Минфин утвердил новый ФСБУ 27/2021 по документообороту в бухгалтерском учете. Напоминаем, что он вступит в силу с 1 января 2022 г. Следует обратить внимание, как и в случаях с другими новыми стандартами бухучета, ФСБУ 27/2021 можно начинать применять и до указанного срока. Рассмотрим основные положения этого стандарта.
Новый федеральный стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденный приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н (далее — Стандарт, ФСБУ 27/2021), регулирует порядок оформления, исправления и хранения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Стандарт распространяется на все экономические субъекты, за исключением организаций бюджетной сферы. Эти организации должны руководствоваться бюджетным законодательством и федеральными стандартами бухгалтерского учета государственных финансов (п. 1 ФСБУ 27/2021). Стандартом установлены требования только к первичным учетным документам и регистрам бухгалтерского учета. Действие стандарта не распространяется на бухгалтерскую отчетность, а также на другие документы, указанные в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон «О бухгалтерском учете»), например аудиторское заключение.
Новый Стандарт определяет понятие «дата составления первичного учетного документа» (п. 8 ФСБУ 27/2021). Раньше такой термин не определялся. Под ним понимается дата подписания документа лицом, совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события. В случае, когда в совершение сделки (операции) и в ее оформление вовлечены несколько лиц, под датой составления документа понимается дата подписания документа лицами, совершившими сделку (операцию) и ответственными за ее оформление.
Согласно ФСБУ 27/2021 дата составления первичного учетного документа может отличаться от даты совершения факта хозяйственной жизни. При этом при фиксировании факта деятельности организации должно быть исполнено требование Федерального закона «О бухгалтерском учете». В соответствии с ним первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Поэтому если даты составления документа и совершения факта хозяйственной жизни различные, то в первичном учетном документе указываются обе даты (п. 2 информационного сообщения Минфина России от 10.06.2021 № ИС-учет-33).
ФСБУ 27/2021 установлены общие требования, которым должна отвечать система регистров бухгалтерского учета, принятая организацией. Раньше такие требования не были сформулированы.
Оправдательный документ
ФСБУ 27/2021 вводит понятие «оправдательный документ». Он определен как содержащий информацию о факте хозяйственной жизни документ, на основании которого в первичный документ включаются обязательные реквизиты. Раньше такой формулировки не было. Оправдательными документами являются, в частности, документы, которые оформляют гражданско-правовые отношения организации с контрагентами, работниками, государственными органами, либо используемые для управления экономическим субъектом (п. 3 информационного сообщения Минфина России от 10.06.2021 № ИС-учет-33).
К таким документам относятся, например:
-
договор,
-
кассовый чек,
-
квитанция об оплате,
-
судебный акт,
-
торговый товарный счет и т.д
В отличие от первичного оправдательный документ не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни и не содержит все обязательные реквизиты. В первичный документ, обязательные реквизиты которого указаны на основании оправдательного документа, включается информация, позволяющая идентифицировать оправдательный документ. Обратите внимание, что составленный или полученный в процессе деятельности компании оправдательный документ может использоваться в качестве первички при условии, что первый содержит все обязательные реквизиты первичного учетного документа. Следовательно, документ, не являющийся изначально первичным, но содержащий все обязательные реквизиты такового, может использоваться в качестве первичного документа для целей бухгалтерского учета. При этом оформление на его основе специального первичного учетного документа не требуется.
Особые процедуры оформления фактов хозяйственной жизни
Отметим, что в Стандарте установлена возможность применения ряда особых процедур оформления фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами. Одним первичным документом могу быть оформлены несколько связанных фактов деятельности, например, по договорам с разными контрагентами. Некоторые факты деятельности организации могут оформляться не при их совершении, а с определенной периодичностью (например, за сутки, неделю, месяц, квартал).
Факты хозяйственной деятельности могут быть:
-
длящиеся (начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств и т.п.);
-
повторяющиеся (поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и т.п.).
В этом случае периодичность составления первичных учетных документов определяется организацией исходя из существа факта деятельности и требования рациональности. При этом в любом случае первичный учетный документ должен быть составлен на отчетную дату.
Особенности составления документов при ведении деятельности за пределами РФ
Стандарт устанавливает особенности составления документов бухгалтерского учета при ведении организацией деятельности за пределами РФ. Раньше такой порядок не был прописан в бухгалтерском законодательстве. Порядок составления документов зависит от соответствующих требований законодательства или правил иностранного государства, в котором организация ведет деятельность. Если местное законодательство требует составлять первичку и регистры бухгалтерского учета на языке этого государства — документы составляются на соответствующем иностранном языке. В целях бухгалтерского учета для первичных учетных документов не обязателен построчный перевод на русский язык. А вот регистры бухгалтерского учета должны содержать построчный перевод на русский язык. Если же требование иностранного законодательства отсутствует — документы должны составляться на русском языке. Для документов, составленных на иностранном языке, в этом случае, обязателен построчный перевод на русский язык.
