Внутренний аудит: как создать удобный для анализа формат отчетов

Эффективность работы службы внутреннего аудита напрямую зависит от того, насколько удобны будут отчеты по итогам аудита для восприятия. Представленная руководству информация должна быть правильно структурирована и содержать все необходимые детали. О том, как создать удобный для анализа формат отчетов, рассказывает Ольга Баранова, начальник Управления методологии внутреннего аудита ООО «ЛокоТех». С этой темой она выступала на конференции «Внутренний контроль и внутренний аудит как инструменты повышения эффективности бизнеса», организованной группой «Просперити Медиа» и порталом CFO-Russia.ru при информационной поддержке газеты «Экономика и жизнь».

Аудиторский отчет — это документ, в котором отражаются результаты внутреннего аудита (далее — ВА) и рекомендации руководителям всех уровней. Требования к нему известны: аудиторский отчет должен быть тщательно подготовлен, понятен, содержать структурированно изложенную информацию, а его краткость не должна наносить ущерб полноте представленной информации.

Балансируя между этими требованиями, внутренние аудиторы зачастую приносят некоторые из них в жертву, и обычно начинают с краткости. Аудиторские отчеты — это творческий результат описания всех подробностей и нюансов проверки. Обычно они настолько объемны за счет желания показать пользователю всю информацию в деталях, что не каждый ответственный руководитель может дочитать их до конца.

В этой ситуации лучше начать с изменения формата. Не стоит отказываться от комплексного отчета в формате Word, но также следует рассмотреть возможности наглядной визуализации найденных недостатков, лучших практик, сделанных выводов и рекомендаций в формате презентации. Такой формат позволяет ясно и конкретно отобразить ключевые результаты внутреннего аудита в виде комбинации текста и иллюстративных материалов.

Для того, чтобы избежать излишнего творчества в подготовке презентаций, следует разработать инструкции по написанию и оформлению презентаций. На практике при подготовке таких инструкций используется ряд положений Концептуальных основ финансовой отчетности (далее — КФО), Международных стандартов внутреннего аудита (Global Internal Audit Standards, далее — GIAS), Международных стандартов бизнес-коммуникации (International Business Communication Standards, далее — IBCS), в которых описаны требования к эффективному информационному взаимодействию. Рассмотрим их более подробно.

Концептуальные основы финансовой отчетности

В КФО полезность информации является ключевой ее характеристикой. Полезность — это степень удовлетворения пользователя, получаемого от потребления какого-либо блага. Пользователями отчета внутреннего аудита являются топ-менеджеры, для которых полезность определяется своевременностью передачи и краткостью и четкостью сделанных рекомендаций, выполняя которые они будут повышать эффективность существующих операционных процессов, системы корпоративного управления, достоверность и прозрачность финансовой отчетности и, как следствие, повысят ценность компании на рынке.

Заявленные для финансовой отчетности принципы достижения полезности можно отнести и к аудиторскому отчету, а именно:

• полезность информации базируется на таких основных характеристиках, как уместность и правдивое представление;

• полезность информации повышается, если эта информация сопоставима, поддается проверке, своевременна и понятна.

Данные принципы также соответствуют требованиям стандарта GIAS 11.2 «Эффективная коммуникация (Effective communication)», который говорит: «Руководитель ВА должен установить и использовать методологию, которая способствует точной, объективной, понятной, краткой, конструктивной, полной и своевременной коммуникации ВА». Согласно принципу 11, к которому относится данный стандарт, коммуникация, то есть информационное взаимодействие, подразумевается с ключевыми заинтересованными сторонами (stakeholders), к которым, включая, но не ограничиваясь, относят членов совета директоров, высший и операционный менеджмент, регулирующие органы и пр.

Международные стандарты бизнес-коммуникации

Основные принципы IBCS сформулированы в виде глаголов повелительного наклонения, первые буквы которых образуют аббревиатуру SUCCESS (на английском языке «успех»). В отсутствие официального перевода данных стандартов принципы, сформулированные ниже, являются авторским переводом.

• Say. Передавай сообщение¹.

— Если в отчете нет сообщения, то это просто собранные в одном месте данные.

— Обязательно нужны вводные данные в совокупности с надлежащими достаточными доказательствами.

• Unify. Используй единые смысловые обозначения.

— Категории, которые обозначают одно и то же, должны выглядеть одинаково. Например, терминология, единицы измерения, выделения объектов и пр.

• Condense. «Уплотняй» информацию.

— Информация должна умещаться в документе объемом в одну страницу.

— Рациональное использование пространства.

— Небольшие, но узнаваемые объекты.

• Check. Проверь корректность информации.

— Представление информации должно быть правдивым и понятным.

— Следует избегать манипуляций с единицами измерения, а также использовать вводящие в заблуждение утверждения и иллюстрации.

