Госдума приняла в третьем чтении законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений». Он позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Рассмотрим эти поправки.
Напомним, что текст законопроекта был разработан с учетом эксперимента по использованию электронного кадрового документооборота. Этот эксперимент проводился на основании Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ.
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее — ЭДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. При этом есть исключения для случаев, предусмотренных ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ.
Порядок ведения ЭДО, указанный в ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ, не применяется в отношении трудовых книжек и формируемых в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством информационных систем. Это может быть единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (далее — цифровая платформа «Работа в России»). Доступ к цифровой платформе «Работа в России» обеспечивается с помощью Единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».
А также работодатели могут использовать собственную информационную систему, позволяющую обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
При создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов, которые устанавливаются в соответствии с законодательством.
Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию своей информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов.
Порядок введения электронного документооборота и приема на работу
Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. ЭДО вводится в организации на основании локального нормативного акта, который содержит (ст. 22.2 ТК РФ):
-
сведения об информационной системе ЭДО;
-
порядок доступа к информационной системе (при необходимости);
-
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
-
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО.
Порядок осуществления электронного документооборота утверждает работодатель. В нем предусматриваются:
-
сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними;
-
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем при применении ЭДО (при необходимости);
-
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
-
процедуры взаимодействия работодателя с профсоюзной организацией и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на ЭДО и праве дать согласие на такое взаимодействие.
Отсутствие согласия работника или электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения.
При заключении трудового договора документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов.
Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.
Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.
Взаимодействие работодателя и работника при ЭДО
При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:
-
усиленная квалифицированная электронная подпись;
-
усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
-
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
В некоторых случаях может применяться простая электронная подпись.
Работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, вправе направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется электронный документооборот.
Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.