Новые правила регулирования дистанционной работы, закрепленные теперь в Трудовом кодексе РФ, важны и актуальны для многих работодателей. Действующие до 2021 г. законодательные нормы в отношении дистанционной работы не учитывали особенностей организации работы, и компаниям приходилось придумывать собственные варианты, например, для так называемой смешанной удаленки. Сейчас многие нюансы законодатель проработал и предлагает усовершенствованный механизм правого оформления удаленной работы. На что надо обратить внимание при применении в компании новых правил, какие изменения потребуется внести в локальные документы, как определить размер компенсации удаленным работникам — об этом читайте в материале.
При организации дистанционной работы в первую очередь следует обратить внимание на понятия. До 2021 г. ТК РФ содержал только термин «дистанционная работа». Понятие удаленной работы в ТК РФ отсутствовало. Из-за этого возникла некая неопределенность в 2020 г., когда большинству работодателей необходимо было срочно перевести сотрудников на работу из дома.
Отметим, что на практике термин «удаленная работа» применялся как синоним дистанционной работы. Затем в период пандемии Минтруд России начал давать разъяснения, что дистанционная и удаленная работа — это разные понятия (см. письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710).
Пояснялось, что под дистанционной работой понимается привлечение работника к работе вне места расположения работодателя путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору с указанием, что в течение конкретного периода работник выполняет свою трудовую функцию на удаленном рабочем месте как с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (в том числе сети Интернет), так и без таковой. И такое определение совсем запутало работодателей.
Но на сегодняшний день подобной проблемы больше нет. Теперь ст. 312.1 ТК РФ определено, что удаленная работа тождественна понятию дистанционной работы. Поэтому в локальных актах, договорах, соглашениях можно использовать оба эти понятия.
Виды дистанционной работы
Ранее практика применения норм о дистанционной работе обозначила довольно много законодательных пробелов. Один из них — невозможность применения комбинированного варианта, когда сотрудник часть рабочего времени трудится в офисе, а часть дома. Чтобы как-то легализовать такой порядок, многие организации решили заключать с сотрудниками по два договора: один — на основную работу в офисе, другой — на работу по внутреннему совместительству дистанционно. Данная схема мало того, что не соответствовала реальным отношениям, но была еще и трудозатратна, поскольку требовала оформления дополнительных кадровых документов.
Законодатель учел данные трудности, и теперь имеется следующий перечень видов дистанционной работы:
-
постоянная (в течение срока действия трудового договора);
-
временная.
Временная дистанционная работа, в свою очередь, подразделяется на два подвида, она может осуществляться:
-
непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору срока, не превышающего шести месяцев;
-
периодически при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.
Обратите внимание, что шестимесячное ограничение установлено только в отношении ситуации, когда сотрудник работает дистанционно непрерывно. Но здесь надо отметить, что запрета на заключение нового соглашения о временной дистанционной работе нет. Поэтому, если, например, заключить с работником дополнительное соглашение, в соответствии с которым сотрудник в течение шести месяцев будет трудиться дистанционно, по окончании этого срока он должен выйти на работу в офис (на стационарное рабочее место). После одного дня работы в офисе можно заключить новое соглашение о дистанционной работе на срок до шести месяцев. Нарушения законодательства в такой ситуации не будет.
Теперь обратимся к комбинированному варианту. Проект закона, предлагающий изменения ТК РФ в отношении удаленки, в первой редакции содержал понятие «комбинированная дистанционная работа». Но в текст принятого закона данное понятие не вошло. Однако это не означает, что такого режима организации работы нет. Законодатель ввел возможность чередования периодов работы в офисе и удаленной работы. Это фактически и есть комбинированная удаленка. И на практике это понятие довольно часто применяется.
Однако возникает вопрос: может ли такой комбинированный вариант применяться на постоянной основе? Да, может, запрета на это законодательство не содержит. Иными словами, «комбинированная удаленка» может применяться без ограничения во времени. В то же время в соглашении можно предусмотреть определенный период, в течение которого будет действовать данный порядок организации труда.