• Express. Выбирай подходящие иллюстрации.

— Такие объекты, как диаграммы, таблицы, рисунки, должны соответствовать вкладываемому в отчет сообщению.

• Simplify. Будь лаконичней.

— Не следует использовать сложные, избыточные, отвлекающие, декоративные компоненты в отчете.

• Structure. Упорядочьте структуру.

— В отчете должна прослеживаться логическая структура.

— Информация должна быть сопоставима между собой без повторных элементов.

Международные стандарты внутреннего аудита

Составление понятного и информативного аудиторского отчета также регулируется требованиями Международных стандартов внутреннего аудита. В структуре обновленных GIAS (вступают в действие с 1 января 2025 г.) выделяют несколько групп принципов, регулирующих деятельность внутреннего аудитора. Среди них принципы 11 и 15 относятся к эффективному информационному взаимодействию, в том числе посредством отчета.

В принципе 11 «Взаимодействуй эффективно (Communicate effectively)» следует выделить следующие стандарты:

• Стандарт 11.1 «Выстраивание отношений и информационное взаимодействие с заинтересованными сторонами (Building relationships and communicating with stakeholders)».

• Стандарт 11.2 «Эффективная коммуникация (Effective communication)».

• Стандарт 11.3 «Сообщение результатов (Communicating results)».

Эффективным можно считать такое взаимодействие, которое способствует установлению с заинтересованными пользователями, включая членов советов директоров, акционеров, отношений, основанных на доверии и признании ценности внутреннего аудита.

В Стандарте 11.1 сделан акцент на понимание внутренними аудиторами рисков компании, приоритетов развития и возможностей гибкого реагирования на изменения в бизнес-среде. Необходимость постоянной актуализации своих знаний в этой области объясняется потребностью менеджмента в получении своевременных и соответствующих текущим реалиям рекомендаций от внутренних аудиторов, которые являются неотъемлемой частью аудиторского отчета.

Стандарт 11.2 касается требований непосредственно к форме и формату представления данных, описывает те характеристики информационного взаимодействия, к которым должен стремиться внутренний аудитор как в устной, так и в письменной коммуникации.

Стандарт 11.3 фокусируется на корректном сообщении результатов внутреннего аудита для разных уровней менеджмента и касается таких областей, как:

• Выводы по конкретному внутреннему аудиту. Обычно отчет с результатами единичного внутреннего аудита предоставляется непосредственно заказчику проверки и ее участникам.

• Комплексные выводы. Результаты единичных проверок, рассмотренные в совокупности, могут указывать на наличие системных недостатков, требующих устранения. Для такой категории выводов руководитель функции внутреннего аудита должен составить отдельный отчет, получателями которого могут быть как топ-менеджеры, так и члены совета директоров.

• Выводы на уровне бизнес-единицы и организации. От руководителя функции ВА по запросу менеджмента и Акционеров может потребоваться независимое мнение по широкому спектру вопросов оценки эффективности риск-менеджмента, корпоративного управления и т.д., что требует знаний отраслевой специфики и понимания глубинных причин запроса. Для данной категории выводов необходимо четко сформулированное задание, а также описание критериев, в соответствии с которыми проводилась оценка эффективности на уровне бизнес-единицы.

Если стандарты, относящиеся к принципу 11, представляют собой общие требования к работе внутреннего аудитора в части как устной, так и письменной коммуникации, к которой относится и аудиторский отчет, и могут быть использованы при подготовке отчета как руководство или общие указания, то стандарты принципа 15 напрямую связаны с представлением информации непосредственно в аудиторском отчете.

В принципе 15 «Сообщай результаты задания и проводи мониторинг планов корректирующих мероприятий (Communicate engagement results and monitor action plans)»:

• Стандарт 15.1 «Итоговое информационное взаимодействие по заданию (Final engagement communication)».

• Стандарт 15.2 «Подтверждение исполнения рекомендаций или планов корректирующих мероприятий (Confirming the implementation of recommendations or action plans)».

Согласно Стандарту 15.1 различные варианты представления итоговой информации могут быть сформированы (формат, содержание, уровень детализации) для удовлетворения конкретных запросов пользователей, в зависимости от уровня их знаний об объекте аудита, от того, как результаты и выводы могут на них повлиять, а также от того, как они планируют использовать информацию.

Следовательно, для разных пользователей внутренний аудитор может составлять разные форматы аудиторских отчетов, для которых будут использованы одни и те же данные, но представленные в формате, необходимом пользователю, начиная с детального текстового отчета и заканчивая презентацией или краткой аналитической запиской.

Независимо от выбранного формата следует разрабатывать шаблоны, которые облегчают и ускоряют написание отчета. При разработке шаблонов следует учитывать внутрикорпоративные требования по оформлению документации и бренд-бук компании.

