Документооборот стремительно перемещается в электронный вид. И это вполне понятно — ЭДО гораздо удобнее и быстрее. Государство и бизнес, понимая все преимущества такого документооборота, стараются максимизировать документы в электронном виде. Однако, несмотря на очевидные плюсы ЭДО, бумага все еще остается источником передачи информации для многих в B2B-сегменте. О том, как настроить систему, чтобы работать с электронными документами было легко, рассказывает Денис Разумов, руководитель проектов блока экономики и финансов АО «Первая грузовая компания».
Основную часть объема всего ЭДО занимают, конечно, первичные электронные документы. Однако все, о чем я расскажу, работает и для всех остальных документов: договоров, писем. Все, что не запрещено законом перевести в электронный вид и подписывать электронной подписью, — можно перевести.
Акционерное общество «Первая грузовая компания» (ПГК) — крупнейшая частная логистическая компания России. Средний ежемесячный объем только первичных финансовых документов, которые оформляет и получает компания, — более 200 тыс. И на текущий момент 85% этого объема — в электронном виде.
Что же мешает нашей компании перевести весь объем документооборота в электронный вид? В первую очередь нужно помнить, что обмен документами подразумевает участие двух сторон. Поэтому не все зависит от желания одной стороны. Когда у обеих сторон объем документов достаточно большой, то, казалось бы, они давно уже должны были перейти на ЭДО. Но в жизни это не всегда так.
Дело в том, что при большом объеме документов необходима система, чтобы управлять таким потоком. Представьте себе: вам на электронную почту каждый месяц приходит 200 тыс. писем, которые вам надо руками перенаправлять ответственным лицам. Даже звучит нереально. Кроме того, если бумажный документ — это информация, которая по умолчанию недоступна вашим внутренним системам, то электронный документ, особенно в формализованном виде, — в чистом виде информация. А это значит, что процесс распределения документов можно автоматизировать. И это звучит уже гораздо реальнее. Помним про то, что автоматизировать мы можем свою систему, а не систему оператора ЭДО. Поэтому нам для самостоятельного управления потоком входящих документов необходим программный продукт, который интегрируется с системой ЭДО и позволяет управлять документами по вашим правилам. Это может быть как решение от оператора, так и стороннее решение, которых сейчас достаточно много на нашем рынке. В ПГК пошли путем создания своего продукта, который через API работает с оператором ЭДО.
Особенности внутреннего и внешнего ЭДО
Как же в ПГК построена система управления документами и спокойно обрабатывается весь входящий поток? Мы используем различные атрибуты, а также их уникальные сочетания для распределения входящих потоков документов.
С исходящими документами построить маршрутизацию в своей системе — вполне выполнимая задача. Ведь документы формируются в системе и вы получаете возможность настройки и определения маршрута не только по атрибутам в документе, но и по любой другой информации, которая есть в вашей системе и может даже не попадать в сам документ. Например, определение согласующего можно настроить по привязке к договору. Или комплектность пакета документов, которая может зависеть от условий договора, — также настраивается в привязке к договору. Системе остается просто следовать настройкам.
А вот с входящим потоком все немного сложнее. Документы могут приходить как в формализованном, так и в неформализованном виде. Если формализованный документ еще позволяет вытянуть из него достаточно много информации, то неформализованный может совсем ее не содержать.
Отсканировали вам накладную и прислали файл изображения, подписанный квалифицированной электронной подписью. Это нормальный, юридически значимый документ. Но текст в нем необходимо распознать. И даже если это сделает система распознавания, это все же будет не та структурированная информация, на основании которой мы можем задавать четкие правила.
Но есть же комментарии, скажете вы. Да, нужную информацию можно договориться указывать там. Однако есть нюанс — роуминг. Если вы с отправителем работаете с разными операторами ЭДО, тогда комментарий может просто к вам не прийти. Внутри одного оператора это работает. А вот в роуминге — уже не на 100% это передается.
Организация входящего потока документов
Что же делать? Есть варианты, к которым мы пришли. Я сейчас перечислю все проверки, которые производит или могла бы делать наша система при первичном поступлении документа. Но все они работают при обязательном выполнении одного или двух условий: в нашей системе сделаны настройки маршрутизации и отправитель дополняет при отправке необходимые атрибуты. Все настройки у нас используются одновременно для всего пакета документов, если отправитель отправляет пакетом.
1. В одно подразделение — самое простое решение, но абсолютно ни один документ автоматически не поступит ответственному. Только ручное перенаправление. В ПГК используется для документов, которые не подошли ни по одному из параметров. Это подразделение маршрутизации. Работает для всех видов документов.
2. По партнеру — от одного и того же отправителя все документы всегда направляются одним и тем же ответственным. Отлично работает в случаях, когда документы от отправителя отрабатываются всегда одним и тем же ответственным. Работает для всех видов документов.
3. Правило оператора ЭДО. Если ваш оператор позволяет настроить маршруты внутри своего сервиса, можно использовать этот вариант для различных случаев. Все настройки зависят от оператора ЭДО, что он реализовал в своей системе.
