Отметим, что Минтруд приказом от 03.04.2023 № 256н утвердил новую инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах. Новая инструкция начнет действовать со 2 июня 2023 г. Напомним, что с 1 января 2023 г. работодатели представляют сведения персонифицированного учета в составе формы отчетности ЕФС-1. Эти изменения связаны с объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд России (СФР). Теперь работодатель должен включить в эту форму отчетности сведения обо всех работающих у него лицах, в том числе и о тех, которые заключили договоры гражданско-правового характера (ГПХ), предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг; договоры авторского заказа и т.д., договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры и т.д. В статье разберем эти и другие изменения.
Новая инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» (далее — Федеральный закон № 27-ФЗ) и определяет порядок ведения в СФР индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах. В этом документе определены правила регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, порядок представления страхователями и сроки приема (учета) сведений персонифицированного учета, ведение контроля за достоверностью этих сведений.
Регистрация в системе персонифицированного учета
Регистрация физического лица в этой системе осуществляется посредством открытия индивидуального лицевого счета. Датой регистрации считается дата открытия индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Обращаем внимание, что зарегистрированными на территории РФ могут быть иностранные граждане и лица без гражданства.
Регистрация производится на основании:
-
анкеты гражданина;
-
свидетельства о рождении;
-
сведений, поступающих в СФР от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, многофункциональных центров в отношении лица, которое обратилось за предоставлением госуслуги и на которое не был открыт индивидуальный лицевой счет;
-
сведений об иностранных гражданах и лицах без гражданства, поступающих из федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».
Отметим, что гражданин (его представитель) может представить анкету зарегистрированного лица лично, через страхователя или через многофункциональный центр. При представлении анкеты гражданином (его представителем) предъявляется паспорт (документ, подтверждающий полномочия представителя, а также паспорт представителя). Правильность сведений, указанных в анкете, заверяется личной подписью застрахованного гражданина (представителя). При отсутствии регистрации в системе персонифицированного учета у гражданина, самостоятельно уплачивающего страховые взносы, также существует обязанность представить в территориальный орган СФР анкету зарегистрированного лица.
При приеме гражданина на работу или заключении с ним договора ГПХ, на вознаграждения по которому начисляются страховые взносы, если на этого гражданина не открыт индивидуальный лицевой счет, страхователь представляет в СФР анкету зарегистрированного лица не позднее рабочего дня, следующего за днем приема гражданина на работу или заключения с ним соответствующего договора.
Если гражданин не имеет возможности лично заверить анкету по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет анкету своей подписью.
Обращаем внимание, что анкета может быть представлена страхователем в территориальный орган СФР в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ, через оператора по ТКС, а также через личный кабинет страхователя.
Территориальный орган СФР в течение пяти рабочих дней со дня получения анкеты зарегистрированного лица, сведений о регистрации рождения, о государственных или муниципальных услугах принимает решение об открытии лицевого счета либо об отказе в регистрации лица.
Документом, подтверждающим регистрацию, является уведомление о регистрации в системе персонифицированного учета. В этом уведомлении указан номер индивидуального лицевого счета.
Сроки приема и учета персонифицированных сведений
Напомним, что сведения для персонифицированного учета, предусмотренные ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ, в территориальные органы СФР по месту их регистрации представляют:
-
страхователи (абз. 4 п. 1 ст. 1 Федерального закона № 27-ФЗ, подп. 1 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ);
-
физические лица — застрахованные лица, самостоятельно уплачивающие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ;
-
государственные (муниципальные) учреждения;
-
налоговые органы.
Отметим, что страхователь представляет в составе ЕФС-1 сведения обо всех работающих у него лицах, включая лиц, заключивших договоры ГПХ, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе, в порядке и сроки, установленные Федеральным законом № 27-ФЗ.
Индивидуальные сведения представляются на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя, договоров и данных бухгалтерского учета.
Страхователь представляет также в составе ЕФС-1 сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах работодателя (в случае их уплаты) в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ и Федеральным законом № 27-ФЗ.
Застрахованные лица, самостоятельно уплачивающие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, вправе представить в СФР копию документа, подтверждающего уплату дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию за истекший квартал, с отметками кредитной организации об исполнении, подтверждающими уплату дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию, или направить такой документ в форме электронного документа (электронного образа документа) с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, доступ к которым не ограничен определенным кругом лиц, включая единый портал.
Индивидуальные сведения могут быть представлены страхователем в территориальный орган СФР:
-
на бумажном носителе (лично (его уполномоченным представителем) либо с использованием средств почтовой связи);
-
в форме электронного документа посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал и личный кабинет, с использованием электронной подписи в порядке, установленном законодательством РФ.
