Автор статьи рассказал об актуальных изменениях по переходу на электронную транспортную накладную (ЭТрН), а также об особенностях работы с данным видом электронного документа и рекомендациях для бизнеса по его внедрению.
Электронный транспортный документооборот — это один из новых перспективных этапов развития ЭДО в России в сфере B2B. ЭТрН является одним из самых популярных и запрашиваемых бизнесом документов, внедрение ее формата и правил взаимодействия участников данного вида ЭДО крайне необходимо для российских компаний, участвующих в грузоперевозках.
Законодательное регулирование внедрения ЭТрН
Развитию электронного транспортного документооборота предшествовала в первую очередь политика государства по развитию ЭДО. В конце 2020 г. была утверждена Концепция развития ЭДО до 2024 г., в которой были обозначены плановые показатели к 2024 г.:
-
перевод в электронную форму 95% выставляемых счетов-фактур;
-
увеличение общего количества документов, направляемых хозяйствующими субъектами друг другу в электронной форме, не менее чем на 20% в год начиная с 2022 г.;
-
перевод в электронную форму до 70% формируемых транспортных и товарных накладных.
Также по итогам пилотного проекта по переходу на ЭТрН, проведенного Минтрансом России в октябре — ноябре 2020 г., было опубликовано постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200, закрепляющее правовые основы оборота электронных перевозочных документов, определения, касающиеся ЭТрН, других транспортных документов. Они в перспективе могут быть переведены в электронную форму.
Уже в 2021 г. был опубликован проект приказа ФНС «Об утверждении форматов электронных перевозочных документов», фиксирующий форматы ЭТрН, электронной сопроводительной ведомости, электронного заказа-наряда. Также были опубликованы проекты постановлений Правительства РФ, которые фиксируют технические требования к государственной информационной системе по электронным перевозочным документам, порядок обмена участников между собой, между участниками и системой.
Постановлением Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116 была утверждена обновленная форма транспортной накладной. Она вступит в силу с 1 марта 2022 г. Следующим шагом станет утверждение Правительством РФ форматов транспортной накладной, заказ-наряда и сопроводительной ведомости.
Все это позволяет активно развивать проекты по переводу данного вида документа в электронную форму.
Кому интересно внедрение формата ЭТрН
В первую очередь тем компаниям, кто уже перешел на ЭДО с внешними контрагентами по каким-либо сделкам (бизнес-процессам) и планирует тиражировать ранее полученный опыт на новые бизнес-процессы, новые типы документов. Второй блок заинтересованных лиц — это уже участвующие или заинтересованные в участии в проекте Минтранса компании. Участие в пилотном проекте — это самый удобный способ на практике ознакомиться с особенностями предлагаемой схемы взаимодействия, опробовать предлагаемые сервисы и решения, заранее подготовиться к моменту, когда использование ЭТрН станет обязанностью.
Внедрение ЭТрН также может быть интересно и организациям, которые ранее не сталкивались с переходом на ЭДО, но такая задача есть в перспективе, а также организациям, в целом рассматривающим различные способы сокращения издержек на делопроизводство.
Основные цели внедрения ЭТрН
Говоря о целях, нужно в первую очередь отметить сокращение издержек и снижение рисков компаний, вызванных потерей или задержкой получения документов из-за их длительного нахождения в пути. С переходом на электронную форму такие барьеры снимаются, документы становятся доступны участникам мгновенно. Есть возможность сразу же ознакомиться со статусом документа и принять его к дальнейшему учету внутри организации.
Еще одно преимущество использования ЭДО — это исключение дублирующих функций, сокращение избыточных операций у сотрудников, задействованных в бизнес-процессе. Также немаловажная цель внедрения ЭДО заключается в обеспечении юридической значимости электронных документов, неотрекаемости участников от подписанных ими электронных документов.
Как работает схема взаимодействия участников
Многим, кто уже работал ранее с ЭДО, знакома схема взаимодействия при передаче универсального передаточного документа (УПД). В этой схеме есть два участника — отправитель и получатель. Каждый формирует со своей стороны титул электронного документа при отправке и подписании документа. В случае с ЭТрН данный подход сохраняется, однако появляется большее количество участников — их становится три: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель.
ЭТрН представляет собой набор данных (титулов), формируемых участниками на разных этапах работы с грузом:
-
Титул 1 (набор данных) Грузоотправителя;
-
Титул 2 (набор данных) Перевозчика;
-
Титул 3 (набор данных) Грузополучателя;
-
Титул 4 (набор данных) Перевозчика.
