Падение выручки, сокращение оборота, рост расходов — с такими проблемами сталкиваются многие компании в текущей экономической ситуации. Минимизация издержек — один из очевидных и условно простых вариантов оставаться на плаву. Чтобы выжить в сложные времена, бизнес вынужден сокращать затраты, в том числе на персонал. О том, как уменьшить расходы на кадры, не нарушая закон, рассказывает Юлия Вощинина, глава юридического подразделения на производственном предприятии Роскосмоса.
Прежде чем резать по живому, нужно сократить все прочие дополнительные расходы, связанные с кадрами. В частности, социальный пакет. Хотя это решение лежит на поверхности и позволит минимизировать затраты, не создав конфликтую ситуацию, согласно данным исследования, проведенного НПФ Сбербанка и сервисом по поиску персонала «Работа.ру», в 2020 г. только 16% компаний в России существенно пересмотрели эту опцию.
Оптимизация социального пакета
Привилегии для сотрудников можно условно разделить на три категории. Первая — социальные гарантии, предусмотренные законом, которые сокращать нельзя. К ним относится, например, оплата декретного или ежегодного отпуска и т.д.
Вторая и третья категории — это так называемые необязательные льготы. Редкие, предусмотренные, как правило, только для топ-менеджмента или ценных специалистов. Например, компании включают в социальные пакеты оплату проезда, занятия в тренажерном зале, организацию питания, отдых в санаториях и детских лагерях.
Чтобы сократить затраты по этим статьям, важно знать, как зафиксированы бонусы — в локальных актах или трудовых/коллективном договорах. Если эти бонусы зафиксированы в локальных нормативных актах, их можно пересмотреть (ст. 74 ТК РФ). Если дополнительные льготы отражены в трудовых договорах или коллективном договоре, отказаться от них будет сложнее, это вопрос переговоров. Регламент проведения таких переговоров и фиксации изменений — тема отдельного объемного материала, но важно запомнить, что невыполнение условий договора в одностороннем порядке судами не приветствуется.
пример
Сотрудница компании N обратилась в суд с иском к ООО «Х» о взыскании оплаты проезда в отпуск (и обратно) за несколько лет и материальной помощи на оздоровление, в обосновании N указала, что согласно положениям коллективного договора работодатель обязан ежегодно оплачивать работнику проезд к месту отдыха и обратно, а также предоставлять ежегодно материальную помощь на оздоровление. Представитель работодателя требования не признал, сославшись на тяжелое положение компании и кризис, поэтому выплаты перенесены на неопределенный срок. Суд удовлетворил требование N в полной мере и взыскал с компании полную сумму по обоим пунктам.
Вторая категория HR-затрат, которую можно оптимизировать, — обучение сотрудников и корпоративные мероприятия. Сэкономить на нем получится, если сотрудникам не положено обязательное обучение (ст. 196 и 197 ТК РФ).
В статье 197 ТК РФ сказано, что работник имеет право на подготовку и дополнительное профессиональное образование и на независимую оценку квалификации. Но является ли обязанностью работодателя оплачивать такое обучение? Да (ст. 196 ТК РФ) — если это условие выполнения работниками определенных видов деятельности. Таких категорий достаточно много, например медицинские и фармацевтические работники, педагоги, работники, осуществляющие госзакупки, и т.д.
В остальных случаях компания имеет право установить лимиты на обучение, выделить основные направления и рассчитать, что выгоднее — учить людей самостоятельно, приглашать тренера или повышать квалификацию с помощью онлайн-курсов. Что касается корпоративных мероприятий и тимбилдинга, думаю, все отнесутся с понимаем, если эти мероприятия будут запланированы на более стабильные для компании времена.
Также стоит провести мониторинг рынка и найти более выгодные аналоги нужного ПО. Установленные в «тучные» времена пакеты программ могут не использоваться в полной мере. Проведите анализ, например, с помощью опроса персонала и откажитесь от лишнего. Покупайте только то, что нужно для работы.
После отказа от лишних расходов, дополнительных стимулирующих выплат и бонусов можно перейти к пересмотру заработной платы. Прежде всего, расходы на персонал — это зарплата сотрудников. Снизить ее в соответствии с трудовым законодательством можно двумя способами:
- сократить фонд оплаты труда, уменьшив количество работников;
- сократить фонд оплаты труда, сохранив численность сотрудников.
Первый вариант несет дополнительные затраты для организации. Сотруднику нужно обязательно выплатить сумму за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие (обычно в размере среднемесячного заработка). Если бывший сотрудник не сможет устроиться на новую работу в течение трех месяцев, то работодатель должен будет выплатить дополнительно до двух средних заработков.
Этот путь не обсуждаем, если мы хотим сохранить команду и пережить сложные времена, необходимо обратиться ко второму. И вот какие способы его реализации предлагает нам Трудовой кодекс:
- урезание тарифных ставок, окладов и прочих частей заработной платы;
- введение режима неполного рабочего времени;
- объявление простоя.
