Excel. Другие — что обязательно должен быть отсканированный документ, заверенный графической подписью человека.

К сожалению, вопрос легитимности таких форм обмена документами остается открытым. В законодательстве об этом больше нет ни слова, а практика только сейчас начинает формироваться. Значит, внедрение других вариантов подписания остается на усмотрение работодателей. На наш взгляд, можно исходить из того, что ТК РФ просит закрепить во внутренних документах любую форму взаимодействия, а значит, и способ передачи информации и получения подтверждения от сотрудника. Другими словами, какой способ вы определите, тот и будет действовать в вашей компании.

Книжка постпереходного периода

В начале 2021 г. Пенсионный фонд РФ заявил, что в прошлом году электронную трудовую книжку выбрали шесть миллионов работников. Пенсионный фонд РФ, пропагандируя преимущества цифрового документа, обращает внимание на отсутствие риска потери сведений о стаже, удобство оформления, в том числе при удаленной работе, и возможность распечатать данные с портала «Госуслуги» (например, для оформления паспорта или ипотеки).

Причина слабой популярности этой системы в том, что многие спорные моменты за время переходного периода в 2020 г. так и не были решены. Например, как правильно оформить в штат или расторгнуть трудовой договор, если у сотрудника уже есть электронная трудовая книжка? Предположим, на предыдущем месте работы человек уже подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а сейчас он устраивается в новую компанию. Это значит, что на прошлом месте бумажную книжку ему уже выдали на руки. И в ней компания должна была внести запись о том, что он перешел на электронную в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. А еще при увольнении в прошлой организации ему выдали справку по форме СТД-Р с отметкой о дате подачи заявления на электронную книжку.

На многие подобные вопросы Минтруд и другие профильные ведомства начали активно отвечать в конце 2020 — начале 2021 г. В этой связи напомним, что письма Минтруда носят рекомендательный характер. Никаких новых изменений в законодательство пока внесено не было.

Ответы были крайне необходимы кадровикам, ведь срок уведомлений закончился в октябре, срок получения ответов от сотрудников — в конце декабря, а в феврале каждая компания уже должна была отправить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД, даже если у сотрудника не было изменений за год. Более того, если сотрудник так и не сделал свой выбор, он остается с бумажной трудовой книжкой, но в любой момент может подать заявление и перейти на цифровой формат. А вот если человек уже выбрал электронную трудовую книжку, то вернуться обратно к бумажной версии он уже не может. При этом, чтобы избежать спорных ситуаций, старую книжку лучше хранить на бумаге, чтобы точно быть уверенным, что сможешь подтвердить свой стаж на новом месте работы.

Организационно и административно процесс четко фиксирует Трудовой кодекс РФ: что, когда и кому сообщить, как перевести на новый формат. И с этой точки зрения ситуация выглядит абсолютно нормальной. Да и судебных кейсов по теме новых трудовых книжек пока не найти. Однако главная цель перемен — цифровизация кадров и оптимизация работы — пока под большим вопросом. Ведь кроме работы с электронными документами HR-специалистам приходится дублировать многие процессы и на бумаге, а еще и продолжать вести трудовые книжки старого образца. Как показывает практика, объем задач по трудовым книжкам у кадровиков увеличился на 20—30%.

Электронные больничные листы

Наконец, еще одним шагом на пути цифровизации кадров можно назвать введение электронных больничных листов. В декабре 2020 г. вступил в силу приказ Министерства здравоохранения РФ от 01.09.2020 № 925н «Об утверждении порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа», который разрешил их активное использование. В соответствии с этим документом сотрудник может официально оформить любой из вариантов листка нетрудоспособности (бумажный или электронный), а в случае продления при желании оформить и другой из вариантов. Кроме того, только один больничный — электронный — теперь оформляется при совместительстве.

Сейчас появился соответствующий сервис на портале «Госуслуги». В случае, когда работник забыл или не записал номер листка, на сайте можно проверить данные, информацию о поликлинике, враче и периоде болезни, а самое главное — уведомление об открытии и закрытии листа.

Но и здесь не обошлось без сложностей. Система основана на том, что компания и медицинское учреждение должны подключиться к информационной системе по передаче данных. Будучи ее участниками, поликлиника может оформлять электронный листок, а работодатель сможет получать этот документ и в режиме онлайн видеть статус/состояние своих сотрудников. Но пробелы в законодательстве и отсутствие четких механизмов приводят к большому количеству вопросов.

Во-первых, от работника нужно письменное согласие на получение такого больничного (п. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»). Поликлиника должна быть участником системы информационного взаимодействия (ЕИИС «Соцстрах»), и сам работодатель должен являться участником этой системы, то есть нужно иметь соглашение о взаимодействии с местным отделением ФСС, а также получить усиленную электронную подпись для заверения документов. Далее — установить программу для проверки и защиты подписи и выбрать вариант программного обеспечения, чтобы начать работу. Их существует несколько, например, это можно делать через личный кабинет на сайте ФСС, программу «Подготовка расчетов ФСС» или другие программы, которые позволяют работать с электронными больничными.

Все это требует времени для ознакомления и внедрения. Более того, не до конца ясна обязательность реформы. Поэтому самый частый вопрос по данной теме такой: можно ли отказать сотруднику в приеме электронного больничного, если компания не участвует в системе электронного документооборота? Часто поликлиники выдают «цифровой» больничный, не проверяя, подключена ли компания к системе. Конечно, врач может выдать и бумажный листок, но право выбора формата остается за сотрудником.

Между тем на сегодня нет законодательных актов, прямо требующих электронные больничные листы. Формально цифровой документ работодатель может и не принимать. Однако отсутствие обязанности не означает, что компания вправе не принимать электронный лист. «Цифра» используется наравне с классическим бумажным больничным, соответственно, обе формы являются равнозначным основанием для назначения и выплаты пособия застрахованным. Поэтому даже если технически работодатель не готов принимать электронные листы, отказ в их приеме будет нарушением прав сотрудника. А это влечет за собой серьезные риски: штраф за нарушение ТК РФ — до 50 000 руб. на компанию. Более того, отказ в оплате больничного может привести к уголовной ответственности в соответствии с ч. 2 ст. 145.1 УК РФ. А это штраф в размере до 500 000 руб. или принудительные работы.

Другими словами, подключаться к информационной системе, в которой учитываются электронные больничные, работодатели не обязаны, но назначить и выплатить пособие по нетрудоспособности необходимо независимо от формы этого документа. Если сотрудник придет и просто предъявит уникальный номер листка, работодателю ничего не останется, как принять и оформить его.

По такой логике в целом продвигается цифровизация кадровых процессов в трудовых отношениях. Законодательство дает много новых возможностей, но фактически не поясняет их, фиксируя лишь санкции за нарушения. Заявляя о благих целях и оптимизации трудозатрат, законодатель пока лишь больше загружает HR. Хочется верить, что законодательство начнет ускоряться и успевать за изменениями, чтобы цифровизация действительно была эффективным инструментом, а не новой обязанностью.