Эффективное управление закупочной деятельностью является необходимым условием для сохранения успешного бизнеса. Умение вести переговоры — один из ключевых навыков специалиста по закупкам. Улучшить их результат помогает использование актуальных методик. О систематизации данных при подготовке к переговорам по методу Питерсона — Гарнера рассказывает Дмитрий Макаров, начальник отдела снабжения и закупок, «КОМОС ГРУПП»1.
Технология подготовки к переговорам, о которой пойдет речь, не нова. Ее ценность заключается в том, что она позволяет вспомнить и систематизировать все то, что мы, как профессионалы, безусловно знаем и умеем, или слышали на профильных мероприятиях, отмечали для себя в социальных сетях, или покупали задорого в бизнес-школах.
Метод «Звезда Питерсона — Гарнера» (Peterson en Garner Star-methode) впервые увидел свет на сайте одного известного западного университета. К сожалению, доступ к ресурсу в настоящий момент закрыт, но мы обсудим адаптацию данного метода для российских реалий с учетом действующей специфики информационного и бизнес-пространства.
Применение методики «Звезда Питерсона — Гарнера» нацелено на повышение результативности переговоров в среде начинающих специалистов в сфере закупок и снабжения. Данный метод — это надежный, многофункциональный и в то же время простой и понятный инструмент, обладающий модульной структурой.
Оценка эффективности этого и других методов — довольно сложный и субъективный процесс. Однако не стоит забывать: успех достается тем, кто прикладывает достаточно усилий и двигается в правильном направлении.
Для начала перечислим основные принципы, на которые опирается обсуждаемая методика. Это метод подойдет специалистам, готовым использовать в своей работе следующие техники:
-
win-win, или Гарвардская стратегия ведения переговоров и достижения целей в бизнесе;
-
колесо баланса;
-
PEST-анализ (иногда обозначают как STEP);
-
принципиальные переговоры (той же Гарвардской школы переговоров);
-
метод 8/10/12 цифр.
Итак, если вас заинтересовал хотя бы один из перечисленных пунктов, то вам стоит ознакомиться с описываемым в этой статье приемом.
Суть метода «Звезда Питерсона — Гарнера» заключается в точном следовании инструкции по заполнению матрицы с пятью модулями, в которых мы указываем пять значений обсуждаемого товара или услуги. Крайне желательно и настоятельно рекомендуется как Питерсоном, так и Гарнером, чтобы значения были расчетные, а еще лучше оцифрованные. В статье будет продемонстрирован пример, который позволит более наглядно рассмотреть нашу методику.
Матрица состоит из пяти модулей (см. рисунок):
-
производитель (поставщик),
-
продукт,
-
конкуренты и заменители,
-
логистика,
-
НиДД (нужда и дополнительный доход).
Давайте на примере подготовки к переговорам с поставщиком гофрированного картона попробуем заполнить модуль, выставляя рядом с каждым пунктом значение от +5 до –5 в зависимости от текущего состояния этого фактора, где «+5» означает максимальный тренд на повышение стоимости, а «–5» — возможность получения скидки.
Перед разбором примера отметим акценты и ключевые факторы, которые необходимо принимать во внимание при начислении баллов.
Поставщик (методология)
Суть работы в данном модуле сводится к оценке масштабов двух организаций, участвующих в переговорах. Размер имеет значение, некоторые сделки могут носить статусный характер для продавца, иметь минимальную или нулевую маржу. Адрес и страна происхождения помогут определиться с возможными выгодами и угрозами. Молодые компании не могут рассчитывать на цены, как у своих более опытных конкурентов. Количество персонала зачастую связано с доступным уровнем SLA и потенциальными рисками в логистике и разрешении сложных инцидентов. Чем выше уровень лица, участвующего в переговорах, тем выше влияние факторов НиДД (о них ниже). Переговорщики с большим количеством согласующих руководителей над собой должны давать самый большой дисконт. Ведь мы ничего не теряем, если не договоримся.
Продукт (методология)
Необходимо понимать, из чего сделан продукт и что влияет на его себестоимость, сертификация и контроль качества дадут степень доступности аналогов на рынке. Вариативность упаковочных решений позволит влиять на стоимость, классический пример — полная упаковка или полная заводская паллета. Понимаем, сколько и куда поставщик потратил при производстве, и ищем варианты изменения цены без потери доходности продавца.
