В статье представлены ответы на вопросы, с которыми сталкиваются страхователи при заполнении формы ЕФС-1. Разъяснения коснулись моментов, связанных с отражением в форме отчетности сведений о заключенном договоре ГПХ, с указанием индивидуального номера рабочего места, в части отражения сведений о зарплате в случае перерасчета с учетом индексации и др.
Как заполнить графу 9 подраздела 1.1 формы ЕФС-1
Вопрос. Отметим, что в подразделе 1.1 в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» формы ЕФС-1 указывается дата заключения договора ГПХ; дата прекращения договора ГПХ (п. 4.10 Порядка заполнения единой формы (ЕФС-1), утвержденного постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).
Правильно ли, что информация в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» и информация в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» по договорам ГПХ должна совпадать? Если договор ГПХ заключен 01.02.2023, а работы по договору будут выполняться с 05.02.2023 по 31.03.2023, можно ли в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указать дату заключения договора ГПХ 05.02.2023, то есть запись будет выглядеть следующим образом: «Договор 05.02.2023», а запись о прекращении договора ГПХ будет выглядеть так: «Договор 31.03.2023»?
Или дата заключения договора в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» должна быть 01.02.2023, поскольку договор ГПХ был заключен в эту дату? На что следует ориентироваться при указании даты прекращения договора ГПХ: на фактическую дату окончания работ или на то, как данное условие прописано в договоре? Например, в договоре могут быть указаны конкретные даты выполнения работ: с 05.02.2023 по 31.03.2023, а условие о прекращении договора ГПХ прописано следующим образом: «в день окончательного расчета Заказчика с Исполнителем»?
Ответ. В графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается дата документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений; дата заключения договора ГПХ; дата прекращения договора ГПХ (п. 4.10 Порядка заполнения единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)») (далее — Порядок заполнения формы ЕФС-1).
Следовательно, если договор ГПХ заключен 01.02.2023, а работы по договору ГПХ будут выполняться с 05.02.2023 по 31.03.2023, то для мероприятия «Начало договора ГПХ» в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указывается дата 05.02.2023, в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается дата 01.02.2023. Для мероприятия «Окончание договора ГПХ» в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указывается дата 31.03.2023, в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается дата прекращения договора ГПХ — 31.03.2023.
В случае если договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом без указания периода работы, то страхователю следует представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» даты заключения договора ГПХ, а дата прекращения договора ГПХ указывается в соответствии с актом о выполненных работах.
Что нужно отразить в графе 11 формы ЕФС-1?
Вопрос. Согласно п. 5.49 Порядка заполнения формы ЕФС-1 в графе 11 «Индивидуальный номер рабочего места» подраздела «Результат специальной оценки условий труда» указывается индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой специальной оценки условий труда.
Однако в карте специальной оценки условий труда нет указания на индивидуальный номер рабочего места, только проставлены номера аналогичных рабочих мест, что нужно указывать в графе 11?
Ответ. В соответствии с п. 5.49 Порядка заполнения формы ЕФС-1 в графе 11 «Индивидуальный номер рабочего места» подраздела «Результат специальной оценки условий труда» указывается индивидуальный номер рабочего места в соответствии с картой специальной оценки условий труда.
При проведении специальной оценки условий труда рабочим местам в обязательном порядке присваиваются индивидуальные номера. Они наравне с информацией о численности работников, перечнем вредных факторов, гарантиями, СНИЛС работников передаются в Федеральную государственную информационную систему учета результатов проведения специальной оценки условий труда (далее — ФГИС СОУТ).
Во ФГИС СОУТ объектом учета в отношении рабочего места в том числе является индивидуальный номер рабочего места, который при внеплановой и (или) повторной специальной оценке условий труда должен полностью совпадать с первоначально указанным для данного рабочего места (п. 2 ч. 2 ст. 18 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).
Отмечаем, что ч. 4 Инструкции по заполнению формы отчета о проведении специальной оценки условий труда (приложение № 4 к приказу Минтруда России от 24.01.2014 № 33н) предусмотрено требование к количеству знаков в индивидуальном номере рабочего места (не более восьми знаков: от 1 до 99 999 999). Аналогичные рабочие места обозначаются номером с добавлением прописной буквы «А».