4. По партнеру и КПП, указанному в УПД. В случае необходимости маршрутизации по филиальной сети это возможность автоматически направить ответственному на филиале. Для случаев централизованных договоров. Работает только для УПД.
5. По партнеру и юридическому номеру договора, указанному под тегом «Документ основание». Если контрагент заполняет этот тег в УПД, то этот атрибут очень точно определяет маршрут. Как правило, разные подразделения заключают разные договоры. Работает только для УПД.
6. По партнеру+договору+КПП покупателя производится маршрутизация, когда происходит ситуация поставки по централизованному договору на различные филиалы. Соответственно, необходимо правильно определить получателя услуг и ТМЦ на своей стороне. Работает только для УПД.
7. По комментарию у нас настроена маршрутизация в тех случаях, когда мы договорились с отправителем документа об использовании специальных кодов. То есть у нас есть свой справочник кодов, в соответствии с которым определяется подразделение-получатель. Коды передаются контрагенту, если он готов их указывать. Система просто направляет полученный пакет, исходя из полученного кода. К сожалению, комментарий чаще всего не передается через роуминг. Работает для всех видов документов.
8. По названию файла. Это более универсальный способ, по сравнению с указанным выше, в п. 7. Тот же самый справочник кодов отправитель может использовать, изменяя имя файла перед отправкой. В начало имени файла добавляется код подразделения-получателя. В отличие от комментария имя файла передается и через роуминг. Кроме того, этот способ может использоваться и для более сложных случаев, когда в имени файла указывается по определенному стандарту не только код подразделения получателя, но и вид документа, его дата и сумма, и даже код номенклатуры услуги или ТМЦ. Например, если использовать формат названия файла типа R_Т_A_О_GGGGMMDD_N, где каждый знак обозначает значение из стандартного справочника, это позволит автоматически обрабатывать даже неформализованные документы. К сожалению, такого стандарта пока нет, а если работать по разным правилам для разных организаций, очень тяжело будет поддерживать технически такой вариант. Данная настройка работает для всех видов документов.
9. По партнеру и содержанию тега УПД. Данная настройка позволяет для каждого партнера-отправителя настроить маршрутизацию по тем значениям, которые он заполняет в УПД. Например, если в поле «Наименование товаров, работ и услуг» содержится слово «аренда», то документ можно настроить на маршрут в административно-хозяйственное управление. А если этот же контрагент по тому же договору еще и предоставляет услуги связи, то по содержанию слова «связи» в наименовании услуги пакет автоматически направится на подразделение ИТ, ответственное за прием этой услуги.
Конечно, вышеперечисленные варианты настройки системы для управления потоком входящего ЭДО — это не конечный список. Наверняка существуют и другие способы. Но в нашем случае почти 100% всех входящих документов эти настройки позволяют правильно маршрутизировать. Для не попадающих под наши правила документов у нас есть ручной разбор.
Важные моменты при работе с партнерами
Наверняка вы заметили, как много настроек зависит от работы с партнером. Многие настройки работают только тогда, когда контрагент на своей стороне заполняет определенные поля. Понимание того факта, что в ЭДО мы переходим не для работы в одностороннем порядке, должно приводить нас и к взаимному пониманию встречных требований ваших покупателей к составлению ваших документов.
То есть для ЭДО это нормальность, которую просто принимаем за должное. Они, так же как и вы, пытаются упорядочить свой входящий поток электронных документов. Поэтому ваша система должна быть готова к тому, чтобы быстро реализовать требования от ваших покупателей. Это сложно, а порой невозможно. В том числе и из-за достаточно сложных требований, которые в порыве страсти реализовало ИТ на другой стороне.
К примеру, они решили реализовать свой, абсолютно новый формат документа. И просят вас, как своих поставщиков, реализовать в вашей системе этот формат, чтобы самим получать документ, который они же и придумали. То есть их цель — полностью автоматизировать свою работу с документом. В таких ситуациях сложно ожидать, что вы бросите все силы на доработку своей системы. Но если требования достаточно простые, то и выполнить их гораздо проще.
Мы в ПГК решили в своей деятельности отталкиваться от стандартного формата электронного счета-фактуры или УПД. Этот формат, в силу обязательности применения, поддерживается всеми информационными системами. Добавить в него информацию намного проще, чем разрабатывать новый формат. Уверен, в ближайшие годы в наших самых распространенных учетных системах появятся простые инструменты, позволяющие в несколько кликов добавлять дополнительную информацию в формируемые этими системами электронные документы.
Вполне вероятно, что в ближайшей перспективе сформируются и негласные правила, какие поля и теги какими идентифицирующими данными заполнять, чтобы это было удобно всем сторонам обмена электронными документами. Несмотря на то что история электронного документооборота в РФ насчитывает уже более 10 лет, массовое распространение применения ЭДО началось только в последние годы. С этим и связаны все те сложности, которые возникают сейчас у всех компаний, переводящих в ЭДО все большую часть своего документооборота. Все эти сложности понятны и решаемы.
Желаем всем компаниям, которые стоят в начале тернистого пути перехода на ЭДО или столкнулись с вопросом, что же делать с все возрастающим потоком электронных документов, найти эффективные решения, позволяющие на 100% использовать заложенный в электронный документ потенциал!