При представлении страхователем, являющимся юридическим лицом, индивидуальных сведений на бумажном носителе данные сведения заверяются подписью руководителя и печатью организации (при наличии печати).
Обращаем внимание, что датой представления индивидуальных сведений на бумажном носителе считается:
а) дата фактического представления в СФР — при представлении страхователем лично (его уполномоченным представителем);
б) дата отправки почтовым отправлением согласно почтовому штемпелю — при отправке по почте.
Датой представления персонифицированных сведений в электронной форме считается дата их отправки по ТКС в адрес территориального органа СФР, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом СФР.
Датой представления страхователем индивидуальных сведений через личный кабинет считается дата их регистрации, сформированная в личном кабинете.
При представлении сведений в электронной форме из СФР направляют страхователю подтверждение приема указанных сведений в форме электронного документа.
Представители СФР проверяют индивидуальные сведения и вносят их в индивидуальные лицевые счета застрахованных (зарегистрированных) лиц:
а) в течение трех рабочих дней со дня получения сведений, представленных страхователем;
б) в течение месяца со дня получения сведений, представленных налоговыми органами;
в) в течение трех месяцев со дня получения сведений, представленных страхователем в случае самостоятельной уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию;
г) в течение месяца со дня получения сведений, представленных страхователем в соответствии с подп. 3 п. 2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ;
д) до 1 марта года, следующего за истекшим календарным годом (сведения о физических лицах, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию).
Контроль за полнотой, достоверностью и своевременностью представления сведений
Такой контроль осуществляется представителями фонда в отношении каждого работающего у страхователя застрахованного лица.
При обнаружении в представленных сведениях ошибок и (или) их несоответствия сведениям, имеющимся в СФР, а также несоответствия их формам и форматам страхователю вручается уведомление об устранении в течение пяти рабочих дней имеющихся ошибок и несоответствий лично под расписку. Также уведомление может быть направлено по почте заказным письмом или передается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Уведомление должно содержать сведения об ошибках и (или) несоответствиях сведений индивидуальным сведениям, имеющимся у фонда, несоответствиях формам и форматам, установленным фондом (протокол проверки).
В случае направления уведомления по почте заказным письмом датой вручения этого уведомления считается шестой день, считая с даты отправления заказного письма.
Датой получения страхователем уведомления, направленного в электронном виде по ТКС, является дата, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом фонда.
Датой получения страхователем уведомления в электронном виде, переданного через личный кабинет, считается дата его размещения в личном кабинете.
Страхователь в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления о представлении соответствующих исправлений представляет в фонд уточненные индивидуальные сведения.
При обнаружении в представленных страхователем сведениях ошибок и (или) несоответствий, а также при выявлении недостоверности индивидуальных сведений, учтенных на индивидуальных лицевых счетах, по ликвидированному страхователю территориальный орган СФР по заявлению гражданина и на основании представленных им документов либо на основании документов, подтверждающих стаж застрахованного лица и находящихся в распоряжении фонда, принимает решение о дополнении (уточнении) лицевого счета в части сведений о стаже застрахованного лица и сообщает об этом застрахованному лицу в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня принятия указанного решения.
За непредставление в установленные сроки индивидуальных сведений о каждом застрахованном лице либо представление страхователем неполных и (или) недостоверных сведений о застрахованных лицах страхователь несет ответственность в соответствии со ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ.
Отметим, что работодатель при самостоятельном выявлении ошибок в ранее представленных персонифицированных сведениях до момента их обнаружения вправе представить в фонд уточненные (исправленные) сведения о данном зарегистрированном лице за отчетный период, в котором эти сведения уточняются. В таком случае финансовые санкции к страхователю не применяются.
За нарушение порядка и сроков представления сведений (документов) в органы СФР работодатель несет ответственность в соответствии с законодательством об административных правонарушениях.
В случае выявления в представленных налоговым органом индивидуальных сведениях ошибок и (или) противоречий, а также выявления их несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимся в фонде, такие сведения возвращаются в налоговые органы в течение пяти рабочих дней со дня их получения от ИФНС. Одновременно в налоговые органы направляется информация об ошибках (протокол ошибок), не позволяющих учесть индивидуальные сведения на индивидуальных лицевых счетах (п. 2 ст. 11.1 Федерального закона № 27-ФЗ).
Порядок хранения и уничтожения документов, содержащих персонифицированные сведения
Индивидуальный лицевой счет ведется в СФР в течение жизни зарегистрированного лица.
После смерти зарегистрированного лица сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете, хранятся в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел. Документы, представленные в СФР для целей индивидуального учета, хранятся в фонде в течение срока, установленного п. 4 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ.
Обращаем внимание, что уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета производится по истечении установленного срока их хранения в порядке, установленном п. 4 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ.