Оптимизация финансовых расчетов в сфере закупок: алгоритмы, формулы, программы

Российские бизнесмены часто недооценивают процесс закупок. Из-за этого компании привлекают недобросовестных поставщиков и в дальнейшем теряют деньги и время. Как эффективно выстроить процесс закупок, рассказывает Елена Пивоварова, финансовый аналитик, член Вольного экономического общества России, эксперт в области управления закупками.

С помощью закупок создается материально-техническая база компании. Если закупочная деятельность ведется грамотно, она положительно влияет на цену конечного продукта. В крупном бизнесе обычно сформирован отдел закупок, небольшие компании держат у себя одного-двух специалистов, которые занимаются закупками.

Рассмотрим закупки на примере производственной компании. Чтобы изготовить конечный продукт, нужно наладить бесперебойное поступление необходимого сырья и оборудования. Поэтому с самого начала важно выработать стратегию, по которой будут вестись закупки. Это позволит компании повысить конкурентоспособность и минимизировать издержки. Сотрудники, занимающиеся закупками, следят за рынком, выбирают поставщиков и контролируют запасы товаров компании. Но как это происходит на практике?

Как организовать процесс закупок:

1. Определяем требования к закупаемым позициям (услуги и товары).

2. Анализируем запасы.

3. Находим поставщиков и выбираем подходящего вам.

4. Готовим, размещаем и контролируем заказ.

5. Получаем товар и осматриваем его на предмет брака и несоответствия.

6. Оформляем необходимые документы.

Сначала кажется, что нет ничего сложного. Но все эти этапы вовлекают много исполнителей: различные отделы компании от производственного до логистического, связь с поставщиками и т.д. Если ошибется хотя бы один, то организацию ждут не только финансовые, но и репутационные потери. Поэтому важно следовать нескольким правилам, чтобы процесс закупок был оптимизированным.

Закупочная деятельность должна быть регламентирована и систематизирована. Описать ее можно в «Положении о закупках», в котором указать понятные и прозрачные алгоритмы, принципы выбора поставщиков, проверки контрагентов и т.д. Надо определить, как проверять потребность в закупке: сроки, наличие, необходимость. Проверка начальной цены должна проводиться независимыми контроллерами, а не теми, кто инициировал ее расчет. Также важно установить четкий порядок отбора поставщиков, который включает проверку должной осмотрительности и оценку способности поставщика выполнить свои обязательства.

Запасы необходимо пополнять регулярно. Для этого следует рассчитать точку заказа, чтобы понимать необходимый минимум товаров, при котором уже нужно делать заказ. Так вы будете знать, в какой срок заказывать следующую партию товаров.

С поставщиками надо выстраивать партнерские отношения. Это залог эффективных закупок и правильной логистики. Важно выработать стратегию общения и двигаться в сторону здоровых парт­нерских отношений, что поможет получать максимально выгодные условия при закупках. Недобросовестные поставщики могут поставить вас в неудобную ситуацию, навязав невыгодные условия. Взаимодействуйте с поставщиками, выстраивайте отношения, чтобы у вас была возможность обсуждать условия контрактов, сравнивать цены и условия поставки, получать информацию о новых продуктах и услугах.

Семь шагов к созданию эффективной системы управления закупками

Эффективная система управления закупками играет важную роль в успехе любого предприятия. Она позволяет управлять снабжением, снижать издержки, улучшать качество продукции и услуг, а также обеспечивать соблюдение законодательства и требований безопасности. Вот семиступенчатая модель, которая поможет вам эффективно управлять закупками.

1-й шаг

Систематизируем все, что собираемся закупать, учитывая влияние на бюджет. Выделяем из всех запланированных закупок те позиции, которые превышают 5% от общей суммы расходов. В дальнейшем по ним необходимо проанализировать рынок на предмет предложений.

2-й шаг

Важные товары должны регламентироваться — нужно создать регламент, по которому они будут закупаться. Это может быть выбор единственного поставщика, проведение конкурса или аукциона. Используя конкурсные технологии, сбиваем ценовые ожидания, которые могут возникнуть при отсутствии конкуренции или при закупке товаров у единственного поставщика. Это позволяет нам получать наилучшие условия за счет разнообразия предложений и стимуляции конкуренции.

3-й шаг

Создаем систему непрерывного и автономного мониторинга цен и поставщиков. При помощи специализированных ресурсов, например, Единой информационной системы в сфере закупок, можно проверить поставщика и его компанию в реестрах недобросовестных поставщиков и подрядчиков, изучить актуальный каталог товаров, работ и услуг и т.д. Это позволяет снабженцам получать актуальную информацию и обеспечивает объективную и независимую оценку стоимости закупочных товаров. Благодаря прозрачности и доступности информации можно снизить затраты, исключив предпочтения и субъективные решения со стороны сотрудников снабжения при выборе поставщиков.

4-й шаг

Поддерживаем конкуренцию между потенциальными поставщиками — это приоритет, и для его реализации обес­печиваем равные условия и возможности для всех участников, чтобы они могли предложить наилучшие условия; размещаем закупочную страницу на веб-сайте, где потенциальные партнеры могут представить свои коммерческие предложения в электронном формате. Кроме того, используем интернет-ресурсы и площадки для закупок, чтобы расширить круг потенциальных поставщиков и поддержать конкуренцию. Открытая конкуренция между поставщиками создает благоприятные условия для снижения цен на товары. Благодаря проведению конкурентных государственных закупок мы можем достичь снижения цен на 30—40%.