И еще один отдельный вид — дистанционная работа в исключительных ситуациях. Это как раз тот вариант, когда работодатель вынужден переводить сотрудников на удаленку в связи с особыми обстоятельствами, в частности при пандемии коронавируса.
Как перевести на дистанционную работу в исключительных случаях?
Законодатель установил специальный упрощенный порядок перевода работников на удаленку в исключительных ситуациях.
Когда компания может воспользоваться таким порядком?
Перечень ситуаций приведен в ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ. Упрощенный порядок действует в случае:
-
катастрофы природного или техногенного характера,
-
производственной аварии,
-
несчастного случая на производстве,
-
пожара,
-
наводнения,
-
землетрясения,
-
эпидемии или эпизоотии,
-
в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.
Временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя также может быть осуществлен в случае принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления.
Таким образом, перечень ситуаций, когда работодатель вправе по своей инициативе ввести удаленку, не является закрытым. Между тем поводом для перевода может быть только такое обстоятельство, которое ставит под угрозу жизнь и здоровье людей. Иными словами, вводить удаленку по каким-либо иным основаниям, например в связи с «производственной необходимостью», нельзя.
Для такой «исключительной удаленки» действуют следующие правила:
1. Перевод на дистанционную работу производится по инициативе работодателя.
2. Получать у работников согласие на перевод не требуется.
3. Заключать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно (ч. 2, 5 ст. 312.9 ТК РФ).
Для перевода на удаленку в исключительных случаях работодателю требуется:
1. Издать локальный акт. Если в организации есть профсоюз, данный ЛНА надо согласовать с первичной профсоюзной организацией.
2. Ознакомить с локальным актом работников.
При этом законодатель не устанавливает обязательное требование об ознакомлении сотрудников с ЛНА под подпись. Но должно иметься подтверждение факта получения работником ЛНА. Здесь можно порекомендовать следующее. Если вы издаете локальный акт о переводе в то время, когда работники трудятся в офисе, целесообразно ознакомить их с данным документом под подпись. Если же собрать подписи возможности нет, направить ЛНА можно на корпоративную почту работника. Также можно попросить работника по электронной почте прислать «отбивку» о том, что он ЛНА получил и с документом ознакомился.
Условия, которые в обязательном порядке надо отразить в локальном акте, перечислены в ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ. Необходимо указать:
-
обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия решения о временном переводе работников на дистанционную работу. Так, например, если такой перевод производится на основании нормативного акта госоргана или органа местного самоуправления, надо сделать ссылку на данный документ;
-
список работников, временно переводимых на дистанционную работу;
-
срок, на который работники временно переводятся на дистанционную работу;
-
порядок обеспечения работников необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
-
порядок выплаты компенсации за использование работниками личного или арендованного оборудования;
-
порядок возмещения работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;
-
режим рабочего времени;
-
порядок и способ взаимодействия работника с работодателем;
-
порядок и сроки представления работниками работодателю отчетов о выполненной работе;
-
иные положения, связанные с организацией труда работников.
Работодателям можно посоветовать не дожидаться новых исключительных ситуаций, когда потребуется срочно перевести работников на удаленку. К решению вопроса следует подготовиться заблаговременно. Разработайте без спешки такой локальный акт, проработайте со всеми заинтересованными подразделениями вопросы взаимодействия, порядок обеспечения работников оборудованием и просчитайте примерный размер компенсации.
Еще одно важное нововведение. Не все работы могут выполняться в удаленном режиме, а обстоятельства могут потребовать исключить возможность присутствия сотрудников на рабочих местах. В таких ситуациях будет иметь место простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя (ч. 7 ст. 312.9 ТК РФ). Поэтому, если возникнет подобный случай, надо по общим правилам оформить в отношении таких работников простой и выплачивать им за этот период не менее 2/3 оклада или тарифной ставки (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).
