Новый порядок обмена электронными документами между Социальным фондом РФ (далее — СФР) и работодателями начал действовать с 20 октября 2023 г. Порядок направления и представления документов по требованию СФР в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) утвержден приказом СФР от 30.05.2023 № 931 (далее — порядок). Приказ зарегистрирован в Минюсте РФ 6 октября 2023 г., регистрационный № 75499. Разберем указанные обновленные правила.
Обращаем внимание, что действующий ранее порядок обмена документами по интернету утвержден приказом ФСС от 27.12.2021 № 595. Напомним, что с 2023 г. Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединились в одну структуру. В связи с этим стал действовать объединенный Социальный фонд России (СФР). Соответственно, потребовалось внести в правила обмена электронными документами изменения и корректировки.
Отметим, что указанный порядок и условия определяют правила организации электронного взаимодействия территориальных органов СФР и страхователей по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Правила распространяются на документы, которые представляют работодатели по требованиям территориальных органов СФР при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых Федеральным законом от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Федеральный закон № 125-ФЗ).
К таким документам относятся:
-
требование об уплате недоимки по страховым взносам, пеней и штрафов (п. 7 ст. 26.9 Федерального закона № 125-ФЗ);
-
решение о взыскании страховых взносов (п. 14 ст. 26.6 Федерального закона № 125-ФЗ);
-
требование о представлении документов (п. 3 ст. 26.18 Федерального закона № 125-ФЗ);
-
акт проверки (п. 4 ст. 26.19 Федерального закона № 125-ФЗ);
-
решение о привлечении к ответственности за совершение правонарушения (п. 13 ст. 26.20 Федерального закона № 125-ФЗ);
-
решение об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения (п. 13 ст. 26.20 Федерального закона № 125-ФЗ);
-
решение о возмещении излишне понесенных расходов (п. 13 ст. 26.20 Федерального закона № 125-ФЗ и ч. 6 ст. 4.7 Федерального закона № 255-ФЗ);
-
требование о возмещении излишне понесенных расходов (п. 14.5 ст. 26.20 Федерального закона № 125-ФЗ и ч. 11 ст. 4.7 Федерального закона № 255-ФЗ).
Перечень документов установлен подп. 1.1 и 1.2 п. 1 порядка, утвержденного приказом СФР от 30.05.2023 № 931.
В процессе электронного взаимодействия при направлении и представлении перечисленных документов используются такие электронные документы как:
-
квитанция подтверждения даты направления территориальным органом СФР документов, в которой указываются дата и время ее направления, а также идентификатор отправки;
-
квитанция подтверждения даты получения страхователем документов, в которой указываются дата и время ее получения, перечень полученных документов и наименование или фамилия, имя, отчество (при наличии) страхователя;
-
квитанция подтверждения даты направления страхователем документов, в которой указываются дата и время направления, а также идентификатор отправки;
-
уведомление о приеме территориальным органом СФР документов, в котором указываются дата и время приема документов, перечень принятых документов и наименование или фамилия, имя, отчество (при наличии) страхователя (далее — уведомление о приеме документов);
-
уведомление об отказе в приеме документов, в котором указываются дата и время отказа в приеме документов, перечень непринятых документов, причина отказа в приеме документов, а также наименование или фамилия, имя, отчество (при наличии) страхователя (далее — уведомление об отказе в приеме документов).
Направление и представление документов, предусмотренных подп 1.1 и 1.2 п. 1 порядка, допускается при обязательном использовании средств электронной подписи в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и осуществляется в зашифрованном виде.
При направлении или представлении документов в СФР через оператора электронного документооборота (ЭДО) обязанность страхователя, в отношении которого Федеральным законом от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» предусмотрена обязанность представлять сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в электронной форме, считается исполненной при наличии у него договора с оператором ЭДО на оказание услуг. При этом для СФР нужно указать и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи представителя страхователя.
Обращаем внимание, что документы, предусмотренные подп. 1.1 п. 1 порядка, подписанные УКЭП фонда, признаются равнозначными документам, составленным на бумажном носителе и подписанным собственноручной подписью должностного лица территориального органа СФР. Отметим, что датой направления страхователю документов по ТКС считается дата, зафиксированная в квитанции подтверждения даты направления территориальным органом фонда соответствующих документов.
Например, при получении от страхователя документов, предусмотренных подп. 2 п. 1 порядка, в электронном виде и отсутствии оснований для отказа в их приеме территориальный орган фонда формирует уведомление о приеме документов, подписывает его КЭП и направляет страхователю. Фонд направляет страхователю уведомление о приеме документов не позднее одного рабочего дня, следующего за днем отправки страхователем документов в электронном виде.
При наличии оснований для отказа в приеме документов фонд формирует уведомление об отказе в приеме документов, подписывает его УКЭП и направляет страхователю.
Основаниями для отказа в приеме документов являются:
1) ошибочное направление территориальному органу фонда;
2) отсутствие (несоответствие) УКЭП страхователя;
3) несоответствие запросу территориального органа фонда.