В последние годы появилось много сервисов, которые позволяют «оцифровать» рутину, а вынужденный перевод сотрудников на удаленку во время пандемии стал катализатором для автоматизации бизнес-процессов. Однако на практике этот тренд развивается не так быстро, как можно предположить: исследования показывают, что каждая вторая компания в России до сих пор использует для управления рабочими процессами таблицы Excel. Особенно сложно автоматизацию воспринимают в производственных компаниях, но здесь есть свои исключения. Антонина Прозорова, руководитель службы персонала «ROCKWOOL Россия», рассказала, как автоматизация помогает управлять предприятием со штатом в 10 тыс. человек.
Автоматизация подбора персонала
Подбор узких специалистов в производственную компанию — задача непростая и амбициозная, она требует и скорости принятия решений, и работы с кадровым резервом, и тесного взаимодействия с заказчиками подбора. В то же время в нашей компании есть и массовые вакансии, которые собирают по 200 и более откликов от соискателей. Чтобы управлять таким пулом кандидатов, мы раньше вручную обрабатывали все резюме, на это требовалось немало времени и сил. Решением стала автоматизация подбора при помощи облачной CRM-системы Talantix (облачная CRM-система).
У нас было несколько целей:
-
во-первых, дать руководителям возможность оперативного доступа ко всей информации по подбору персонала в их команду (включая аналитику по подбору);
-
во-вторых, иметь общую базу кандидатов, чтобы не только работать по актуальным позициям, но и формировать кадровый резерв;
-
в-третьих, повысить скорость коммуникации с менеджером по вопросам, касающимся подбора, и др.
Спустя полгода после начала использования этого инструмента можно сказать, что мы добились поставленных целей:
-
Мы можем эффективнее управлять процессом и реагировать на любые изменения (и внешние, и внутренние). Скорость закрытия вакансии сократилась на 25% при высоком уровне удовлетворенности менеджеров.
-
Мы автоматизировали взаимодействие между менеджерами и кандидатами. Руководитель отдела получает доступ ко всей информации по подбору, может сам просматривать резюме и выбирать наиболее интересных для себя кандидатов, а также получать ежедневную аналитику. Зачастую менеджеры не видят той работы, которая предшествует представлению кандидата, идеализируют рынок, а работая в Talantix, они ежедневно получают информацию о количестве обработанных резюме, звонках кандидатам и их результатах, о воронке подбора. Мы сократили время на коммуникацию с кандидатом путем автоматической отправки подтверждений по встречам, ссылок на интервью и тестовых заданий. Если раньше рекрутер тратил на это не менее часа в день, то сейчас это буквально несколько минут.
-
Мы начали вести удобный кадровый резерв: информация по кандидатам сохраняется в системе, при наличии новых вакансий к ним можно вернуться, сократив время на поиски резюме. Важно, что этот функционал реализуется в полном соответствии с российскими законами о персональных данных.
Управление эффективностью сотрудников
Работа с персоналом — это не только собственно подбор, но и дальнейшее развитие сотрудников. В компании большой штат, а офисы и производственные площадки удалены друг от друга, такая задача без использования цифровых сервисов просто невыполнима.
Мы начинали с бумажных форм: подготовили шаблоны, которые использовались для подготовки обеих сторон, затем все сводили в общую форму, распечатывали, подписывали и хранили до следующего раза. Далее мы создали похожую форму на sharepoint, и это стало удобнее с точки зрения редактирования и сохранения истории. Но такой подход точно нельзя назвать оптимальным.
В итоге управление эффективностью, постановка целей и пересмотр заработной платы в «ROCKWOOL Россия» были автоматизированы в рамках основной HRIS Workday. Все эти процессы являются взаимосвязанными и составляют определенную цепочку, поэтому нам показалось удобным объединить их.
Впоследствии у нас появилась быстрая и удобная аналитика, более комфортное управление постановкой и оценкой достижения целей. Но, конечно, как и в случае с любой другой системой, нам потребовалось обучать пользователей.
Наш опыт использования этого инструмента позволяет выделить три основных преимущества:
1. Мы видим значительную эффективность и со стороны руководителя, и со стороны сотрудника. Процесс постановки целей и оценки их достижения прозрачен для обеих сторон, в результате каждый участник понимает свои цели и статус по прогрессу.
2. Мы, как компания, имеем возможность каскадировать глобальные цели бизнеса в конкретные задачи каждого подразделения и сотрудника, чтобы каждый понимал свой вклад в достижение общих идей. Обязательная часть этого процесса — обратная связь от сотрудника к менеджеру, от менеджера к сотруднику. Кроме того, есть возможность запросить обратную связь кросс-функционально.
3. Для процессов не требуется дополнительного бумажного документооборота.
Результат здесь выражается не в повышении скорости, а в том, что теперь сотрудник является полноценным участником процесса постановки целей и напрямую влияет на свою эффективность. Он может делиться обратной связью с руководителем и коллегами, понимает, как и по каким критериям оценивают его вклад в общий результат команды. Это влияет на вовлеченность и лояльность сотрудника — ключевые показатели, которые мы ежегодно измеряем с помощью опросов.
Автоматизация кадровых процессов
При большом штате и гибридном формате работы очень остро встает вопрос с кадровым документооборотом. У «ROCKWOOL Россия» есть четыре завода и несколько офисов, то есть сотрудник может находиться в разных локациях с руководителем и HR-командой. В результате банальная подача заявления на отпуск могла превратиться в длительную процедуру с огромным количеством действующих лиц. Сотруднику приходилось отправлять заявление на отпуск почтой или с курьером своему руководителю на подпись, а затем аналогичным образом — в отдел кадров.
Чтобы справиться с рутиной рядовых кадровых процессов, наша компания приняла решение перейти на self-service для сотрудников и автоматизировать большинство задач на базе 1С. Self-service представляет собой личный кабинет, где сотрудник может сам создать заявку на какие-либо кадровые процедуры в онлайн-формате, в частности подать заявление на отпуск или оформить командировку.
Затем прямо в системе заявление согласуется с руководителями, впоследствии нужно только подписать оригиналы документов: основной регламентированный кадровый учет у нас ведется на бумажных носителях. Сейчас мы рассматриваем внедрение электронного документооборота, встает вопрос об электронной подписи, при наличии которой распечатывать вообще ничего не придется.
Мы используем несколько лучших в своем роде систем, но каждая из них заточена под свою группу процессов. Плюс в том, что каждая система полностью отвечают поставленной задаче и ведет к лучшему результату и пользе для бизнеса. Минус в том, что эти системы разрозненные и при необходимости синхронизации данных возникают трудности. Однако даже при таком варианте выгоды для бизнеса очевидны.