Какие условия надо внести в трудовой договор при переводе на удаленку по соглашению сторон
Как отмечено выше, в исключительных ситуациях работодатель переводит работников на удаленку путем издания локального нормативного акта. Во всех других ситуациях необходимо согласие обеих сторон. Иными словами, ни работник, ни работодатель не могут в одностороннем порядке настаивать на удаленном режиме работы.
Следует отметить, что многие работники по окончании пандемии хотели бы сохранить возможность работы из дома. И здесь уже все будет зависеть от работодателя, насколько он будет готов продолжить взаимодействие с сотрудниками в дистанционном формате.
Итак, если работодатель и работник пришли к согласию относительно вида, продолжительности дистанционной работы, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. При этом законодатель позволяет все принципиальные вопросы, касающиеся организации удаленки, порядка взаимодействия и другие, прописать непосредственно в дополнительном соглашении или в локальном акте организации. Выбор за работодателем. Но здесь надо учитывать такой нюанс. Если вы пропишете все условия в трудовом договоре (дополнительном соглашении), изменить их можно будет только с согласия работника (ст. 72 ТК РФ). Поэтому представляется наиболее целесообразным следующее: указать условия, общие для всех работников, в локальном нормативном акте, а индивидуальные условия отразить непосредственно в дополнительном соглашении. Изменения в локальный акт организация вносит без согласования с работниками.
Непосредственно в трудовом договоре надо указать вид дистанционной работы — применяется она на постоянной основе или временно.
Если работник будет работать дистанционно временно непрерывно в течение определенного периода, надо отразить срок дистанционки. Например, «работник работает дистанционно в период с 1 марта 2021 года по 31 августа 2021 года».
При чередовании периодов офисной и дистанционной работы следует прописать дни, когда сотрудник находится в офисе на стационарном рабочем месте, и дни работы дистанционно. Отметим, что периодичность чередования стороны вправе устанавливать самостоятельно. Так, например, сотрудник может трудиться в офисе в понедельник, среду и пятницу. Дистанционно — во вторник и четверг. Но можно чередовать недели и даже месяцы. Здесь ограничений нет.
Теперь остановимся на месте выполнения трудовой функции дистанционно. Необходимо ли отражать в трудовом договоре (дополнительном соглашении) конкретный адрес, где будет работать сотрудник? Здесь решать работодателю. Обязанности вносить такое условие в трудовой договор нет. Поэтому работодатель вправе не прописывать непосредственное место исполнения трудовых обязанностей в трудовом договоре (дополнительном соглашении).
Но есть ситуации, когда место выполнения трудовой функции для работодателя принципиально. Чаще всего этот вопрос возникает, когда речь идет о торговых или медицинских представителях. За такими работниками закрепляется определенная местность, где они осуществляют трудовые обязанности. Соответственно, в таких ситуациях место выполнения работы надо указать в трудовом договоре (дополнительном соглашении). Но не стоит прописывать конкретный адрес (например, домашний адрес работника). Обозначьте населенный пункт или местность осуществления работы.
Работодатель вправе по своей инициативе расторгнуть трудовой договор в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ). Важно понимать, что данное правило распространяется только на те ситуации, когда сотрудник выполняет работу дистанционно на постоянной основе.
Например, компания заключила трудовой договор о постоянной дистанционной работе с торговым представителем. Установлено, что сотрудник осуществляет трудовые функции в Москве. Сотрудник решил сменить место жительства и переехать в Санкт-Петербург. В такой ситуации компания вправе расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе.
Но если стороны прописали в трудовом договоре (дополнительном соглашении) место исполнения трудовых обязанностей, а фактически сотрудник может выполнять работу в любой местности, изменение работником места жительства не будет служить правовым основанием для увольнения по инициативе работодателя.
Также хочется посоветовать, если в договоре не внесен конкретный адрес выполнения обязанностей, укажите отдельно адрес для направления сотруднику корреспонденции.
Условия, которые необходимо предусмотреть в локальном акте или в дополнительном соглашении при переводе работника на удаленку
Остановимся на общих условиях, которые допустимо отразить как в трудовом договоре (дополнительном соглашении), так и в локальном нормативном акте компании.
