Государство давно взяло курс на цифровую трансформацию, которая включает в себя в том числе переход на электронный документооборот. Почему компании продолжают сохранять бумажные архивы и с какими проблемами сталкивается бизнес, рассказывает Марина Любимова, директор по развитию решения для перехода в режим налогового мониторинга НОТА ВИЗОР.
Трансформация в цифру
Главная задача цифровой трансформации документооборота — избавиться от классических бумажных носителей. Множество государственных сервисов, которые десятилетиями использовали бумажные документы, уже переведены в электронный формат: например, выдача больничного, оформление паспорта или взаимодействие с налоговыми органами.
Важным шагом для государства стало внедрение в 2021 году электронных трудовых книжек. Законопроект обсуждался несколько лет, и только после интеграции баз данных ПФР и ФСС и настройки процессов услуга стала общедоступной. Сейчас каждый гражданин на «Госуслугах» может запросить данные о трудовом стаже, подтвердить факт и сроки работы в организациях в несколько кликов.
Чтобы оформить ежемесячное пособие на детей, субсидию на оплату ЖКУ или прикрепиться к поликлинике в Москве, теперь не нужно тратить время на сбор справок и выписок. Достаточно заполнить электронное заявление на портале «Госуслуг», и госорганы самостоятельно запросят необходимые сведения через систему межведомственного электронного взаимодействия. По данным ДИП Москвы, в 2023 году цифровые услуги и сервисы столицы избавили горожан от необходимости предоставлять в ведомства для получения госуслуг более 275 млн. бумажных документов.
Одним из стимулов для автоматизации бизнес-процессов является налоговый мониторинг. ФНС России разрабатывает новые подходы к цифровизации контроля и электронному обмену документами. В 2024 году налоговый мониторинг будет проводиться в отношении 569 компаний из 20 отраслей экономики, сообщили в ФНС. В числе новичков — 128 организаций (прирост на 25%). При этом всё больше компаний предпочитают взаимодействовать с ФНС через витрину данных, а не через предоставление ей удаленного доступа к учетной системе. Словом, ключевые сервисы для населения и бизнеса уже существуют в цифровом виде, а услуги становятся всё быстрее, удобнее и доступнее.
Почему же сохраняется бумажный документооборот
В 2024 году ФНС РФ утвердил новые форматы универсального передаточного документа и счета-фактуры, подразумевающие специальный код, который составляется при внутреннем перемещении имущества. Эта мера позволит бизнесу автоматизировать внешний и внутренний процессы работы с документами. При этом налогоплательщики до 1 апреля 2025 года смогут продолжить создавать, подписывать и обмениваться электронными счетами-фактурами по формату, который применялся ранее.
Кроме того, есть регуляторные нюансы взаимодействия организаций с ФНС. Так, например, налоговый орган во время проверки запрашивает документы, регистры бухгалтерского или налогового учета, которые раскрывают данные налоговых деклараций, в электронном виде. В ответ компания направляет сканы бумажных документов или файлы в форматах pdf, xlsx или docx. Эти регистры создаются в учётных системах компаний, но их цифровой формат не утвержден на законодательном уровне. В результате бизнес обязан распечатывать эти файлы и хранить несколько лет. Соответственно, компания несет дополнительные затраты на бумагу, картриджи, аренду площадей, где будут храниться оригиналы документов, отопление помещений и зарплаты сотрудникам, которые обслуживают процесс.
Еще один нюанс, который в некоторой степени тормозит развитие ЭДО — различие технологий, которые используют операторы ЭДО для формирования и передачи документов. В России электронный документ формируется в XML-формате, удобном для программного обеспечения. Человек же его не воспринимает: ему привычнее «визуальная форма», которую он может увидеть на экране компьютера или смартфона. Вместо собственноручной подписи в такой форме стоит штамп с информацией о дате подписания и самом подписанте. Однако в России данный формат не легализован в полной мере – юридически его нельзя считать электронным документом.
Автоматизацию также тормозят сложность и высокая стоимость разработки ИТ-систем, длительная окупаемость таких проектов, а также архаичность самих бизнес-процессов. Последнее из перечисленных препятствий может быть актуально и для компаний, переходящих на налоговый мониторинг. Прежде чем вступить в новый режим, они вынуждены проводить «догоняющую» цифровизацию.