Инструменты достаточно неповоротливые и сложные в реализации, одна ошибка — и вы не сэкономите, а потеряете еще больше. Например, процедурно уменьшение оклада или введение режима неполного рабочего времени мало чем отличается от оформления сокращения: работника надо уведомить за два месяца, правильно оформить документы, получить подписи или оформить акт об отказе от ознакомления с уведомлением, соблюсти все сроки при оформлении приказов, уведомлений, актов, а учитывая, что все это происходит в довольно накаленной эмоциональной обстановке, возможность жалоб со стороны работников велика. Поэтому предприятиям, не имеющим штат кадровых сотрудников, которые будут сопровождать и контролировать этот процесс пошагово, реализовать его достаточно сложно.
Альтернативные способы сокращения издержек
Как только в компании возникают финансовые трудности, большинство работодателей начинают свою оптимизацию с сокращения расходов на обеспечение рабочего места сотрудников (канцтовары, обновление мебели, наглядные материалы, рекламные материалы), но эту меру вряд ли можно назвать эффективной. На втором месте после отказа от закупки канцтоваров — перевод на удаленную работу (при сохранении офисных площадей в том же объеме) и отправка работников в очередной отпуск.
Оба метода не приведут к существенному уменьшению зарплатных расходов. Перевод на удаленную работу может спасти, когда, например, работодатель экономит на компенсации затрат работникам на проезд и питание, а также в том случае, если компания сокращает офисные площади. Это позволяет сэкономить на аренде и офисной мебели. Если нет требований к проходимости офиса, можно переехать в более дешевое помещение, отказаться от просторных кабинетов и шикарных переговорных.
Удаленка для многих уже стала привычной. Сотрудники адаптировались и могут работать из дома с той же эффективностью, что и в офисе. Статистика подтверждает, что переход на гибридный формат работы идет на благо бизнесу. Почти 75% сотрудников в ходе опроса BCG заявили, что в первые месяцы пандемии коронавируса, когда 40% персонала были переведены на удаленную работу, сохранили или даже улучшили свою эффективность, для коллективных задач показатель 51%. Интересно, что 74% работников говорят, что возможность работать удаленно снизит вероятность их ухода из компании.
При массовой отправке людей в отпуск ФОТ даже существенно вырастает в этот период за счет того, что выплаты идут с опережением. Так как заработную плату платят два раза в месяц, вторую часть после того, как месяц отработан, а отпускные выплачиваются единовременно перед отпуском, так сказать авансом, поэтому, когда много отпускников в одном периоде, финансовая нагрузка увеличивается.
В усугубляющейся экономической ситуации недобросовестные компании принуждают сотрудников подавать заявления на предоставление отпуска без сохранения заработной платы. Согласно ст. 128 Трудового кодекса РФ инициатива в этом случае должна исходить от работника и никак не от работодателя. Такое понуждение чревато негативными последствиями, поскольку является незаконным.
Тем организациям, в которых есть сезонные или проектные работы, ограниченные во времени, можно рассмотреть варианты заключения срочных трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера. Использование срочного трудового договора ограничено ст. 59 ТК РФ. Если условия позволяют, лучше заключать с сотрудниками договор с определенным сроком действия, чтобы сократить выплаты при увольнении. По закону предупредить о расторжении срочного трудового договора работодатель должен за три дня, после этого он не продлевается.
Договор гражданско-правового характера может заключаться между физическими и юридическими лицами для выполнения определенного вида работ (подряда) или оказания услуг. Если у вас есть основания для заключения гражданско-правового договора — отлично. Выполнение работ в его рамках освобождает от обязанностей работодателя, так как не подпадает под регулирование Трудовым кодексом. Если у вас есть работники под конкретные проекты или ограниченные по времени работы — то это ваш вариант.
Но здесь надо вести себя аккуратно и четко соблюдать грань между трудовыми и гражданско-правовыми отношениями, чтобы ФНС не переквалифицировала ваш гражданско-правовой договор в трудовой. При проведении камеральных налоговых проверок в отношении налогоплательщиков, по которым установлены нарушения уплаты НДФЛ и страховых взносов, в случае переквалификации договоров гражданско-правового характера в трудовые ФНС учитывает:
- закрепление в предмете договора трудовой функции (выполнение работником лично работ определенного рода — с заданной периодичностью и постоянством, единообразием задач, а не разового задания заказчика);
- отсутствие в договоре конкретного объема работ (то есть договор указывает, что значение для сторон имеет сам процесс труда, а не достигнутый результат);
- договором установлена ежемесячная в определенной сумме оплата труда;
- выполнение работы по трудовому договору предполагает включение работника в производственную деятельность общества, а также есть инфраструктурная зависимость (работы осуществляются материалами, инструментами, оборудованием и на территории общества) (хотя иногда это объективно нужно для выполнения задач и можно объяснить);
- в течение календарного года размер вознаграждения не меняется (необходимо учитывать, что формирование вознаграждения за фактически отработанные дни, а не за результат противоречит правилам вознаграждения по договорам гражданско-правового характера);
- трудовой договор предусматривает подчинение работника внутреннему трудовому распорядку, его составным элементом является выполнение в процессе труда распоряжений работодателя, за ненадлежащее выполнение которых работник может нести дисциплинарную ответственность;
- договоры носят не разовый, а систематический характер и заключаются на год или до окончания календарного года (актуально, если у ФЛ или ИП только один Заказчик и Исполнитель не осуществляет никакой другой деятельности);
- договорами возложена материальная ответственность на фактического исполнителя работ;
- из условий договора следует, что обеспечен контроль со стороны работодателя;
- условием заключения договоров с привлекаемым к деятельности общества физическими лицами являлась их регистрация в качестве индивидуального предпринимателя, при этом при прекращении получения денежных средств от работодателя индивидуальные предприниматели прекращали деятельность и снимались с учета.