1. Форма и порядок взаимодействия работника и работодателя
Надо учитывать, что в случае обмена электронными документами допускается использование любого вида электронной подписи. Однако свобода выбора электронной подписи не распространяется на ситуации заключения в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами. Для договоров работодатель должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), а работник — УКЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
Все иные документы могут подписываться простой электронной подписью. Напомним, что простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Простая ЭП позволяет установить личность лица, подписавшего документ. Ключом ЭП является сочетание идентификатора и пароля. Иными словами, документ, отправленный с корпоративного электронного адреса (для доступа к электронному почтовому ящику необходимо ввести логин и пароль), считается подписанным простой электронной подписью.
Законодатель также предлагает при электронном взаимодействии установить обязанность направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в определенный срок. Этот срок надо предусмотреть в ЛНА, коллективном или трудовом договоре (ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ). Например, можно предусмотреть, что сторона должна в течение трех рабочих часов подтвердить получение электронного документа путем направления отправителю соответствующего сообщения. Установление такого условия крайне целесообразно в тех компаниях, которые не используют систему электронного документооборота (СЭД).
Но надо отметить, что большинство компаний, особенно среднего и крупного бизнеса, организует работу через СЭД. Это подразумевает, что в системе фиксируется вся необходимая информация, связанная с документооборотом: время получения документа, открытие документа, его исполнение, отметка об исполнении. Иными словами, если компания использует СЭД и при удаленной работе сотрудник получает доступ к данной системе, дополнительно прописывать нюансы взаимодействия (подтверждение получения документа, порядок предоставления отчетов) нет необходимости. В ЛНА или трудовом договоре надо предусмотреть, что при выполнении работы дистанционно работнику предоставляется доступ в СЭД (указать конкретную систему, используемую в компании) и взаимодействие осуществляется по правилам работы в системе.
Взаимодействие сторон может осуществляться не только путем обмена электронными документами с использованием электронной подписи, но и в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде. Это условие надо предусмотреть в ЛНА, коллективном или трудовом договоре (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).
2. Порядок ознакомления работника с документами
У работодателя есть обязанность знакомить работника с непосредственно связанными с его трудовой деятельностью локальными нормативными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами. Причем с рядом документов работников надо ознакомить под подпись. ТК РФ позволяет произвести ознакомление путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником либо в иной форме, предусмотренной коллективным или трудовым договором, ЛНА (ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).
Поскольку часто факт и дата ознакомления работника с документом имеет принципиальное правовое значение, следует предусмотреть конкретный и рабочий механизм такого ознакомления, который позволит определить то, что работник документ получил, и дату получения.
Можно использовать СЭД, обмен электронными документами, обмен электронными образами документов.
3. Порядок представления заявлений, пояснений
Частью 6 ст. 312.3 ТК РФ предусмотрено, что в случаях, когда работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник делает это в форме электронного документа или в иной форме, предусмотренной ЛНА, трудовым или коллективным договором.
Следует отметить, что многие кадровики консервативны и с неохотой работают с электронными документами, предпочитают иметь документ на бумажном носителе. Если вам ближе такая практика, можно использовать обмен электронными образами документов. Электронный образ документа — документ на бумажном носителе, преобразованный в электронную форму путем сканирования с сохранением реквизитов. Иными словами, при необходимости представления заявления или пояснения работник может создать документ на бумажном носителе, например, написать собственноручно, проставить дату и подпись, затем отсканировать (сфотографировать) документ и направить скан-копию работодателю в электронном виде. Если будете использовать такой вариант, пропишите его в ЛНА или трудовом договоре.
4. Режим рабочего времени
Если предполагается, что в период удаленки сотрудник будет работать по своему стандартному графику, это условие обязательно надо прописать в ЛНА, трудовом или коллективном договоре. Дело в том, что в силу ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, режим рабочего времени дистанционного работника устанавливается таким работником по своему усмотрению. Если специально не оговорить режим рабочего времени, сотрудник вправе будет самостоятельно решать, в какое время выполнять трудовые обязанности.
