Минфин России в письме от 10.06.2021 № 03-11-11/45946 подтвердил свою позицию о том, что первичные документы, подписанные факсимильной подписью, не могут служить документальным обоснованием понесенных расходов.
Специалисты финансового ведомства рассмотрели следующую ситуацию. Индивидуальный предприниматель, применяющий УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», в качестве заказчика заключил с контрагентом договор на выполнение работ. По итогам приемки и оплаты работ контрагент представил акт с факсимильной подписью. Бизнесмена интересовало, может ли он учесть понесенные расходы на основании такого акта.
Пунктом 2 ст. 160 ГК РФ предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Следовательно, если стороны договора согласовали такую возможность, акт выполненных работ может быть подписан факсимильной подписью.
Так же как и на общей системе налогообложения, при применении УСН расходы, исходя из положений п. 2 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть они должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Обязательные реквизиты первичных документов приведены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Среди них значится подпись лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. При этом в данной норме ничего не сказано о том, каким образом должны быть выполнены подписи.
В комментируемом письме Минфин России разъяснил, что платежные документы и документы, имеющие финансовые последствия, должны быть подписаны собственноручной подписью. Поэтому расходы, указанные в актах выполненных работ, оформленных с использованием факсимильной подписи, не могут быть учтены при определении объекта налогообложения.
Специалисты финансового ведомства и раньше считали, что первичные документы, подписанные факсимильной подписью, не могут служить документальным подтверждением понесенных расходов, поскольку оформлены ненадлежащим образом (письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). А в письме МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, так же как и в комментируемом письме, указано, что факсимиле не допускается использовать на платежных документах и других документах, имеющих финансовые последствия.
Вывод чиновников подтверждается судебной практикой (Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13, постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу № А56-69600/2010).
Отметим, что нельзя использовать факсимильную подпись и при подписании счетов-фактур. Объясняется это тем, что нормами налогового законодательства не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры (письма Минфина России от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, Определение Верховного суда РФ от 16.07.2021 № 307-ЭС21-10502 (подробнее см. с. 8), постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11).