5-й шаг

С проверенными, постоянными поставщиками выстраиваем партнерские отношения и создаем имидж компании — надежного и платежеспособного заказчика с хорошим послужным списком. Стремимся быть теми, на кого можно положиться. Это позволит не только обеспечить доставку качественных товаров и услуг по оптимальным ценам, но и транслировать ценности и вызывать нужные ассоциации у ваших клиентов.

6-й шаг

Регулярно анализируем и обновляем процедуру закупок, чтобы обеспечить эффективное взаимодействие между различными подразделениями компании. Изучаем каждый этап процесса, начиная от планирования закупок и заканчивая исполнением и отслеживанием заявок. В больших и средних компаниях такой процесс обычно подробно регулируется положениями и регламентами. Они не только фиксируют порядок и способы осуществления закупок, но и определяют роли и обязанности каждого участника процесса.

7-й шаг

Внедряем современные информационные технологии и стремимся автоматизировать процесс закупок для увеличения экономической эффективности. Это поможет сэкономить на расходах и ускорить оформление заказов, упростит контроль и бухгалтерский учет при получении товаров. Автоматизация позволяет упростить и ускорить процесс закупок и оформления документов, в то время как ручной учет может привести к потере документации, неконтролируемым расходам и ошибкам в процессе закупок. Использование формул и программ помогает оптимизировать финансовые расчеты, проводить анализ и оценивать характеристики товаров, чтобы избежать покупки низкокачественных материалов, которые могут привести к убыткам и снижению качества продукции.

Методика расчетов в сфере закупок

Для сокращения времени на расчеты, проверку документации и отчетность не обязательно использовать сложные программные решения, небольшим организациям достаточно специально разработанных электронных таблиц с формулами, например, Excel, которые помогут быстро собрать нужную информацию. Рассмотрим более подробно одну из таких авторских наработок. В частности, для обоснования цены закупаемых товаров следует произвести расчет начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) по каждой позиции. Это один из важных критериев, используемых при выборе поставщика, который определяет предельное значение цены, которую можно предложить, — меньше можно, больше нельзя. Рассчитывается этот показатель по формуле:

НМЦК^рын = v / n × ∑ⁿ_i=1 ц_i, где

v — количество (объем) закупаемого товара (работы, услуги);

n — количество значений, используемых в расчете;

i — номер источника ценовой информации;

ц_i — цена единицы.

Чтобы автоматизировать расчет этого показателя, создаем таблицу (см. таблицу), куда будем вносить данные стоимости за единицу из коммерческих предложений от поставщиков, а программа автоматически выдаст вам нужные показатели.

После того как внесли наименование предмета закупки, количество и стоимость за единицу, можно увидеть итоговую сумму КП по каждому поставщику (столбец K, L, M). По каждой позиции уже автоматически рассчитывается средняя арифметическая цена за единицу (столбец G), среднее квадратическое отклонение (столбец H), коэффициент вариации цен (столбец I). Для удобства можно воспользоваться встроенными формулами, например, среднеквадратичного отклонения.

Если разброс цен у поставщиков большой, значение коэффициента вариации (КВ) будет больше 33% и из таблицы это будет видно. Это значит, что предложения неоднородны и нужно внести корректировки — собрать дополнительные данные от поставщиков и произвести расчеты еще раз. Для наглядности можно настроить таблицу таким образом, чтобы критическое значение автоматически выделялось цветом.

Таким образом, ориентируясь на показатель начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК), в нашем примере мы выбираем Поставщика № 1.

Финальный расчет цены контракта можно вынести на отдельный лист таблицы, где автоматически отразятся все итоговые данные: итоговая средняя арифметическая цена, среднее квадратическое отклонение и коэффициент вариации. Эти данные потребуются для подготовки документации на закупку и автоматический расчет сильно облегчит труд закупщика.

Что еще можно автоматизировать?

Сегодня все госзакупщики работают в программе «Электронный бюджет», где можно отслеживать информацию о закупках. Пользоваться ею обязаны:

• органы местного самоуправления и государственной власти;

• участники бюджетного процесса, финансируемые госбюджетом;

• государственные внебюджетные фонды;

• организации, ведущие закупочную деятельность по Закону № 223-ФЗ.

Это, безусловно, удобно, однако для анализа информации и автоматизированного свода итоговых данных по финансовым годам закупок, по статьям, по кодам видов расходов (КВР) рекомендуем использовать вспомогательные таблицы, значительно упрощающие жизнь специалисту по закупкам. У грамотных закупщиков, как правило, есть свои наработки по таблицам, которые учитывают специфику товаров и необходимые аспекты закупочной деятельности организации. Мы используем единую таблицу, в которой можно делать свод, расчет, подсчет данных по закупкам и отслеживать остатки. Например, может получиться так, что в процессе внесения закупок выявится недостаточность финансов. А в таблице это видно сразу после внесения данных. Это значительно сокращает количество ошибок и трудозатраты сотрудников отдела закупок.

Таблица расчета начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) по трем условным поставщикам

КП № 1 — Поставщик № 1, КП № 2 — Поставщик № 2, КП № 3 — Поставщик № 3