Какой указывать размер зарплаты: до индексации или после?
Вопрос. В феврале 2023 г. в организации был произведен перерасчет заработной платы за январь 2023 г. работникам в соответствии с индексацией оплаты труда на 5,5% на основании распоряжения Правительства Воронежской области от 07.02.2023 № 51-р «О повышении (индексации) оплаты труда». В феврале 2023 г. утверждено штатное расписание с новыми должностными окладами (из-за индексации), действующее с 01.01.2023. При сдаче отчета за январь 2023 г. какой указать в отчете размер фиксированной части: в соответствии с трудовым договором, оклад до индексации или уже с учетом индексации?
Ответ. Минтруд в своих разъяснениях отмечает, что в случае если перерасчет зарплаты с учетом индексации уже произведен, то сведения за январь по подразделу 1.3 формы ЕФС-1 представляются с учетом индексации. Если перерасчет не произведен, то сведения представляются без учета индексации (как только перерасчет за январь 2023 г. будет произведен, необходимо представить подраздел 1.3 формы ЕФС-1 за январь 2023 г. с типом сведений «Корректирующая»).
Какой код ставить в графе 15?
Вопрос. Должности «директор», «заместитель директора», «главный бухгалтер», «художественный руководитель», «светооператор» не относятся к приказам Минздравсоцразвития России № 247н, 248н, 570н.
Какие коды должны стоять в графах 12, 13? Художественному руководителю согласно Положению об оплате труда устанавливается ежемесячная надбавка за категорийность в размере 25% без определения категории. Какой код ставить в графе 15?
Ответ. Если должность (профессия), указанная в графе 5, не включена в профессиональные квалификационные группы, то в графах 12 и 13 указывается ноль (0). Если должность (профессия), указанная в графе 5, включена в профессиональную квалификационную группу, но для нее не определен квалификационный уровень, то в графе 13 указывается ноль (0). Если у работника квалификационная категория отсутствует, то в графе 15 указывается ноль (0).
Сведения в форме ЕФС-1 по членам директоров АО
Вопрос. Какие необходимо представить сведения о трудовой деятельности, сведения о страховом стаже в составе формы ЕФС-1 в отношении членов совета директоров акционерного общества (АО)?
Ответ. Из положений определений Конституционного суда РФ от 06.06.2016 № 1169-О и от 06.06.2016 № 1170-О следует, что совет директоров (наблюдательный совет) АО представляет собой коллегиальный орган управления корпорацией, который, как видно из п. 4 ст. 65.3 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ), контролирует деятельность исполнительных органов и выполняет иные функции, возложенные на него законом и уставом АО.
На основании положений п. 1 ст. 66 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» члены совета директоров (наблюдательного совета) общества избираются общим собранием акционеров.
По решению общего собрания акционеров членам совета директоров (наблюдательного совета) общества в период исполнения ими своих обязанностей могут выплачиваться вознаграждения, связанные с исполнением ими функций членов совета директоров (наблюдательного совета) общества. Размеры таких вознаграждений и компенсаций устанавливаются решением общего собрания акционеров (п. 2 ст. 64 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Отношения с участием членов совета директоров (наблюдательного совета) подпадают под предмет регулирования гражданского законодательства, как он установлен в п. 1 ст. 2 ГК РФ.
Таким образом, датой начала деятельности может являться дата вынесения решения общим собранием акционеров об избрании члена совета директоров.
Датой окончания деятельности может являться дата решения общего собрания акционеров о прекращении полномочий члена совета директоров.
Где указывать сведения, если договор ГПХ заключен без указания периода работы?
Вопрос. Каким образом нужно представлять сведения подраздела 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 по договору ГПХ, если, например, договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом на год без указания периода работы?
Ответ. В соответствии со ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
При этом ст. 425 ГК РФ установлено, что договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Законом или договором может быть предусмотрено, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору.
