Постановлением Правительства РФ от 01.06.2024 № 753 вводятся новые правила обмена электронными договорами перевозки груза, транспортными накладными, дорожными ведомостями и квитанциями о приеме груза для перевозки и другие. Эти документы и содержащиеся в них сведения будут передаваться между перевозчиком и отправителем, а также направляться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). В статье рассмотрены ключевые изменения, внесенные этим постановлением.
Введение ГИС ЭПД
Следует отметить, что одним из изменений является создание единой государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Это нововведение направлено на централизованное хранение и обработку электронных документов, связанных с перевозкой грузов. Подразумевается, что система позволит значительно упростить процесс обмена информацией между участниками перевозочного процесса, а также обеспечит дополнительную прозрачность и контроль за перевозками.
Правительство РФ установило обязательное использование электронных договоров перевозки груза, транспортных накладных, дорожных ведомостей и квитанций о приеме груза. Это значит, что бумажные документы постепенно будут заменены на электронные аналоги. В постановлении подробно регламентируются требования к содержанию и формату электронных документов. Каждый электронный документ должен содержать обязательные реквизиты, такие как наименование и адреса отправителя и получателя, описание груза, условия его перевозки и др. Формат документов должен соответствовать установленным стандартам, что обеспечит их совместимость и возможность автоматизированной обработки.
Риски, связанные с внедрением новых правил
Несмотря на очевидные преимущества, внедрение новых правил обмена электронными перевозочными документами также сопряжено с рядом рисков и вызовов, которые необходимо учитывать участникам перевозочного процесса:
1. Переход на электронные документы требует значительных вложений в техническую инфраструктуру, включая закупку и установку соответствующего программного обеспечения, обучение персонала и настройку систем безопасности. Эти затраты могут оказаться значительными, особенно для малых и средних предприятий.
2. Внедрение электронных документов потребует пересмотра и адаптации существующих бизнес-процессов, что может вызвать временные затруднения и замедление работы на начальном этапе. Компании должны быть готовы к изменению привычных способов ведения документооборота и оперативному решению возникающих проблем.
3. Несмотря на то, что ГИС ЭПД наверняка будет использовать современные методы защиты данных, полностью исключить риск кибератак и утечек информации невозможно. Компании должны уделять особое внимание вопросам кибербезопасности и регулярно обновлять свои системы защиты.
4. Электронный документооборот при перевозках может вызвать определенные юридические вопросы, связанные с их правовой значимостью и применением в судебной практике. Компании должны быть готовы к возможным изменениям законодательства и судебной практики в этой области.
Рекомендации для перехода на новые правила
Для бесшовного внедрения новых правил обмена электронными перевозочными документами рекомендуется:
-
провести аудит текущих бизнес-процессов (провести детальный аудит существующих бизнес-процессов, связанных с документооборотом, и выявить области, требующие изменений и адаптации к новым требованиям);
-
разработать план внедрения (на основе результатов аудита следует разработать план мероприятий);
-
обучить и подготовить персонал (рекомендуется проводить регулярные тренинги и семинары, а также разработать внутренние инструкции и руководства по работе с системой ГИС ЭПД);
-
провести техническое оснащение (для работы с электронными документами необходимо соответствующее техническое оснащение, включая программное обеспечение для работы с электронными подписями и доступ к интернету, также важно обеспечить надежную защиту данных, включая использование антивирусного ПО и систем шифрования);
-
уведомить контрагента (необходимо заранее информировать всех партнеров о переходе на новые правила, согласовать формат обмена документами и, при необходимости, провести совместное обучение);
-
изучить юридические аспекты (необходимо обеспечить соответствие всех электронных документов требованиям законодательства и гарантировать их юридическую силу путем использования квалифицированных электронных подписей);
-
протестировать систему (перед полным переходом на электронный документооборот рекомендуется провести тестирование системы на небольшой выборке документов, что позволит выявить возможные проблемы и устранить их до начала полноценной эксплуатации);
-
обеспечить поддержку и консультирование (на первых этапах работы с новой системой важно обеспечить круглосуточную поддержку пользователей и возможность оперативного получения консультаций по возникающим вопросам);
-
следить, чтобы не нарушалась конфиденциальность (для минимизации этого риска необходимо использовать современные методы шифрования данных и квалифицированные электронные подписи);
-
провести юридическую проверку документов (для минимизации этого риска рекомендуется провести юридическую проверку всех используемых документов и проконсультироваться с юристами);
-
препятствовать сопротивлению изменениям (некоторые участники перевозочного процесса могут сопротивляться изменениям и переходу на новые правила, поэтому для минимизации этого риска необходимо активно информировать и обучать всех участников, подчеркивая преимущества нового порядка обмена документами).
Будущее цифровизации транспортной отрасли
Некоторые эксперты считают, что постановление Правительства РФ от 01.06.2024 № 753 является одним из важных шагов на пути к полной цифровизации транспортной отрасли в России. В будущем можно ожидать дальнейшего развития и внедрения новых технологий, таких как блокчейн, интернет вещей (IoT), искусственный интеллект, что позволит еще больше повысить эффективность и прозрачность перевозочного процесса. Например, использование IoT-устройств для мониторинга состояния грузов в реальном времени позволит повысить безопасность и надежность перевозок. Устройства помогут передавать данные о местоположении, температуре, влажности и других параметрах груза, что позволит оперативно реагировать на любые отклонения и предотвращать возможные проблемы.
Итоги
Постановление Правительства Российской Федерации от 01.06.2024 № 753 является важным шагом на пути цифровизации и модернизации транспортной отрасли в России. Введение обязательного использования электронных перевозочных документов и создание ГИС ЭПД позволят значительно упростить и ускорить процесс обмена информацией между участниками перевозочного процесса, сократить затраты и повысить прозрачность и контроль за перевозками. Участникам перевозочного процесса важно своевременно адаптироваться к новым требованиям, активно обучаться и использовать предоставленные возможности для успешного внедрения новых правил.
Документ вступает в силу с 1 сентября 2024 г. и действует до 1 сентября 2030 г.