Современное российское законодательство предусматривает обязательное участие нотариуса в корпоративных отношениях в достаточно редких случаях. В первую очередь они относятся к совершению участниками различных действий, касающихся долей в уставном капитале ООО (подписание оферты о продаже доли, заключение сделки по отчуждению доли или соглашения о предоставлении опциона на приобретение доли, подача заявления о выходе участника из общества, а также удостоверение решения собрания участников об увеличении уставного капитала ООО и в случаях, если уставом ООО или общим собранием, проведенным в нотариальном порядке, не установлен иной порядок подтверждения принятых решений и состава участников, присутствующих при их принятии). В то же время перечень возможностей нотариуса существенно шире и охватывает практически все аспекты деятельности общества и его участников: учреждение общества, удостоверение любых решений органов управления (собраний участников (акционеров), заседаний коллегиальных органов), содействие в осуществлении денежных расчетов между участниками общества в случае отчуждения долей (акций) путем депонирования денежных средств. Не стоит также забывать о важной роли нотариуса в случае корпоративных конфликтов для обеспечения доказательств, в том числе в виде осмотра информации, находящейся в сети Интернет. Отличительной особенностью всех нотариальных действий до недавнего времени являлась необходимость личного посещения нотариуса, а также предоставление ему оригиналов документов на бумажном носителе. Но информационные технологии все глубже входят в нашу жизнь, позволяя решать различные задачи онлайн. Всецело захватила эта тенденция и российский нотариат. Подробнее о возможностях «цифрового нотариата» читайте в материале.
В декабре 2020 г. вступили в силу положения Федерального закона от 27.12.2019 № 480-ФЗ, который получил неофициальное название «Закон о цифровом нотариате». Этот закон дополнил Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (далее — Основы), существенно расширив возможности российских нотариусов для работы в электронных форматах. Многие из этих норм, без сомнения, окажутся крайне полезными и в корпоративных отношениях.
QR-код на нотариальных документах
Самым ярким проявлением произошедших изменений являются QR-коды, появившиеся в конце 2020 г. в правом нижнем углу большинства нотариальных документов на бумажном носителе (абз. 2 ст. 45.1 Основ). В частности, QR-коды появились на доверенностях, договорах купли-продажи (залога) долей, согласиях супругов на отчуждение имущества, требованиях о приобретении доли, заявлениях о выходе участника из общества, свидетельствах об удостоверении факта принятия решения органом управления юридического лица и состава участников, присутствующих при их принятии. Следует обратить внимание на то, что QR-коды используются только на бумажных документах, в то время как электронные документы, удостоверенные нотариально, защищаются посредством усиленной квалифицированной электронной подписи нотариуса.
QR-коды максимально упрощают проверку нотариального документа. Осуществить ее с помощью смартфона можно за несколько секунд. После считывания QR-кода отобразится страница в сети Интернет, содержащая данные из Единой информационной системы (ЕИС) нотариата о проверяемом документе: сведения о заявителе, дате совершения нотариального действия, виде нотариального действия и регистрационном номере, фамилии нотариуса, совершившего нотариальное действие. После чего останется только сверить данные из проверяемого бумажного документа с отображенной информацией.
Таким образом, QR-код максимально повышает защиту нотариального акта от подделки, делая действия возможных мошенников совершенно бессмысленными. Защита, которую обеспечивает QR-код, является всесторонней, исключая в том числе возможные недобросовестные действия со стороны самого нотариуса. Любая попытка внести изменения в ЕИС в уже подписанный нотариальный акт приведет к тому, что ссылка на нужную страницу в сети Интернет удалится. Поэтому при проверке документа по QR-коду перейти на страницу, содержащую сведения о проверяемом документе, не получится.
Появление QR-кодов — это новый шаг в решении проблемы подделки бумажных бланков нотариальных документов. Простая процедура проверки нотариального акта лишает смысла подделку как самих QR-кодов, так и бумажных бланков — если удалось перейти на нужную страницу в сети Интернет, содержащую данные, совпадающие с данными из бумажного документа, значит, все в порядке, документ не является поддельным. Однако не следует забывать, что любые технические новшества не должны исключать обычную житейскую внимательность, поскольку ничто не может помешать созданию мошенниками сайта-двойника (фишингового сайта) ЕИС с похожей информацией. Опережающим шагом в решении проблемы фишинга является то, что сервис проверки QR-кода перенесен на официальный сайт Федеральной нотариальной палаты.