В случае если договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом на год без указания периода работы, но при этом акт об оказании услуг (выполнении работ) составлен до окончания срока действия договора, то страхователю следует представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием даты прекращения договора ГПХ в соответствии с актом о выполненных работах.
В графе «Основание» указывается наименование договора ГПХ (при окончании договора ГПХ — акт об оказании услуг (акт о выполненных работах)).
Представление сведений, если дата начала работы ранее даты заключения договора ГПХ
Вопрос. Какой порядок представления сведений подраздела 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 по договору ГПХ, если дата начала периода работы ранее даты заключения договора? Например, договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом 13.03.2023 с датой начала работ 20.02.2023.
Ответ. Минтруд разъясняет, что согласно п. 1 ст. 425 Гражданского кодекса РФ договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения.
При этом стороны вправе установить, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до заключения договора, если иное не установлено законом или не вытекает из существа соответствующих отношений.
В соответствии с п. 4.3 и 4.10 Порядка заполнения формы ЕФС-1 указывается дата начала периода работы по договору ГПХ (20.02.2023) и дата заключения договора ГПХ (13.03.2023).
«Сведения о трудовой (иной) деятельности» в составе формы ЕФС-1 страхователю необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом договора ГПХ.
Порядок представления сведений при утрате статуса самозанятого
Вопрос. Каков порядок представления сведений подраздела 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 по договору ГПХ в случае, если физическое лицо утрачивает статус самозанятого в период действия договора (у страхователя возникает обязанность по начислению страховых взносов и представлению отчетности по форме ЕФС-1)?
Ответ. В соответствии со ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
При этом ст. 425 ГК РФ установлено, что договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения.
Согласно п. 1 ст. 451 ГК РФ существенное изменение обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора, является основанием для его изменения или расторжения, если иное не предусмотрено договором или не вытекает из его существа.
В случае если самозанятый утрачивает право применения специального налогового режима, то у организации-заказчика в отношении указанных лиц возникает обязанность по уплате страховых взносов, данное обстоятельство является существенным при заключении договора ГПХ и является основанием для его расторжения и заключения нового договора ГПХ непосредственно с физическим лицом, которое уже не является самозанятым, применяющим специальный налоговый режим.
При этом сведения по новому договору ГПХ необходимо представить по форме ЕФС-1 в территориальный орган СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) нового договора ГПХ с физическим лицом.
Сведения по лицам, уволенным и восстановленным на работе по решению суда
Вопрос. В какой срок страхователю необходимо представить в СФР сведения для индивидуального (персонифицированного) учета за отчетные периоды до 01.01.2023 в отношении застрахованных лиц, уволенных страхователями и восстановленных на работе по решению (определению) суда, вынесенному в 2023 г.?
Ответ. Минтруд отмечает, что в соответствии со ст. 396 Трудового кодекса РФ решение о восстановлении на работе незаконно уволенного работника, о восстановлении на прежней работе работника подлежит немедленному исполнению.
Частью 1 ст. 106 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» определено, что требование о восстановлении на работе незаконно уволенного работника считается фактически исполненным, если работник допущен к исполнению прежних трудовых обязанностей и отменен приказ (распоряжение) о его увольнении.
Таким образом, при поступлении решения (определения) суда, вынесенного в 2023 г., согласно которому застрахованное лицо должно быть восстановлено на работе, страхователю необходимо не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об отмене приказа об увольнении, представить сведения по форме СЗВ-ТД, заполненной в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».
Выплаты, начисленные «в» отчетном месяце, или выплаты, начисленные «за» отчетный месяц?
Вопрос. При подаче сведений о трудовой деятельности сотрудника в подразделе 1.3 формы ЕФС-1 за отчетный месяц какие данные о выплатах необходимо отражать? Выплаты, начисленные «в» отчетном месяце, или выплаты, начисленные «за» отчетный месяц?