Логистика (методология)
Особенность оценки критериев по данному модулю в том, что он учитывает затраты по перевозке и хранению у обеих сторон, участвующих в переговорах. Детальный разбор факторов по модулям «продукт» и «логистика» — это применение классического метода «Совокупная стоимость владения или стоимость жизненного цикла» (англ. total cost of ownership, TCO) — общая величина целевых затрат, которые вынужден нести владелец с момента начала реализации вступления в состояние владения до момента выхода из состояния владения без учета затрат на финансирование сделки.
Конкуренты и заменители (методология)
Это один из самых важных при подготовке модулей. Широкий кругозор поставщика и закупщика позволяет избегать зависимых позиций, свободно и творчески подходить к оценке переговорной позиции и смело предлагать варианты взаимодействия. Хорошим вариантом визуализации переговорной позиции сторон может быть Матрица Кралича, она дает наглядное представление о текущем конкурентном положении сторон и может подсказать устойчивую модель для формирования цены в моменте. Чем глубже будет проработан этот модуль, тем проще вам будет работать с модулем НиДД.
НиДД (методология)
Авторы не рекомендуют использовать этот модуль в начале своей карьеры, требуется поднабраться опыта для понимания признаков нужды вашего поставщика или покупателя. Выявление острой потребности (в оплате, в освобождении складов, в распродаже товаров при закрытии организации, в получении премии за лучшие продажи и т.д.) дает колоссальное переговорное преимущество. Использовать его необходимо деликатно и бережно, для того чтобы оставить о себе приятное впечатление. Никто не любит жадин, особенно если они пользуются неблагоприятной ситуацией для получения максимума. Следим за собой, чтобы не допустить событий, описанных у А.С. Пушкина в «Сказке о золотой рыбке». Помните! «Вольная царица» — вариант максимум, «владычица морская» — прекращение переговоров и выход из сделки.
***
С помощью данного метода можно анализировать и обсуждать вопросы, связанные с изменением цены, в роли как поставщика, так и закупщика. Анализ можно выполнить до начала переговоров для понимания сильных и слабых переговорных позиций, подготовки контраргументов и дополнительных материалов.
Звезду можно обсуждать непосредственно в ходе беседы; собеседники, которые водят пальцами по листу бумаги со звездой и цифрами, смотрятся, конечно, немного пугающе, но кто сказал, что переговоры — это просто?
Итак, отметим пять ключевых преимуществ метода «Звезда Питерсона — Гарнера» (Peterson en Garner Star-methode):
-
позволяет собрать структурированную информацию по предмету обсуждения;
-
дает готовый шаблон для начинающих категорийщиков;
-
позволяет выработать переговорную стратегию;
-
дает измеримый показатель между прогнозными значениями и цифрами, которые удалось согласовать на переговорах;
-
автор звезды имеет возможность ссылаться на цифры как на экспертные значения, а не на собственное мнение и желания.
1 С этой темой он выступал на Девятой конференции «Управление закупками», организованной группой «Просперити Медиа» и порталом CFO-Russia.ru при информационной поддержке газеты «Экономика и жизнь»
Кейс*
Поставщик (применение)
Компания отечественная, давно на рынке, с большой выручкой и большим количеством сотрудников, наш уровень ЛПР — CEО –1 (коммерческий директор). Данный модуль не дает преимуществ для сторон, поэтому ставим ему нейтральный 0.
ИТОГО 0
Продукт (применение)
Сырьевые компоненты (макулатура) выросли в среднем на 20%, +5.
Поставщик разработал для нас чертежи ящиков, +2.
Гигиенический сертификат отменен с весны 2022 г., –1.
Контроль качества осуществляется на приемке, у поставщика низкий уровень брака, +1.
Стоимость поддонов за последнее время снизилась на 15%, –1.
ИТОГО +6
Логистика (применение)
Наши базисы близки к производству поставщика, –1.
Стоимость внутренних перевозок в РФ снизилась на 10%, –1.
Не требуется специальных режимов, мы можем вывозить своим транспортом, –1.
Мы хотели бы иметь страховой запас на складе поставщика, +1.
Мы хотели бы еженедельно отправлять заказ по данным отдела продаж, +1.