Также следует учитывать, что данные в ЕИС заносятся нотариусами в течение рабочего дня даты совершения нотариального действия. Поэтому проверка с помощью QR-кода подлинности документа, подписанного у нотариуса незадолго до проверки, может оказаться невозможной ввиду отсутствия в ЕИС необходимых сведений.
Однако QR-коды не решают существенную проблему, связанную с возможностью проверки физическими и юридическими лицами соответствия содержания документа на бумажном носителе тексту, содержащемуся в ЕИС. В настоящее время только государственные (муниципальные) органы имеют право запрашивать информацию о соответствии текста нотариального документа через ЕИС. Тем самым сводится к минимуму риск того, что злоумышленник, действующий на основании поддельной нотариальной доверенности или решения собрания участников, сможет совершить какие-то сделки в отношении прав на имущество, подлежащих государственной регистрации. Однако не следует забывать, что подлежащие государственной регистрации права являются не единственными, а зачастую и не самыми ценными объектами гражданских прав.
Цена произведений искусства, ювелирных украшений, ликвидных прав требования, бездокументарных ценных бумаг и т.п. может превышать цену прав на имущество, подлежащих государственной регистрации.
Поэтому проблема получения доступа к информации из ЕИС лицами, не являющимися государственными органами, с целью уточнения точного объема полномочий представителя, ознакомления с точной формулировкой решения собрания участников является актуальной и требует решения. Ведь если доверенность вызывает подозрение в своей подлинности, единственным способом проверки ее содержания остается обращение в нотариальную контору, в которой она была оформлена. При этом в случае отказа нотариуса предоставлять информацию (поскольку нотариальную тайну никто не отменял) все риски негативных для себя последствий принимает на себя лицо, которому был предъявлен такой документ. В этом случае гарантированным способом защиты прав участников гражданского оборота является нотариально удостоверенный договор, при оформлении которого нотариус будет иметь возможность проверить полномочия поверенного.
Перевод документов в электронный формат
Для любого юридического лица весьма актуальной проблемой является безопасное хранение оригиналов различных бумажных документов. В том, что бумага является носителем крайне ненадежным, легко убедиться, взглянув на документы приватизации, датированные серединой 90-х гг. прошлого века. Сколько лет без изменений проживет современный документ, напечатанный на обычной офисной бумаге на обычном лазерном принтере, точно никто пока сказать не может. По этой и многим другим причинам почти все компании занимаются переводом документов в электронный формат путем их сканирования.
Однако в случае утраты подлинника документа ни один нотариус не согласится совершить нотариальное действие на основании обычной отсканированной копии. Кроме того, еще недавно было невозможно совершить нотариальное действие в одном городе в тех случаях, когда оригинал документа находился в другом, либо если было необходимо совершить несколько нотариальных действий в разных городах одновременно с использованием одного и того же бумажного документа.
Решить часть этих проблем позволила появившаяся несколько лет назад возможность нотариального удостоверения равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе (ст. 103.8 Основ). Огромным преимуществом данного действия является то, что изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе.
Среди преимуществ перевода документов в электронный формат можно отметить следующие:
1. Электронный документ, равнозначность которого удостоверена нотариусом, можно записать на любое количество различных видов носителей или выложить в облачное хранилище. После чего полностью отпадает необходимость предоставления нотариусу документов на бумажном носителе. Достаточно будет прийти к нотариусу с флешкой, на которой записаны электронные оригиналы нужных документов, заранее отправить нотариусу по обычной электронной почте нужные файлы или предоставить нотариусу доступ к нужной папке в облачном хранилище.
2. Резко падает важность бумажного оригинала. Конечно, это не означает, что бумажный документ можно уничтожить за его ненадобностью. Тем не менее утеря бумажного оригинала при наличии электронного оригинала уже не приведет к серьезным последствиям.
3. Отпадает необходимость в удостоверении нотариальных копий бумажных документов, тем самым уменьшаются административные расходы компании.
4. У компаний появляется возможность хранить в системах электронного документооборота не обычные сканы документов, а их электронные оригиналы.