Ответ. При подаче сведений по форме подраздела 1.3 за отчетный месяц необходимо представить информацию о выплатах, начисленных «за» отчетный месяц (при подаче сведений за январь 2023 г. необходимо отразить данные о заработной плате, начисленной за январь 2023 г., то есть содержащиеся в «расчетном листке» за соответствующий месяц). При этом если согласно локальным нормативным актам определенные выплаты начисляются в более поздние периоды (например, годовая премия работнику начисляется «за» февраль и отражается в «расчетном листке» за февраль), то соответствующие выплаты необходимо отразить в отчете за февраль, вне зависимости от того, как они поименованы. Если сотрудник уходит в очередной отпуск (по графику), а выплаты ему выплачены в предыдущем месяце и начислены согласно «расчетному листку» за предыдущий месяц, то соответствующие выплаты должны быть отражены в отчете за предыдущий месяц.
Сведения по внутреннему и внешнему совместительству
Вопрос. Правила логического контроля не позволяют отразить в отчете сведения о работе одновременно по внутреннему и внешнему совместительству в одной организации. Что делать?
Ответ. Согласно ст. 60.1 ТК РФ заключать договор по внутреннему совместительству допускается только в случае, если у данного работодателя работник выполняет «основную работу». Если у данного работодателя с работником заключен трудовой договор по внешнему совместительству, то иные договоры с данным работником у этого работодателя также должны быть заключены по внешнему совместительству.
Сведения о размере тарифной части
Вопрос. Как заполнять сведения о размере тарифной части в соответствии со штатным расписанием и норме количества рабочих часов (графы 18 и 19) для работников, у которых число занимаемых штатных единиц по должности (графа 16) принимает значение, не равное 1,0 (единице)?
Ответ. Графы 18 и 19 необходимо заполнять пропорционально числу занимаемых штатных единиц по должности (рассчитывать индивидуальный оклад и норму). То есть если работник согласно трудовому договору занимает 0,5 штатной единицы, а размер тарифной части в расчете на 1 штатную единицу равен 20 тыс. руб., а норма количества рабочих часов за месяц в расчете на 1 штатную единицу равна 136 часам (как, например, в январе 2023 г. при 40-часовой рабочей неделе), то по данному сотруднику значение в графе 18 составит 10 тыс. руб. (20 тыс. руб. x 0,5), а в графе 20 — 68 часов (136 часов x 0,5).
Отсутствие наименования должности, которую замещает сотрудник в соответствии со штатным расписанием
Вопрос. Как быть, если в классификаторе кодов наименования должности (профессии), используемых при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета...», отсутствует наименование должности, которую замещает сотрудник в соответствии со штатным расписанием?
Ответ. В случае отсутствия наименования должности по штатному расписанию в классификаторе кодов наименования должности (профессии) следует указывать наиболее подходящее (наиболее близкое по выполняемым трудовым функциям) обобщенное наименование должности (профессии).
Больничные, отпускные и т.д.
Вопрос. Как необходимо отражать в отчете оплату временной нетрудоспособности, отпускные, выплаты по среднему заработку за время нахождения в служебной командировке, компенсации за неиспользованные дни отпуска?
Ответ. Начисленные суммы по оплате за первые три дня временной нетрудоспособности и выплатам по среднему заработку за время нахождения в служебной командировке необходимо отразить в отчете в графе 24 «Сумма (руб.)» с указанием в графе 23 «Код выплаты» кода СЗ-04 («Иные выплаты по среднему заработку»).
Начисленные суммы по оплате ежегодного отпуска (основного и дополнительного) и компенсациям за неиспользованные дни отпуска необходимо отразить в отчете в графе 24 «Сумма (руб.)» с указанием в графе 23 «Код выплаты» кода СЗ-01 («Оплата ежегодного отпуска (основного и дополнительного)»).
Начисленные суммы по оплате иных видов отпусков необходимо отразить в отчете в графе 24 «Сумма (руб.)» с указанием в графе 23 «Код выплаты» кода СЗ-03 («Оплата иных видов отпусков»).
Отметим, что аналогичные разъяснения Минтруда России даны в письме от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784. Министерство адресовало ответы государственным и муниципальным учреждениям. Однако, проанализировав письмо, полагаем, что большинство разъяснений могут использовать при заполнении формы ЕФС-1 все организации.