ИТОГО –1
Конкуренты и заменители (применение)
Отсутствие экспорта усилило внутреннюю конкуренцию, –2.
В качестве сырья может использоваться целлюлоза, цена на которую снизилась на 15% с начала года, –1.
По итогам электронного аукциона на гофролист рост цены на 12%, +2.
Бенчмаркинг, рост +7—10%, +2.
Искать в интернете нет необходимости, все производители известны, 0.
ИТОГО +1
НиДД (применение)
Срыв поставки критичен, при этом поставщик заинтересован в выполнении заявки, 0.
Рост цен приведет к росту себестоимости, при фактически замороженной оптовой цене, –1.
Поставщик заинтересован в авансировании поставок для покупки макулатуры, –1.
Мы крупный заказчик с хорошей кредитной историей, –1.
Доверительные личные отношения, совместные проекты, +1.
ИТОГО–2
Расчет показывает обоснованность требований поставщика о повышении цен на 2%. Неплохо при росте стоимости сырья на 20%?
* Взят из реальных переговоров, цифры актуальны на начало октября 2022 г.
К сведению
Как трансформируется закупочный процесс под влиянием санкций
О современных тенденциях в процессе закупок говорили участники круглого стола «Особенности организации закупок в условиях санкционной и кортрсанкционной политики», который прошел в рамках Девятой конференции «Управление закупками». В ходе дискуссии эксперты отмечали, что на фоне текущих событий возникает много недоверия между компаниями, каждая идет по своему пути в поисках посредников. В закупках сейчас особенно важны технические компетенции, работа с поставщиками и развитие компетенций закупщиков.
В современных условиях структуры отделов закупок реорганизуются. Например, сокращаются стратегические блоки, поскольку сейчас нужно не «сидеть в стратегии», а быть гибкими. По мнению спикеров круглого стола, то, что можно объединить в функции закупок, надо объединять, а также сотрудничать со стартапами, искать новые идеи.
Ключевая проблема для компаний, которые из-за санкций потеряли импортных партнеров, — где найти новых поставщиков. В международных компаниях решить эту задачу специалистам по закупкам помогают зарубежные коллеги. Еще один вариант — присоединиться к профессиональному сообществу, где сотрудники компаний помогают друг другу с поиском поставщиков.
Специалисты выделяют следующие особенности закупок в эпоху всеобщих ограничений:
-
подробное изучение аналогов, поиск новых производителей в АТР;
-
детальная проверка репутации и финансового состояния потенциальных поставщиков;
-
переориентация на отечественных (везде, где можно) и азиатских производителей, многократное увеличение доли CNY и INR во взаиморасчетах;
-
закупка запасных частей для ремонта с использованием реверс-инжиниринга;
-
максимальная гибкость условий закупки (аналоги, любая валюта по желанию поставщика, авансирование и др.).
О том, как сильно изменилась закупочная деятельность с начала текущего года, можно судить по результатам опроса, который провели организаторы конференции среди ее участников. Две трети респондентов сообщили, что деятельность компании на рынке изменилась частично. Еще 22% не заметили изменений, 11% представителей бизнеса сообщили, что деятельность компании изменилась полностью.
Отвечая на вопрос о том, какие аспекты работы подверглись большим изменениям, специалисты по закупкам выделили следующие: 34,19% — время поставки, 25,71% — количество поставщиков, 20% — количество закупочных процедур, 20% — качество и надежность поставщиков.
При этом 57,89% отметили, что пришлось частично изменить процессы в компании. 26,32% сообщили, что находятся в процессе оптимизации процессов. 10,53% сказали, что текущая ситуация не повлияла на бизнес-процессы предприятий. 5,26% признались, что провели полную оптимизацию процессов.
81,82% экспертов, участвующих в опросе организаторов конференции, заявили о том, что из-за санкционных ограничений пришлось перестраивать некоторые звенья цепочек поставок. При этом 18,18% пришлось перестраивать цепочки поставок полностью или целиком.
Значимому воздействию подверглись такие направления, как технологическое оборудование (42,86%), сырье и технологические материалы (25,71%), ИТ-инфраструктура (25,71%). Проблемы с оборудованием связаны со следующим фактором: у 45% участников опроса — технологический парк на 50—70% из импортного оборудования, у 18% на его долю приходится больше 70%, еще у 18% 30—50% оборудования является иностранным.
