Работники могут по согласованию с работодателем использовать для своих поездок такси. Рассмотрим, в каких ситуациях стоимость таких поездок нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами, а в каких — нет.
Такси для служебных поездок
Исходя из положений п. 1 ст. 210 НК РФ, в налоговую базу по НДФЛ включается доход, полученный работником в денежной и натуральной форме. К доходам, полученным в натуральной форме, относится оплата организациями и индивидуальными предпринимателями за работника товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения, но только в том случае, если такая оплата произведена в интересах работника (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Служебные поездки осуществляются в интересах работодателя. Следовательно, при оплате работодателем служебных поездок работника на такси у работника дохода в натуральной форме не возникает, поскольку такие поездки оплачиваются работодателем в собственных интересах, а не в интересах работника. Соответственно, объекта налогообложения по НДФЛ не возникает.
Минфин России это подтверждает (письмо от 20.03.2017 № 03‑04‑06/15815). При этом финансисты отмечают, что у организации должны быть документы, подтверждающие использование сотрудниками такси в служебных целях. Если же документов, подтверждающих цели совершенных на такси поездок, нет, суммы оплаты организацией таких поездок подлежат обложению НДФЛ.
Если такси для служебных поездок используются работниками с разъездным характером работы, оплата работодателем стоимости таких поездок не облагается НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ как компенсационная выплата, установленная законодательством РФ. Дело в том, что ст. 168.1 НК РФ обязывает работодателя возмещать работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, связанные со служебными поездками расходы по проезду. При этом необходимо, чтобы:
-
в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником было установлено, что его работа по занимаемой должности осуществляется в пути (подвижной характер работы) или имеет разъездной характер;
-
имелись документы, подтверждающие понесенные работником расходы, поскольку компенсациями, согласно ст. 164 ТК РФ, являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.
Если подтверждающих документов нет, стоимость оплаты такси подлежит обложению НДФЛ, поскольку в этом случае такая оплата не может быть признана компенсацией (письмо Минфина России от 27.04.2022 № 03‑04‑06/38439).
Теперь перейдем к страховым взносам. Ими, исходя из подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, облагаются выплаты и иные вознаграждения в пользу работников в рамках трудовых отношений. При этом согласно подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами установленные законодательством РФ компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Как уже было указано выше, возмещение работникам с разъездным характером работы их затрат на поездки на такси является компенсацией, установленной законодательством. Поэтому такое возмещение не облагается страховыми взносами на основании подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ при наличии подтверждающих расходы документов. Если же подтверждающих документов нет, возмещение подлежит обложению страховыми взносами (письмо Минфина России от 27.04.2022 № 03‑04‑06/38439).
На наш взгляд, это справедливо и для случаев, когда такси используют для служебных поездок работники, работа которых не носит разъездной характер. Чтобы снизить вероятность возникновения претензий со стороны налоговиков, рекомендуем в подобных случаях оплачивать такси непосредственно организации, чтобы избежать возмещения расходов работнику. Тогда объект обложения страховыми взносами в принципе возникать не будет, поскольку никаких выплат и вознаграждений в пользу работника не производится.
Такси в командировке
Командированным работником такси может использоваться как для проезда в аэропорт (на вокзал), так и в месте назначения командировки.
Трудовой кодекс обязывает работодателя возмещать командированному работнику его расходы на проезд, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).
Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ установленные законодательством компенсационные выплаты не подлежат обложению НДФЛ. Этой нормой также установлено, что при оплате работодателем расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок.
Минфин России в письме от 28.06.2016 № 03‑04‑06/37671 указал, что Трудовой кодекс и ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. Поэтому суммы оплаты организацией стоимости поездки на такси для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и не облагаются НДФЛ. При этом в организации должны иметься соответствующие документы, позволяющие подтвердить использование работником такси для поездок, осуществляемых в служебных целях. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 27.06.2012 № 03‑04‑06/6-180, УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@.
Поскольку чиновники признают суммы оплаты организацией проезда на такси в командировке в качестве компенсационных выплат, установленных законодательством, они не подлежат обложению страховыми взносами на основании подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
На такси до работы и обратно
Как уже было указано выше, оплата организацией услуг в интересах работника, согласно подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, признается доходом, полученным в натуральной форме. Таким образом, чтобы не облагать суммы оплаты (возмещения) организацией стоимости проезда работника на такси до работы и обратно, необходимо доказать, что такая оплата производится в интересах не работника, а работодателя. Но сделать это достаточно сложно, если у работника есть возможность добираться до работы и обратно общественным транспортом.
Поэтому Минфин России считает, что суммы оплаты организацией стоимости услуг такси, используемых сотрудниками для проезда от места жительства до места работы и обратно, подлежат обложению НДФЛ как доход, полученный в натуральной форме (письма от 03.11.2021 № 03‑01‑10/89249, от 06.11.2020 № 03‑04‑06/96911). Если же организация возмещает работнику его расходы на проезд до работы и обратно на такси, у работника возникает доход в денежной форме. И поскольку ст. 217 НК РФ не содержит положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм возмещения организацией расходов работников на проезд от места жительства работников до места работы и обратно, суммы такого возмещения подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (письма Минфина России от 19.01.2021 № 03‑03‑06/1/2239, от 09.11.2020 № 03‑01‑10/97136).
Суммы возмещения работникам их расходов на проезд на такси от дома до работы и обратно подлежат обложению страховыми взносами как выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений, поскольку указанное возмещение не содержится в перечне необлагаемых выплат, приведенном в ст. 422 НК РФ (письмо Минфина России от 19.01.2021 № 03‑03‑06/1/2239).
Отметим, что в письме от 22.12.2022 № 03‑04‑07/125960 Минфин России признал, что не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами оплата организацией проезда своих работников в ночное время до места работы и обратно, если выполняются следующие условия:
-
оплата обусловлена производственной необходимостью и отсутствием возможности у работников воспользоваться общественным транспортом;
-
оплата производится в пользу транспортной организации, осуществляющей такие перевозки.