Электронные подписи
Новыми правилами определены допустимые виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в электронной форме (п. 7 информационного сообщения Минфина России № ИС-учет-33). Бухгалтеры должны обращать внимание на то, что если требование об использовании конкретного вида электронной подписи предусмотрено федеральными законами или принимаемыми нормативными правовыми актами, то организация обязана применять именно этот вид электронной подписи. В других случаях виды электронной подписи устанавливаются организацией из числа предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: простая электронная подпись, усиленная (неквалифицированная и квалифицированная) электронная подпись. Виды электронной подписи первичных документов, составляемых в виде электронного документа организацией совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением между ними. В отношении корпоративных информационных систем это требование применяется в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В частности, порядок использования электронной подписи в корпоративной информационной системе может устанавливаться оператором этой системы или соглашением между участниками электронного взаимодействия в ней, если иное не установлено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или решением о создании корпоративной информационной системы.
Требования к исправлению документов
Что касается требований к исправлению документов, то они актуализированы применительно к современным технологиям обработки информации. ФСБУ 27/2021 определено, что допустимые способы исправления документов устанавливает сама организация с учетом требований Стандарта.
Требования содержат следующие условия:
-
исправления в документах бухгалтерского учета запрещены в случаях, установленных законодательством РФ или правилами, принятыми в соответствии с ним;
-
должны быть ясны ошибочные и исправленные данные;
-
исправление производится исключительно лицом, составившим первичный учетный документ или ответственным за ведение регистра бухгалтерского учета;
-
исправление должно содержать ряд обязательных реквизитов (дату исправления, подписи лиц, внесших исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).
Такие правила обозначены в п. 8 информационного сообщения Минфина России № ИС-учет-33.
Обратите внимание, что для исправления первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, допустимы способы, обеспечивающие исполнение требований, установленных ФСБУ 27/2021. В частности, допустимым является исправление путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, а также обязательные реквизиты, указанные выше. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.
Отметим, что исправление в бумажном первичном документе допустимо только корректурным способом: путем зачеркивания ошибочного текста или суммы и указания исправленного текста или суммы над зачеркнутым. Требования к исполнению корректурного способа внесения исправлений установлены ФСБУ 27/2021. Исправление в первичном учетном документе, составленном на бумажном носителе, путем составления нового (исправленного) документа не допускается. Исправление в регистре бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, допустимо корректурным способом, либо путем исправительной записи по счетам бухгалтерского учета. Поправленная запись производится в форме сторнировочной или дополнительной записи. В первом случае в регистр бухгалтерского учета вносится запись на ту же сумму, что и ошибочная запись (часть суммы ошибочной записи), но со знаком минус. Во втором случае — запись на сумму, дополняющую сумму ошибочной записи до правильной величины.
Хранение документов
Напомним бухгалтерам, что хранению подлежат, как правило, подлинники документов, в том виде, в котором они составлены. Обращаем внимание, что запрещен перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения. Документы и данные, содержащиеся в них, должны храниться на территории РФ, здесь же должны размещаться базы данных бухгалтерского учета (п. 25 ФСБУ 27/2021). Стандарт не содержит ограничений на использование организацией по своему усмотрению информационных технологий и технических средств, позволяющих выполнить данное требование. Это требование не означает, что в отдельных случаях документы и данные не могут параллельно храниться за пределами РФ (например, когда законодательство страны — места ведения деятельности требует хранить документы бухгалтерского учета на территории данной страны). Порядок предоставления доступа к документам бухгалтерского учета устанавливает организация самостоятельно. При этом должно быть обеспечено информирование главного бухгалтера о таком доступе. По старому порядку выдача документов из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускалась, а в отдельных случаях могла производиться по распоряжению главного бухгалтера.
Важно также помнить об ответственности за нарушение хранения документов и информации, содержащейся в информационных системах. Она предусмотрена ст. 13.25 КоАП РФ. Штрафные санкции за невыполнение обязанности по хранению документов представлены в таблице.
|
Таблица. Штрафные санкции за невыполнение обязанности по хранению документов |
||||
|
Кому грозит штраф |
Размер штрафных санкций |
|||
|
АО |
ООО |
Страховые общества |
Кредитные или сельхоз кооперативы |
|
|
Организация |
200—300 тыс. руб. |
200—300 тыс. руб. |
100—200 тыс. руб. |
30—50 тыс. руб. |
|
Должностное лицо |
2,5—5 тыс. руб. |
2,5—5 тыс. руб. |
20—30 тыс. руб. |
5—10 тыс. руб. |
Другие требования
Из стандарта исключены положения, дублирующие нормы Федерального закона «О бухгалтерском учете» и иных регулирующих актов, в частности:
-
состав обязательных реквизитов первичного учетного документа;
-
действия в отношении первичных учетных документов по операциям, противоречащим законодательству;
-
особенности оформления документов по учету операций с денежными средствами;
-
сроки хранения документов;
-
порядок изъятия документов.
ФСБУ не содержит положения об унифицированных формах первичной учетной документации, о бланках строгой отчетности, о формах регистров бухгалтерского учета.
Стандарт заменяет Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105. С 1 января 2022 г. это Положение не подлежит применению на территории Российской Федерации согласно приказу Минфина России от 30.04.2020 № 184.
В связи с вступлением в силу ФСБУ 27/2021 фактически утрачивают силу также нормы, посвященные первичным учетным документам и регистрам бухгалтерского учета, установленные Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.