Почти в каждой организации есть автомобиль, а значит, и расходы на бензин. Для списания данных расходов необходимо наличие путевых листов. Многие бухгалтеры полагают, что раз законодательство не ввело унифицированной формы для основной массы субъектов, то можно составить свою. С этим мы не спорим, но надо понимать, что своя собственная форма должна включать обязательные реквизиты путевого листа. И вот с этим часто на практике — проблема.
Как и любые расходы, стоимость бензина, использованного в поездках на служебных автомобилях, также следует подтверждать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ). Основным документом для отражения в целях налога на прибыль затрат на ГСМ является, конечно же, путевой лист.
Унифицированная форма путевого листа существует (она утверждена еще в прошлом тысячелетии постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78), но использовать ее обязаны только те организации, которые относятся к автотранспортным предприятиям. Соответственно, все остальные компании могут использовать собственно разработанную форму. При этом не возбраняется использовать и унифицированную форму, но с одним условием — в ней должны присутствовать обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 (далее — приказ Минтранса № 368).
При отсутствии в путевых листах хотя бы одного обязательного реквизита у компании могут возникнуть проблемы с принятием в составе «уменьшаемых» расходов стоимости бензина (письмо Минфина России от 23.03.2021 № 03-03-07/20599). Поэтому проверьте, все ли реквизиты присутствуют в применяемых в вашей организации путевых листах. И если нет, советуем озаботиться приведением своих документов в порядок.
Техконтроль и медосмотры
К обязательным реквизитам относятся сведения о транспортном средстве, которые также включают в себя, в частности, «дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации)».
Как видим, сведения о проведении контроля технического состояния автомобиля следует отражать в путевых листах в случае, если обязательность проведения данных процедур предусмотрена законодательством РФ. В свою очередь, законодательство обязывает проводить такой контроль только в случаях, когда организации и ИП:
- осуществляют перевозки пассажиров на основании договора перевозки либо договора фрахтования или перевозки грузов на основании договора перевозки (коммерческие перевозки);
- осуществляют перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями).
Данный порядок прописан в п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон № 196-ФЗ).
Таким образом, если легковой автомобиль используется в организации для управленческих нужд, то в этом случае прохождение предрейсового/предсменного контроля технического состояния транспортных средств не требуется.
Теперь поговорим о том, в каких случаях требуются пометки о медосмотрах.
Если обратиться к п. 5 приложения к приказу Минтранса № 368, то из его буквальной формулировки следует, что данные о предрейсовом медосмотре всегда нужно отражать в путевом листе, а данные о послерейсовом медосмотре — только в случае, если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ.
С послерейсовым медосмотром все достаточно четко и однозначно: законодательство обязывает проводить его только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Что касается проведения предрейсовых медосмотров, то, по нашему мнению, здесь также нужно ориентироваться на то, в каких случаях законодательство обязывает их проводить (несмотря на то, что специальная оговорка в п. 5 приложения к приказу Минтранса № 368 отсутствует). Мы считаем, что организации вправе не указывать в путевом листе данные о мероприятии, которое не является обязательным в силу действующего законодательства.
Вследствие этого необходимо рассмотреть вопрос о том, является ли обязательным прохождение предрейсового медосмотра работниками, управляющими транспортом в хозяйственных целях.
Из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств, то есть сотрудников, которые приняты на работу в должности водителя. При этом в судебной практике имеются решения, когда суды приравнивали к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например торговых представителей (постановление Верховного суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
Таким образом, в случае если сотрудники хотя и управляют служебным транспортным средством, но не работают в должности «водителей», а также их работа не связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, то проведение предрейсовых медосмотров для них не требуется. Соответственно, путевые листы, заполняемые данными лицами, не требуют наличия отметок о прохождении медосмотров таких сотрудников.
Маршруты поездок
Отдельно хотелось бы заострить внимание на маршрутах следования. Несмотря на то что маршрут следования не относится к обязательным реквизитам путевого листа, включать эти сведения в путевой лист целесообразно в целях доказательства использования автомобиля в производственной деятельности организации. А в случае, когда автомобиль также используется работниками в личных целях, указание маршрута следования позволило бы идентифицировать поездки, совершенные в служебных целях, и личные поездки и тем самым определить тот объем ГСМ, который использовался в производственных целях.
Налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками общества в служебных целях, обоснованности расходов общества по ГСМ.
Судебная практика содержит примеры решений, в которых суды признавали неправомерным списание расходов на ГСМ в случае отсутствия в путевых листах сведений о маршрутах следования (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 по делу № А27-10606/2011, Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018 по делу № А40-76951/2017, Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14).
Но также в судебной практике имеются и решения, вынесенные в пользу налогоплательщиков (постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 по делу № А42-3168/2011).
Таким образом, во избежание налоговых рисков в путевые листы целесообразно включать сведения о маршрутах следования.
Путевой лист на месяц?
Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в хозяйственных целях, оформлять путевые листы не каждый день, а, например, на месяц?
Срок действия путевого листа относится к обязательным реквизитам. В пункте 2 приложения к приказу Минтранса № 368 сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например на месяц.
Кстати, напоминаем, что форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.