Преодолеть цифровой барьер
Обмениваться электронными документами можно не только между различными компаниями или госорганами внутри страны, но и с контрагентами за границей. Показателен опыт Белоруссии, в которой определено единое хранилище электронных документов участников бюджетного процесса. Для совместного использования документов органам власти и бизнесом достаточно разместить электронный документ в подсистеме хранения ЭД и инициировать передачу ссылки на него получателю. В Белоруссии, в отличии от России, электронный документ состоит из двух форматов: читаемого машиной и удобной для восприятия человеком.
Несмотря на различия в нормативно-правовой сфере мы неминуемо движемся к транснациональному электронному документообороту. Цифровизация процесса сэкономит бюджеты и время: сейчас стоимость отправки заказного международного отправления составляет в среднем несколько тысяч рублей, а срок доставки — от двух до пяти рабочих дней.
Задачи государственной киберважности
С увеличением количества доступных цифровых услуг растут и угрозы национальной безопасности в ИТ-сфере: DDoS-атаки, фишинг и социальная инженерия, утечки и подделка данных. Электронный документооборот часто включает взаимодействие с внешними сторонами: клиентами, поставщиками, партнёрами. Поэтому защита безопасности ЭДО становится фундаментальным элементом поддержания доверия и успешных взаимоотношений.
Наряду с основными источниками угроз — внешними злоумышленниками — опасность может исходить и от пользователей системы ЭДО, у которых есть неограниченные права доступа к контенту и настройкам системы. Не менее 70% потерь информации происходит в результате именно внутренних атак.
Недостаточный уровень безопасности может привести к серьёзным последствиям: нарушению доверия партнёров и клиентов, финансовым убыткам и репутационным потерям. Поэтому государство и бизнес стараются создать комплексную стратегию безопасности ЭДО, включающую технические, организационные и обучающие меры.
В первую очередь это касается шифрования данных — это надёжный метод защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа. Ещё один инструмент – система аутентификации и авторизации. Она обеспечивает гранулярный контроль доступа, регулируемый на уровне ролей и обеспечивающий адекватное использование данных.
И последнее — системы защищённого электронного документооборота. Такие решения поддерживают функции шифрования, контроля доступа, аудита действий и не только. Успешные проекты по СЭД, включающие разработку, внедрение и поддержку систем, позволяют объединить перечисленные средства и методы защиты для создания по-настоящему защищенных каналов ЭДО — внутренних и внешних.
Когда мы сможем отказать от «бумаги»?
Сокращение бумажного документооборота — один из показателей скорости цифровизации. Сейчас уовень проникновения цифровых технологий во взаимодействии компаний с госорганами достаточно высок: документооборот уже на 36% является электронным и как минимум затрагивает производителей и дистрибьюторов товаров с обязательной маркировкой (табак, обувь, парфюмерия, фототехника, шины). Однако ситуация разнится от отрасли к отрасли. Так, доля электронного документооборота в транспортной сфере в 2023 году составила всего 1%. Это при том, что цифровизация имеет явный экономический стимул: обслуживание одного бумажного документа обходится компаниям в 450 рублей — это в 45 раз выше, чем в случае электронного документа (10 рублей).
Тем не менее, полного отказа от бумажных носителей пока не произошло. Подходы, которые формировались десятилетиями, требуют трансформации на уровне пересмотра бизнес-процессов, обновления законодательной базы. И чем больше документов в периметре дистанционного взаимодействия будет появляться в законодательно утверждённом электронном формате, тем быстрее мы уйдем от бумажного делопроизводства.
Комментарии
Светлана Заварзина, главный бухгалтер ООО «Байкал-Сервис ТК»
На мой взгляд, сегодня бесспорным лидером по использованию электронного документооборота является Федеральная налоговая служба. ФНС охватила ЭДО практически все аспекты взаимодействия с бизнесом: от открытия обособленного подразделения, регистрации ККМ до сдачи отчетности и обычной переписки. Напомню, что ЭДО по налоговой отчетности внедряется, как минимум с 2007 года. С 2015 года декларацию по НДС в налоговую можно сдать только в ЭДО. С 2018 отчитаться по персучету в ПФР «на бумаге» можно только при численности персонала до 10 человек, если больше – только ЭДО.