5. Становятся возможными одновременные нотариальные действия в разных городах, для совершения которых требуется оригинал какого-то документа, поскольку каждому нотариусу можно предоставить электронный оригинал этого документа. Помимо удостоверения равнозначности электронного документа возможно совершение нотариальных действий исключительно в электронной форме (ст. 44.2 Основ). В этом случае документ изначально создается в электронной форме и может существовать и использоваться без перевода на бумажный носитель. Заявитель подписывает документ в электронной форме в присутствии нотариуса своей простой электронной подписью, а нотариус — своей квалифицированной электронной подписью. В настоящее время возможно удостоверение электронных документов, представляющих собой как односторонние сделки (волеизъявления), такие как доверенности, заявления о выходе из общества, оферты и т.п., так и договоры.
С конца 2020 г. появилась возможность передачи электронных документов на хранение нотариусу путем направления документа в виде файла в ЕИС через Единый портал государственных услуг (ст. 44.3, 97 Основ). Заявление о принятии на хранение электронных документов и сами передаваемые электронные документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя. Заявителю выдается свидетельство о принятии на хранение электронного документа в электронной форме, подписанное квалифицированной электронной подписью нотариуса и содержащее идентификатор хранилища электронного документа.
Получить электронный документ, переданный на хранение, можно у любого нотариуса на территории России, подав заявление о доступе, подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя и содержащее информацию об идентификаторе хранилища электронного документа.
Конфиденциальность переданных на хранение документов сохраняется и после истечения срока хранения: спустя шесть месяцев после истечения срока хранения, после двукратного автоматического уведомления заявителя, электронный документ безвозвратно уничтожается.
При этом очень важно отметить, что ни один нотариус не будет иметь доступа к содержанию электронного документа, переданного на хранение. Это выглядит несколько необычно, поскольку в случае передачи нотариусу бумажных документов по описи нотариус имеет доступ как к самим документам, так и к их содержанию. Конечно, в зависимости от документов их можно передать на хранение нотариусу в запечатанном конверте. Поэтому передача на хранение электронных документов напоминает передачу бумажных документов в конверте. Причина, по которой на текущий момент отсутствует возможность передать на хранение нотариусу электронный документ, к которому будет иметь доступ любой нотариус (аналог передачи бумажных документов по описи), до конца не ясна. Также следует учитывать еще одно существенное отличие между хранением бумажных и электронных документов. Получить из хранения бумажные документы может как сам заявитель, так и его законный представитель, в то время как получить из хранения электронный документ может только сам заявитель.
Указанные обстоятельства могут сузить практическое применение нотариального действия по хранению электронных документов в ЕИС. Хочется надеяться, что указанные отличия и ограничения являются временными и по мере отработки технологии будут предложены более усовершенствованные варианты. Поскольку возможность передачи на хранение нотариусу электронных документов, которые будут храниться в ЕИС и к которым будет иметь доступ любой нотариус, еще больше облегчит совершение различных нотариальных действий с использованием электронных оригиналов документов.
Ведение списка участников общества
В соответствии с законом об ООО каждое общество обязано вести список своих участников с указанием сведений о каждом участнике общества, о размерах и стоимости долей каждого участника и самого общества, об оплате долей участниками, о сделках с долями, в том числе о распределении долей между участниками общества, об основании приобретения долей участниками или обществом, о датах приобретения долей обществом.
Хотя почти вся эта информация также содержится в ЕГРЮЛ, при совершении различных действий с долями общества нотариусы требуют предоставить список участников на дату совершения сделки за подписью генерального директора.
С июля 2017 г. общее собрание участников общества вправе передать Федеральной нотариальной палате ведение списка участников и его хранение в ЕИС (ст. 103.11 Основ). Все записи в реестре участников выполняются в порядке совершенных нотариальных действий, которые нотариус производит в соответствии с обращениями исполнительного органа общества, а в некоторых предусмотренным законом случаях — по обращению участника.
Среди преимуществ передачи ведения списка участников общества нотариальной палате стоит отметить следующие:
1. Снижение рисков, связанных с физическим хранением списка.
2. Повышение достоверности данных, содержащихся в списке. Нотариус, прежде чем вносить какие-либо изменения в список участников, проверяет информацию об обществе, о полномочиях обратившегося лица и вносит данные в соответствии с действующим законодательством.
3. Обеспечение равноправного доступа участников общества к сведениям, содержащимся в списке.