5. Вызов работника в офис
Крайне целесообразно локально урегулировать порядок вызова сотрудника для работы в офисе в тот период, когда работа выполняется удаленно.
Обратите внимание! Вызвать в офис можно только тех сотрудников, кто работает на удаленке временно (в течение определенного соглашением периода или с чередованием удаленных и офисных дней) (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ).
Также целесообразно предусмотреть порядок выхода на стационарное рабочее место таких работников по собственной инициативе.
Запрещено вызывать в офис сотрудников, которые трудятся дистанционно на постоянной основе. Если компании потребуется присутствие в офисе такого сотрудника, потребуется оформлять командировку.
Нельзя вызвать на стационарное рабочее место сотрудника, временно переведенного на удаленку в исключительных случаях. Такая ситуация предполагает полный запрет на присутствие сотрудника в офисе.
6. Порядок предоставления отпуска
Это условие актуально в отношении постоянных дистанционных работников. В силу ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ порядок предоставления такому работнику отпуска определяется коллективным договором, ЛНА, трудовым договором в соответствии с ТК РФ. Если не планируется устанавливать какие-либо особенности предоставления отпуска постоянному дистанционному работнику, укажите, что отпуск ему предоставляется по правилам, установленным главой 19 ТК РФ.
7. Размер и порядок выплаты компенсации
По общему правилу, установленному ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ, работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (далее — оборудование).
При этом работник может с согласия работодателя использовать собственное оборудование. В этом случае работодатель обязан выплатить работнику компенсацию, а также возместить расходы, связанные с использованием этого оборудования (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ).
Очень много вопросов у работодателей возникает именно в отношении выплаты компенсации. Здесь действуют следующие основные правила:
Работодатель обязан выплачивать компенсацию, это императивное требование трудового законодательства.
Включение компенсации в оклад невозможно. Оклад — это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 4 ст. 129 ТК РФ).
Размер компенсации работодатель определяет самостоятельно. При этом какая-либо методика определения размера компенсации отсутствует. Это означает, что компенсация может выплачиваться как в фиксированной сумме, одинаковой для всех работников, так и с учетом индивидуальных особенностей работы или стоимости используемого оборудования.
По мнению ФНС России, методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов, их подтверждающих, утверждаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом (письмо ФНС России от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@).
Налоговики также поясняют, что компенсация и сумма возмещаемых работнику расходов будут освобождаться от НДФЛ и подлежат учету в составе расходов при исчислении налога на прибыль при наличии документов, подтверждающих фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
Кроме того, компенсация, а также возмещаемые расходы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом ЛНА, коллективным или трудовым договором.
Следует также отметить, что соглашением не получится предусмотреть отказ работника от получения компенсации. В силу ч. 2 ст. 9 ТК РФ соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством. Если такие условия включены в соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению.
Другие условия
В локальном акте или трудовом договоре (дополнительном соглашении) можно предусмотреть иные условия, которые будут регулировать отношения сторон в период удаленной работы.
Следует отметить, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.5 ТК РФ).
В локальном акте и дополнительном соглашении нет необходимости устанавливать правила ведения трудовой книжки работника. В соответствии с ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку при условии ее предоставления, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением. Поэтому решение вопроса о необходимости внесения записи в трудовую книжку законодатель полностью передал работнику.
Также нет необходимости на локальном уровне указывать дополнительные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя. В отличие от ранее действующих правил, с 2021 г. все дополнительные основания увольнения (а их всего два) названы в ст. 312.8 ТК РФ. И использовать эти основания работодатель может независимо от того, отразит он их в ЛНА, дополнительном соглашении или нет.
В заключение хочется отметить, что работодателям стоит с особой внимательностью отнестись к разработке ЛНА, регулирующих дистанционную работу, а также форм трудовых договоров (дополнительных соглашений). Особо следует обратить внимание на описание порядка взаимодействия сторон, обмена документами. Чем подробнее и понятнее вы сформулируете правила, тем меньше споров у вас будет возникать в процессе применения удаленки.