Важную роль в переходе на электронный документооборот играли и играют посредники-операторы: Контур, Тензор, Такском и другие. Они обеспечили должный уровень технической поддержки пользователей и предоставили программное обеспечение.
Каким бы большим не был вклад операторов, инициатором перемен выступает государство, внедряя ЭДО повсеместно через личный кабинет налогоплательщика и портал Госуслуг. Сегодня мы уже пришли к тому, что многие сервисы стали доступны только через электронный документооборот.
Сергей Поляев, руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК»
Основной причиной перехода на электронный документооборот стали пожелания наших клиентов. Бизнес прекрасно понимает все преимущества ЭДО, поэтому всё больше наших партнеров стали активно использовать электронные документы. Сейчас мы отправляем свыше 500 тысяч документов ежемесячно. Эта цифра постоянно увеличивается, что говорит о востребованности такого подхода среди клиентов. Несомненными плюсами ЭДО для нас являются скорость отправки и получения документов. А также значительная экономия ресурсов при отправке, при чем как материальных – бумага, расходники, так и трудозатраты – у нас весь объем обрабатывает всего три человека. Весомым аргументом в пользу ЭДО мы считаем возможность контроля и централизацию отправки – все документы отправляются из одного места и процесс рассылки максимально прозрачен для контроля и обработки запросов. Сейчас, когда многие работают удаленно или используют аутсорсинг, клиентам удобно видеть документ на экране в любой точке страны, а не бумажный вариант где-то в офисе. Соответственно, внедрив и активно развивая ЭДО у себя в компании, мы получаем понятный процесс с минимальными трудозатратами и серьезную экономию средств при отправке первичных документов.
Мы уже несколько лет работаем с СКБ Контур и используем систему Диадок для работы с ЭДО. При настройке процессов никаких трудностей не возникло. Здесь главное найти взаимопонимание между IT структурами. Работа с модулем Диадок несложная, а интерфейс интуитивно простой. В самом начале работы мы провели online обучение своих сотрудников и на сайте оператора всегда есть простые и понятные инструкции по работе с ЭДО.
Наша компания одной из первых перешла на использование машиночитаемых доверенностей (МЧД) для подписания документов, и этот переход не вызвал у нас каких-либо затруднений. Сейчас активно развиваем работу с электронными накладными. Это всё требования современности, без которых невозможно двигаться дальше.
Инна Анисимова, основатель и генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner
Наша компания перешла на электронный документооборот в 2020 году, когда была пандемия COVID-19. Агентство работало на удаленке, не было возможности постоянно печатать документы и вызывать курьеров. Для сотрудников это также было небезопасно, был риск заразиться при личном контакте с курьерами.
Благодаря ЭДО процесс документооборота стал проходить намного быстрее. Согласно статье №63-ФЗ, документы с электронной подписью приравниваются к бумажным оригиналам с собственноручной подписью. Их можно использовать в суде или других госорганах. Не нужно также ждать курьера, несколько раз печатать и отправлять по почте. Всю работу можно сделать за несколько минут через ЭДО.
К основным преимуществам работы через ЭДО относится экономия на курьерских и почтовых расходах. Не нужно печатать каждый документ. От этого тратится меньше бумаги и краски для принтера. Все документы также хранятся в электронном виде.
К преимуществам электронного документооборота относится также экономия времени. Раньше необходимо было вызывать курьера, отправлять по почте и ждать несколько дней или недель. Через ЭДО документы загружаются за минуту. От этого процесс работы становится быстрее и эффективнее.
Что касается проблем, не каждая компания использует систему электронного документооборота. Им привычнее классический обмен документов. Некоторые компании также только учатся использовать ЭДО в работе, и иногда возникают сложности при общении. Например, не могут найти в системе или принять приглашение для обмена. Здесь скорее поможет опыт и практика.