4. В списке участников содержится информация, отсутствующая в ЕГРЮЛ. В случае утери этой информации ее восстановление может оказаться достаточно проблематичным для участников.
5. Доступ к списку участников общества имеют все нотариусы. При совершении нотариальных действий, требующих предоставления нотариусу списка участников общества за подписью генерального директора, такой список можно не предоставлять.
К сожалению, данная возможность является незаслуженно забытой и крайне редко применяемой. Не стоит забывать, что отношения между участниками или между участниками и генеральным директором общества могут находиться в состоянии корпоративного конфликта. И отсутствие списка участников общества за подписью генерального директора может стать препятствием для заключения сделки об отчуждении доли. Нотариус же является лицом, не зависимым от общества и его участников, поэтому доступ к списку участников получит любой участник общества, обратившись к нотариусу.
Совершение дистанционных нотариальных действий
Широко распространенной практикой является заключение сделок дистанционно — путем подписания текста договора одной стороной и отправки отсканированной копии контрагенту, обмена электронными письмами, переписки в мессенджерах и т.п. И уж совсем обычным делом стало проведение онлайн-заседаний советов директоров юридических лиц, на которых зачастую решаются вопросы не менее важные для деятельности компании, чем на собраниях участников.
Нотариальные действия обладают повышенной доказательственной силой, что влечет за собой строгие формальные требования к порядку их совершения. Именно поэтому до недавнего времени заявителю для идентификации его личности нотариусом было необходимо лично посетить нотариальную контору и предъявить оригинал своего паспорта. Однако, как это часто бывает, паспорт в самый неподходящий для этого момент можно потерять или испортить. Или, как показала история одного серьезного корпоративного спора, в день заключения нотариальной сделки, которая должна была поставить точку в затянувшемся конфликте, просто забыть, где же он находится. Эта «мелочь» чуть было не привела к непоправимым последствиям, поскольку другая сторона заподозрила, что отсутствие паспорта является частью хитрого плана, направленного на развал так долго и трудно готовившейся сделки.
С начала 2021 г. у нотариусов появилось несколько новых способов идентификации личности заявителя.
Во-первых, нотариус может установить личность обратившегося за совершением нотариального действия физического лица с использованием единой биометрической системы (ЕБС), при условии, что это лицо заранее зарегистрировалось в этой системе (ст. 42 Основ). Необходимо подчеркнуть, что идентификация личности с помощью ЕБС не отменяет необходимости личного посещения заявителем нотариальной конторы.
Во-вторых, в случае совершения нотариальных действий удаленно нотариус осуществляет идентификацию личности заявителя на основании его усиленной квалифицированной электронной подписи.
Следующей важной причиной, до сих пор требующей личного посещения нотариуса заявителем, является проверка нотариусом дееспособности заявителя и наличие волеизъявления заявителя на совершение тех или иных действий. Современные технологии в целом уже позволяют решить эти задачи. Например, ЕБС вместе с логином и паролем от портала «Госуслуги» позволяет физическим лицам совершить такую серьезную операцию, как получение кредита в банке. Однако нотариусы совершенно обоснованно считают, что волеизъявление, выраженное в дистанционном формате, не имеет гарантий того, что оно выражено человеком не под давлением или в состоянии измененного сознания под воздействием алкоголя, лекарственных или наркотических препаратов.
Поэтому, когда стороны сделки не могут совместно лично прийти к одному нотариусу для выражения своего волеизъявления на совершение сделки, сделка может быть удостоверена двумя или более нотариусами (ст. 53.1 Основ). Выбор нотариусов, участвующих в удостоверении сделки, осуществляется самими участниками сделки.
Для удостоверения дистанционной сделки в электронной форме в ЕИС создается проект соглашения, который в присутствии нотариуса подписывается простой электронной подписью каждого участника, после чего нотариусы удостоверяют его своими квалифицированными электронными подписями. Очень важно, что договор, заключенный в указанном порядке, считается договором, заключенным в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами.
