Что мешает быстро закрывать отчетные периоды и тормозит принятие управленческих решений?

Закрытие отчетного периода — процесс регулярный, напряженный и ответственный. Срок закрытия периода у компаний сильно различается и зависит от большого числа факторов, о которых мы поговорим. В некоторых случаях он может достигать нескольких недель, а если компания входит в группу, то это влияет на подготовку управленческой отчетности не только самой компании, но и всей группы в целом. Это делает проекты по внедрению быстрого закрытия настоящим консалтинговым хитом, ведь без актуальных данных невозможно оперативно повлиять на операционную деятельность, что жизненно важно для бизнеса в условиях жесткой конкурентной борьбы.

Начать следует с того, что закрытие отчетного пе­рио­да — это подведение итогов деятельности компании за предыдущий пе­рио­д, как правило, месяц. В рамках этого процесса проводятся регламентные операции, закрываются затратные счета, начисляется амортизация, закрываются субсчета, рассчитываются фактические доходы и расходы, которые компания понесла — начиная от фонда оплаты труда сотрудников, заканчивая арендой помещений, покупкой материалов, комплектующих, агентскими комиссиями, затратами на страхование и т.д. На основе этой информации формируется финансовый результат компании.

Почему это важно?

По двум причинам, первая из которых — законодательные требования направить отчетность и заплатить налоги в срок. Каждая компания, помимо ряда специфических, платит два основных налога: ­НДС (налог на добавленную стоимость) и налог на прибыль, которые оплачиваются поквартально. И чтобы их правильно рассчитать, нужно корректно закрыть счета учета, посчитать выручку и себестоимость, подведя итоги пе­рио­да, корректно отразив курсовые разницы. Если несвоевременно или неправильно рассчитать подлежащие уплате налоги, можно переплатить, и для возврата потребуется написать заявление. Недоплата же приводит к малоприятным последствиям в виде проверок, предписаний и штрафов от контролирующих органов.

Вторая и очень важная причина, по которой компании стремятся к максимально быстрому закрытию пе­рио­да, внедряя соответствующие проекты, это запрос на скорость и качество информации, которую руководство использует для своевременного принятия взвешенных управленческих решений. И чем быстрее информация о финансовом результате и в целом о том, что происходило с компанией в предыдущем месяце, окажется у руководителей высшего звена, тем более оперативным будет реагирование на внешние вызовы.

Такая отчетность называется управленческой. Она формируется на основе данных бухгалтерского учета по итогам закрытия пе­рио­да, дополняется данными от других подразделений, после чего направляется руководству и всем заинтересованным лицам — вплоть до членов совета директоров и акционеров, которые принимают решения на ее основе. Если речь идет о группе компаний — информация готовится в каждом из юридических лиц, а затем консолидируется.

Что может пойти не так?

Давайте представим крупную компанию, существующую не один год, в которой процесс закрытия отчетного пе­рио­да не оптимизирован и составляет две-три недели. Компания работает в уже привычном ритме, и позднее закрытие никого не беспокоит. Управленческая отчетность в компании готовится к концу третьей недели месяца, на ее основе руководство принимает свои решения. Возможно ли такое? Да, если руководство это устраивает. Может ли крупная компания в таком формате работать эффективно? Не думаю, поскольку существует большое количество внешних и внутренних факторов, которые могут меняться непредсказуемо и сильно влиять на бизнес.

Что, например? Согласно шутливому философскому принципу, известному, как «закон Мерфи», может произойти все, что угодно, если только это «что-то» гипотетически возможно. Например, изменится курс валюты из-за введенных санкций, произойдет скачок цен на комплектующие из-за очередной разорванной логистической цепочки, конкуренты выведут на рынок новый продукт, который сильно повлияет на уровень продаж компании и т.д. О том, что эти события произошли, можно узнать практически сразу, но реальный эффект, который они оказали на бизнес, будет отражен в управленческой отчетности, сделанной на основе данных бухгалтерского учета. Без своевременного реагирования на эти изменения, о которых руководству ничего не будет известно практически до конца следующего за отчетным пе­рио­дом месяца, компания рискует повторить свои же ошибки.

Поэтому потребность в быстром закрытии пе­рио­да и получении информации, содержащейся в сформированной по его итогам управленческой отчетности, есть у абсолютно любого бизнеса. Кроме тех случаев, когда небольшие масштабы позволяют произвести расчет прибыли и учет всех факторов без дополнительных вычислений, буквально «в блокноте».

Конечно, есть прозорливые руководители, в чьих компаниях закрытие отчетного пе­рио­да начинается раньше, чем сам пе­рио­д завершится, и закачивается в первых числах месяца, следующего за отчетным. Как это возможно? В таких компаниях анализируется информация о продажах, закупках и всех возможных затратах, на основе анализа делается прогноз о будущих доходах и расходах, и эти данные учитываются в бухгалтерском учете в виде условных начислений. Это называется закрытием отчетного пе­рио­да на основе плановых показателей. Такой вариант существует, но подходит далеко не всем. Ведь в этом случае бухгалтерия не ждет получения закрывающих до­кумен­тов, а цифры, стоящие в до­гово­ре, просто принимаются как данность, и производится условное начисление выручки в объеме той суммы, которая была указана в до­кумен­тах — без понимания фактических сумм. А ведь в последний момент клиенту могла быть предоставлена скидка, от части поставленного товара он мог отказаться, или данные в учетную систему изначально были занесены некорректно.