Таким образом, стандарты задают требования по содержанию, которое должно включать обязательные элементы, например выводы и рекомендации, но может быть дополнено и другой информацией, которая, по мнению внутреннего аудита, может оказаться полезной пользователю. Пример содержания отчета ВА представлен в таблице 1.

В отчете в обязательном порядке должна содержаться информация касательно целей и задач аудита, выводов и сделанных рекомендаций, которые впоследствии могут лечь в основу плана корректирующих мероприятий.

Однако, как видно в таблице 1, в состав содержания включена и другая информация, например, используемая терминология, области аудита (то есть объекты проверки), подходы к осуществлению выборки. Эта информация позволит конечному пользователю лучше понимать сделанные выводы.

В разделе с областями аудита также могут быть описаны конкретные критерии проверки, то есть ответ на вопрос «Что именно проверяет аудитор в данной области?». (см. табл. 2).

При этом каждому критерию должно быть дано четкое определение в разделе 1 отчета.

При условии регулярного использования шаблоны повышают удобство восприятия информации и формируют определенные ожидания качества у пользователей.

Риск шаблонного мышления среди внутренних аудиторов при формировании выводов с использованием заданных форматов отчета существует, однако его вероятность оценивается как низкая, потому что использование шаблона отчета задает требования к оформлению и содержанию, но не предлагает набор шаблонных описаний выявленных недостатков, так как для каждого конкретного аудита их причины (риск-факторы) и результаты складываются в уникальный недостаток и эффект от его влияния.

Таким образом, для написания удобного и понятного аудиторского отчета не стоит ограничиваться требованиями исключительно стандартов внутреннего аудита, но также не стоит творчески расписывать каждую деталь. Для того чтобы сделать отчет полезным, лучше следовать комбинации требований, описанных выше. При таком подходе синергетический эффект от их применения позволит:

• с одной стороны, установить доверительные отношения с заинтересованными сторонами (stakeholders), которые оценят качество изложения в отчете и ценность сделанных рекомендаций;

• с другой — повысить полезность и ценность информации в отчете для принятия управленческих решений.

---

1 Под сообщением следует понимать смысловое послание, которое следует донести до читателя.

 

Примерный перечень разделов отчета внутреннего аудита (таблица 1)

1.	Термины, сокращения, определения	3
2.	Общие выводы внутреннего аудита	3
2.1.	Введение	3
2.2.	Цели и задачи аудита	3
2.3.	Область аудита	3
2.4.	Выборка и покрытие аудита	4
2.5.	Выводы аудита	4
3	Наблюдения и рекомендации аудита	5

 

Критерии проверки (таблица 2)

 

---

К сведению

Аудиту не хватает кадров

Кадровую проблему в аудите эксперты обсудили на очередном заседании Подкомитета по аудиторской деятельности Комитета РСПП по финансовой политике.

Ирина Мамина, управляющий партнер ГК «Партнерство Маминой» назвала статистику безжалостной. Если в 2021 г. в России насчитывалось 17 тыс. аудиторов, то в 2023 г. — уже 15,5 тыс. аудиторов. При этом число новых аудиторов, сдавших экзамены в прошлом году, составило всего 51 человек. Аудиторы уходят: в реальный сектор (выше доходы бизнеса и ЗП работников), на пенсию. Поэтому даже при сокращении рынка нужен рост количества молодых аудиторов, полагают специалисты.

Многие выступающие отмечали падение престижа профессии аудитора, которая раньше была в авангарде финансовых профессий. И. Мамина сделала в том числе акцент на падении на Урале интереса студентов и их родителей к профессии аудитора. Это привело к закрытию многих направлений бухгалтерского учета, аудита и налоговой отчетности в Уральских вузах (в 2024 г. такие направления остались только в трех вузах г. Екатеринбурга из 29).

Андрей Лисицын, управляющий директор Управления финансовой политики и финансовых рынков РСПП, в своем выступлении подчеркнул, что в условиях происходящих структурных изменений в экономике России и мира особое значение имеет тема кадров в аудите как инструменте подтверждения финансовой и нефинансовой отчетности, то есть повышения доверия в экономике. «Развитие кадрового потенциала аудита в значительной степени связано с обострившейся конкуренцией за кадры и, соответственно, общими задачами отрасли, в частности, по стандартизации и гармонизации подходов к аудиту с дружественными странами, продвижению лучших российских практик, развитию цифровизации функций в аудите, в том числе в части применения средств работы с большими данными, искусственным интеллектом», — отметил он.

Эксперт считает, что это, с одной стороны, может повысить качество и привлекательность стандартов российского аудита внутри страны и на международной арене, с другой — привлечь в отрасль новые квалифицированные кадры со специальной компетенцией.