Без сомнения, удостоверение несколькими нотариусами сделок, касающихся распоряжения долями в уставном капитале ООО, найдет в ближайшее время самое широкое применение. В достаточно типичном случае (участниками ООО являются три лица, одно из которых желает продать часть своей доли третьему лицу, все участники ООО состоят в браке, устав ООО предусматривает преимущественное право покупки части доли как участниками, так и самим обществом) для заключения сделки у нотариуса должны лично собраться около 10 человек, которым необходимо принести с собой 20 документов и которым в общей сложности потребуется подписать примерно 15 различных документов. В случае если все участвующие лица находятся в разных городах, заключение подобной сделки в один день еще недавно было принципиально невозможным. Сегодня же при совершении ряда подготовительных действий заключение подобной сделки является хоть и непростой, но принципиально решаемой задачей.
Но если заключение сделок с участием нескольких нотариусов постепенно становится реальностью и по мере отработки технологии будет происходить все быстрее и быстрее, то нотариальное удостоверение решений, принятых органами управления юридического лица (в первую очередь собранием участников), похожим образом в настоящее время законом о нотариате не предусмотрено. Что не может не вызывать удивления, поскольку регистраторы, осуществляющие ведение реестров акционерных обществ и выполняющие функции счетной комиссии на собраниях акционеров, активно внедряют онлайн-голосование. Но следует отметить, что в настоящее время в Государственной Думе находится на рассмотрении законопроект № 1059849-7, предусматривающий возможность проведения дистанционных собраний органов управления юридических лиц и их удостоверение нотариусом, и возможно, что вышеуказанное упущение будет восполнено в ближайшее время.
***
С высокой долей уверенности можно прогнозировать, что все появившиеся новые возможности «цифрового нотариата» в ближайшее время существенно изменят привычный порядок совершения нотариальных действий. Но чтобы в полной мере воспользоваться открывшимися возможностями, всем лицам, заинтересованным в совершении цифровых нотариальных действий, необходимо получить электронные подписи, перевести максимальное количество документов в электронный формат, а также зарегистрироваться в ЕБС.
В этом случае, например, можно будет осуществить дистанционное учреждение ООО несколькими лицами следующим образом. Все учредители придут к нескольким нотариусам, которые смогут без предъявления паспорта идентифицировать их личность. Для учреждения общества учредители должны на своем собрании принять соответствующее решение, а также заключить договор об учреждении общества. Для подписания этих документов учредители могут предварительно определить лицо, уполномоченное на совершение всех необходимых действий от их имени, и выдать ему доверенности в электронной форме. На основании полученных доверенностей уполномоченное учредителями лицо сможет подписать все документы, необходимые для учреждения ООО, также в электронной форме. Таким образом, все, что потребуется от учредителей, — это лично прийти к нотариусам со своими электронными подписями. А дальше будет совершен ряд нотариальных действий полностью в электронной форме. Аналогичным образом (путем выдачи доверенностей в электронной форме) становится возможным дистанционное проведение собраний участников ООО.
Однако новые цифровые возможности порождают новые цифровые риски. С одной стороны, все понимают, что любой бумажный документ (паспорт, доверенность, бланк векселя и т.д.) можно подделать, и в некоторых случаях отличить подделку может только эксперт с помощью специального оборудования. Тем не менее предварительно оценить подлинность бумажного документа юристы в целом умеют, чего нельзя сказать об их умении проверять подлинность документов в электронной форме. Многие люди крайне негативно относятся к попытке сделать ксерокопию их паспорта, что уж говорить про психологический барьер, связанный с опасениями возможной утечки информации из ЕБС. Как показывает опыт других сфер деятельности, цифровая трансформация решает достаточно много проблем, попутно создавая новые. К сожалению, цифровые технологии не способны полностью устранить мошенничество, которое тоже идет в ногу со временем, также применяя современные технологии.
Новые цифровые возможности и риски предъявляют новые требования ко всем юристам в целом и к нотариусам в частности. До последнего времени требования к юристам в части информационных технологий сводились к знанию компьютера, офисных программ и справочно-правовых систем. Однако уже совсем скоро юристы будут просто обязаны понимать, что такое «электронная подпись», чем «простая» электронная подпись отличается от «усиленной квалифицированной», каков срок действия электронной подписи и последствия его истечения, какие ресурсы использовать для того, чтобы проверять электронные документы, как работает ЕБС и т.д. и т.п. Безусловно, все эти знания, как показывает опыт нотариата, при желании можно успешно освоить, если у юридического сообщества будет понимание главного — цифровые инструменты должны служить для оперативного решения управленческих задач, экономии времени и материальных ресурсов и быть надежной гарантией стабильности гражданского оборота и защиты прав собственника.