-
Данные (титулы) заполняются:
-
Грузоотправителем — в момент передачи груза;
-
Грузополучателем — в момент приемки;
-
Перевозчиком — в момент погрузки и разгрузки груза.
Отличительной особенностью схемы взаимодействия по ЭТрН является этап верификации данных, присвоение документу уникального идентификатора Минтранса, по которому в дальнейшем все участники имеют возможность получить актуальную информацию по текущему состоянию документа. При верификации данных осуществляется проверка корректности указанных в документе сведений с теми сведениями, которые занесены в государственную информационную систему.
Кроме того, применение ЭТрН позволит при перевозках груза быстрее проходить проверки сотрудников МВД, так как у них будет оперативный доступ к электронным перевозочным документам.
Внештатные ситуации при передаче груза: что делать?
Схема взаимодействия достаточно гибкая. Ведь помимо обычной перевозки могут возникнуть различные внештатные ситуации (поломка ТС, замена водителя, смена маршрута, необходимость корректировки документов). Эти сценарии также уже отработаны и протестированы в рамках пилотного проекта по ЭТрН.
Поэтому помимо перевозки груза в штатном режиме участникам взаимодействия будут доступны уже готовые сценарии по перенаправлению груза грузоотправителем, замене водителя / транспортного средства в момент движения груза к грузополучателю, корректировке данных в документе, а также по оформлению услуг перевозчика.
Задачи, которые нужно решить для внедрения ЭТрН
1. Обеспечить всех сотрудников электронной подписью. Регламентом информационного взаимодействия допускается несколько вариантов использования электронных подписей, что позволяет выстроить наиболее удобные схемы взаимодействия со стороны, например, водителей, сотрудников склада при подписании документов. Например, они могут подписывать документы простой ЭП, но в дальнейшем документ будет заверяться усиленной квалифицированной ЭП уполномоченных сотрудников. Здесь надо отталкиваться от своих технических возможностей, а также от того, с каким видом ЭП будет проще работать отдельным категориям сотрудников.
2. Предоставить интерфейс работы с ЭД сотрудникам склада и бухгалтерии. После выбора способа подписания документов необходимо выбрать наиболее комфортное решение для владельцев бизнес-процессов с учетом используемых ими систем.
3. Предоставить интерфейс работы с ЭД водителям и экспедиторам. Следом за сотрудниками склада и бухгалтерии предоставить интерфейс работы с ЭД нужно и сотрудникам, работающим непосредственно на перевозках, вне офиса и без стационарного компьютера. Здесь важно учесть, чтобы решение было наиболее простым, мобильным.
4. Выбрать схему предоставления доступа участникам процесса к системе ЭДО. Последний этап заключается в создании единой точки контроля и администрирования своей собственной «деловой среды ЭДО».
Организация ранее не работала с ЭДО: с чего начать
На текущий момент внедрение ЭДО — это уже не только прерогатива крупного бизнеса. Все больше и больше компаний переходит на работу с электронными документами. Но как быть компании, ранее не сталкивающейся с электронными документами, с чего начать?
Для этих целей ФНС России разработала два рекомендуемых сценария внедрения электронного документооборота (ЭДО) в организациях:
1. Сценарий № 1 «Первые шаги и быстрый результат». Подходит для малого бизнеса с оборотом менее 10 тыс. документов в год. Также его могут применить крупные компании в качестве первого шага на пути полной автоматизации бизнес-процессов.
2. Сценарий № 2 «Комплексный подход и дальнейшее развитие». Рассчитан на представителей среднего и крупного бизнеса и представляет собой комплексный подход к внедрению ЭДО и его последующему развитию. Данный сценарий подходит компаниям, где объем документов для перевода в электронный формат превышает 10 тыс. документов в год.
В составе данных сценариев уже предлагаются готовые методики, чек-листы и рекомендации, а также есть готовые шаблоны документов.
Пять ключевых этапов успешной реализации проекта от оператора ЭДО:
1. Формирование рабочей группы: определитесь с наиболее оптимальным решением по ЭДО с точки зрения существующих бизнес-процессов и IT-инфраструктуры.
2. Оценка текущих бизнес-процессов и необходимость их изменения: выберите оптимальную модель автоматизации, составьте план и программу проекта.
3. Дополнение регламентов компании: внесите дополнения в учетную политику организации в части использования электронных документов, определите лиц с правом подписи и обеспечьте их КЭП.
4. Проведение пилотного проекта: протестируйте и оцените произведенные изменения и отладьте внедренные решения.
5. Тиражирование проекта: старт поэтапного вовлечения контрагентов и сотрудников к переходу на ЭДО. Составление вспомогательных памяток, рассылка информационных писем, проведение обучения.