Обязан ли работодатель предоставлять работнику при увольнении сведения о трудовой деятельности, если работник не отказался от ведения трудовой книжки? Нужно ли выдавать работнику выписку из формы ЕФС-1? Ответы на эти вопросы Минтруд России дал в письме от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661.
До конца 2020 г. все работники путем подачи заявления должны были сделать выбор — будет работодатель продолжать вести их трудовую книжку в бумажном виде либо он будет предоставлять им сведения о трудовой деятельности. При этом независимо от сохранения трудовой книжки на бумажном носителе или отказа от ее ведения работодатель обязан формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности всех работников и представлять их для хранения в информационных ресурсах СФР. В связи с этим возникает вопрос об обязанности работодателя по предоставлению таких сведений при увольнении работнику, на которого ведется трудовая книжка, по его запросу.
Специалисты трудового ведомства указали, что, исходя из положений ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения работнику выдается трудовая книжка или представляются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в случае перехода на ведение сведений о его трудовой деятельности в электронном виде. При сохранении трудовой книжки представление по запросу работника сведений о трудовой деятельности (по форме СТД-Р) является правом, а не обязанностью работодателя. У такого работника есть возможность получить сведения о своей трудовой деятельности в МФЦ, в СФР либо через Единый портал государственных и муниципальных услуг (ст. 66.1 ТК РФ). Аналогичные разъяснения Минтруд России давал и раньше (письмо от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).
Вопрос о необходимости предоставления увольняемому работнику выписки из формы ЕФС-1 связан с тем, что п. 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ) установлена обязанность по передаче застрахованному лицу в день увольнения сведений, предусмотренных п. 2 и 8 этой статьи. Речь идет о сведениях, которые работодатели подают в СФР по форме ЕФС-1 (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ) и в ФНС России в составе РСВ и по форме «Персонифицированные сведения о физических лицах», утвержденной приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (п. 8 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
В комментируемом письме Минтруд России указал, что в законодательстве РФ отсутствует обязанность представления при увольнении выписки из ЕФС-1. Данная форма является входящим документом индивидуального (персонифицированного) учета и используется только для передачи сведений в СФР. Поэтому выписка из ЕФС-1 при увольнении не требуется.
Между тем согласно разъяснениям, данным СФР в письме от 06.03.2023 № 19-20/33754, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдавать заверенные надлежащим образом копии сведений, представленных в соответствии с п. 2 и 8 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.
Таким образом, при увольнении работнику нужно предоставлять не выписку из ЕФС-1, а заверенные копии сведений персонифицированного учета и сведений о доходах и начисленных страховых взносах из форм ЕФС-1, РСВ и формы «Персонифицированные сведения о физических лицах».