На них обязательно следует обратить внимание, если вы используете гражданско-правовой договор вместо трудового. Перечисленные аспекты и другие критерии опубликованы в письме ФНС от 15 апреля 2022 г. № ЕА-4-15/4674.
Ненормированный рабочий день и сменный режим работы
Как дополнительную меру можно рассмотреть введение ненормированного рабочего дня. При большой загруженности это позволит привлекать персонал к работе сверхурочно, но компенсировать это не дополнительной оплатой, а предоставлением трех дней отпуска. Но такой режим нельзя ввести для всей организации, только для конкретных сотрудников.
Введение сменного режима работы поможет сэкономить тем, у кого есть производство и оборудование. Так оборудование не будет простаивать. При введении сменного графика нужно учитывать, что час работы в ночное время (с 22:00 до 6:00) должен оплачиваться как минимум на 20% дороже, чем в дневное. Плюс ночная смена должна быть короче дневной на один час.
Смена считается ночной, если половина времени приходится на период с десяти вечера до шести утра. Так, работа с 15:00 до 23:00 не будет считаться ночной, но сотруднику нужно будет заплатить больше за последний час работы, а работа с 19:00 до 3:00 — ночная смена и уже сокращена на один час по отношению к дневной, без уменьшения оплаты сотруднику. Работодатель может сдвинуть график работы или ввести две смены так, чтобы вообще не затрагивать ночное время или использовать его минимально.
Еще можно рассмотреть такие меры, как объединение функций, чтобы не нанимать дополнительных работников, например водитель может взять на себя функции курьера, или передать некоторые функции на аутсорсинг. Самое распространенное объединение функций:
- водитель + курьер;
- секретарь + менеджер по командировкам;
- менеджер по продажам и бренд-менеджер;
- все рекламно-маркетинговые функции в одной должности;
- функции СЭБ + отдел продаж. По статистике, большинство компаний реализуют идею с объединением функций, предлагая сотруднику 40—80% оклада «присоединяемого» функционала, без премий и бонусов.
Все вышеперечисленные способы можно использовать по отдельности или в сочетании друг с другом в зависимости от особенностей компании.
Но самым эффективным способом оптимизации затрат является правильно составленное Положение об оплате труда. Трудовой кодекс гласит: системы оплаты труда (включая размеры тарифных ставок и окладов), а также доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя (ч. 2 ст. 135 ТК РФ). А поскольку выплата заработной платы — одна из основных обязанностей любого работодателя (ст. 22 ТК РФ), то каждая организация или ИП, нанимающие сотрудников, должны либо издать отдельный локальный акт — Положение об оплате труда, либо включить нужные данные в другой внутренний документ.
Основная цель, с которой создается Положение об оплате труда, — отразить механизмы, в соответствии с которыми производится расчет и выплата зарплаты на предприятии. Положение разрабатывается с учетом специфики хозяйственной деятельности, финансовой возможности и штата компании. Оно не имеет типовой формы, поэтому каждое предприятие формирует его самостоятельно, устанавливая и продумывая собственную структуру и алгоритмы оплаты труда — с учетом региональной и отраслевой специфики, но в рамках федеральных законодательных норм.
Логично предусмотреть в нем эффективную и гибкую систему мотивации работников, увязанную с достижением предприятием определенных показателей. Нельзя гарантировать персоналу дополнительные стимулирующие выплаты и расширенный соцпакет без привязки к бюджету и выручке, и в коллективный договор эти условия желательно прописывать в увязке с финансовым состоянием компании.
Компания не может брать на себя повышенные социальные обязательства, если она находится на грани кассового разрыва. Поэтому гибкие внутренние документы, завязанные на финансовые показатели компании в моменты кризиса, позволяют не проводить длительные переговоры с профсоюзом и работниками, заставляя их отказаться от предоставленных компанией преференций. При этом менеджмент компании может эффективно и оперативно управлять/оптимизировать затраты на персонал, в зависимости от роста или стагнации рынка.