В письме от 15.03.2023 № 14-6/ООГ-1863 Минтруд России разъяснил, допустимо ли использовать факсимиле подписи директора на кадровых документах, в том числе трудовых договорах.
Гражданское законодательство допускает возможность использования при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В трудовом законодательстве подобных положений нет. В то же время оно не содержит прямого запрета на использование факсимиле. В связи с этим возникает вопрос о допустимости подписания кадровых документов и трудовых договоров факсимильной подписью руководителя организации.
В комментируемом письме специалисты трудового ведомства указали, что использование факсимильной подписи при подписании документов упрощает документооборот любой организации. Однако законодательно вопросы применения такого способа подписания в настоящее время не урегулированы. Не определен и статус документа, подписанного факсимильной подписью. Есть лишь несколько ситуаций, когда установлен прямой запрет на использование факсимильной подписи для подписания документов. Поэтому для исключения рисков при применении факсимиле важно различать ситуации, когда можно его применять при подписании документов, а когда — нельзя.
В действующем законодательстве отсутствует определение понятия «факсимиле». Возможность использования факсимильной подписи на трудовых договорах и иных кадровых документах законодательством не предусмотрена. Статьей 67 ТК РФ установлено, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Из этого специалисты трудового ведомства сделали вывод, что трудовой договор работодатель должен подписать лично.
Нельзя применять факсимиле и при подписании иных кадровых документов. Обосновывая это, Минтруд России сослался на п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Согласно этой норме, реквизит «Подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
Специалисты трудового ведомства также отметили, что помимо собственноручной подписи Трудовой кодекс допускает возможность применения работодателем и работником электронных подписей, оформленных в соответствии с законодательством, при использовании электронного документооборота (ст. 22.1—22.3 ТК РФ).
Точку зрения Минтруда России разделяет и Роструд. В ответе на вопрос № 2 в Обзоре актуальных вопросов от работников и работодателей за июль 2019 г., размещенном на сайте «Онлайнинспекция.рф», специалисты службы по труду и занятости разъяснили, что нормами трудового законодательства не предусмотрено подписание трудового договора со стороны работодателя с помощью факсимиле. Трудовой договор с работником должен быть подписан работодателем или его уполномоченным представителем собственноручно.
Такого же мнения придерживаются и суды. Так, Волгоградский областной суд в Апелляционном определении от 18.01.2018 по делу № 33-691/2018 (33-21085/2017) не признал доказательством установления зарплаты в указанном работником размере дополнительное соглашение к трудовому договору, подписанное от имени работодателя факсимиле генерального директора. Суд указал, что нормами трудового законодательства не предусмотрено и не допускается использование на документах, имеющих финансовые последствия, факсимильной подписи. Свою позицию суд подтвердил ссылкой на письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, где указано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.