При таком подходе важно, чтобы уровень достоверности информации в управленческой отчетности был достаточным для принятия управленческих решений, а руководство это понимало и принимало. Особое внимание важно уделить анализу и прогнозированию, а также регулярно отслеживать их точность. Главный риск такого подхода в том, что информация может переста­ть быть достоверной, если одномоментно случается череда форс-мажоров или компания входит в «турбулентный пе­рио­д», когда изменения происходят часто и с непредсказуемым эффектом.

Что мешает компаниям закрываться быстро?

Очевидно, что компания, в которой закрытие пе­рио­да происходит оперативно, опередит коллег, анализирующих результат июня в конце июля. Мы рассмотрим основные причины, влияющие на скорость процесса в трех ракурсах: люди, бизнес-процессы и технологии.

­ЛЮДИ

Поговорим о людях, непосредственно вовлеченных в процесс закрытия пе­рио­да, — о бухгалтерах. Причины здесь могут быть как в недостаточной укомплектованности штата, так и в неполноте знаний бухгалтерами функций самой учетной системы (например, 1С или ­SAP), что замедляет общий процесс и приводит к повышенному количеству ручных операций. Еще одной из причин может быть отсутствие мотивации у сотрудника выполнять свои задачи в срок.

Другой важной категорией людей являются сотрудники ИТ-поддержки, которые могут не иметь достаточных компетенций, чтобы поддерживать учетную систему и выполнять необходимые доработки, превращая каждую из них в своего рода «костыль», приносящий неудобства. Не будем забывать и о мотивации ИТ-департамента, в чьи ключевые показатели эффективности и цели на год могут быть не включены поддержка и доработка учетной и других систем, влияющих на процесс закрытия пе­рио­да бухгалтерией.

­БИЗНЕС-­ПРОЦЕССЫ

В первую очередь — производственные, например, связанные с продажами: кто-то некорректно занес данные по сделке в ­CRM-систему, из которой они попадают в 1С или ­SAP, или изменил их прямо в процессе закрытия пе­рио­да. Без четко выстроенного бизнес-процесса такие изменения и несоответствия будут накапливаться, что неизбежно приведет к рассинхронизации бухгалтерии и бизнеса. Поэтому крайне важно, чтобы коллеги знали, когда заводить информацию в систему и как это сделать, чтобы все было учтено.

Бизнес-процессы внутри бухгалтерии тоже могут оказаться не выстроены. В некоторых компаниях процесс закрытия пе­рио­да не описан и не регламентирован: никто точно не знает, что и когда нужно сделать, чтобы достичь результата. Это приводит к тому, что бухгалтеры могут действовать вразнобой, без четкой координации друг с другом и понимания, когда тот или иной процесс завершен.

Отдельно стоит сказать о внешних бизнес-процессах, касающихся взаимодействия с контрагентами. Ведь чтобы корректно «закрыться», необходимо собрать полный комплект до­кумен­тов, включая счета-фактуры, отражаю­щие данные по ­НДС. Дополнительно усложнить процесс могут продажи, связанные с валютой, колебания курса которой происходят ежедневно. Или сделки, произошедшие в конце месяца, особенно если поставщик в соответствии с до­гово­ром может прислать закрывающие до­кумен­ты в течение трех недель, несмотря на стремление компании закрыть пе­рио­д гораздо раньше. Увы, но если заранее не зафиксировать у себя эти процессы, не заключить до­гово­ры с контрагентами в соответствии с регламентами, не обеспечить поступление закрывающих до­кумен­тов в необходимые сроки, всю фактическую информацию, которую необходимо отразить в учете, собирать придется очень долго.

­ТЕХНОЛОГИИ

Верхнеуровнево к основным технологическим проблемам, которые могут сильно влиять на этапы закрытия, следует отнести недостатки учетной системы, взаимосвязанных систем, их интеграции между собой, производительности ИТ-оборудования.

Во-первых, стоит обратить внимание на саму учетную систему, в которой ведется бухгалтерский учет. Из популярных — 1С или ­SAP (как, например, в «Северсталь — ­ЦЕС», где они установлены локально). Что может повлиять на закрытие пе­рио­да? Недостаточная настройка: без специализированных доработок и улучшений, отвечающих потребностям определенного вида бизнеса и конкретной компании, процесс учета может занимать гораздо больше времени. Обратная ситуация, когда переработок так много, и они так сложны, что система перегружена и работать в ней буквально невозможно, что тоже никак не способствует быстрому закрытию.

Во-вторых, проблема может быть связана с производительностью оборудования, ресурсов которого не хватает для работы даже идеально настроенной учетной системы. Особенно если бизнесу свойственно, допустим, большое количество различных мелких операций. Бухгалтеры могут делать со своей стороны все необходимое, но если система обрабатывает информацию сутками, итоговый результат будет неудовлетворительным, поэтому «железо» требует не меньшего внимания, чем непосредственно ПО.

В-третьих, помимо основной учетной системы есть и другие, работающие с ней. Продажи могут проводиться в специфической ­CRM-системе, 1С: Управление торговлей или других, включая самописные. И данные должны правильно попадать в основную систему бухгалтерского учета, то есть системы между собой должны быть интегрированы и корректно обмениваться данными. Любые сбои и недоработки будут негативно влиять на качество и сроки закрытия.

Как ускорить закрытие отчетного пе­рио­да?

Оперативное закрытие пе­рио­да — достижимая цель. «Северсталь — Центр Единого Сервиса» вышел на закрытие в первый день после завершения отчетного пе­рио­да. По некоторым юридическим лицам группы с учетом их особенностей срок может увеличиваться до трех — пяти дней. Далее отчетность консолидируется и передается руководству для принятия решений. Однако такой скорости в балансе с качеством способствовала продолжительная работа с бизнес-процессами, персоналом и технологическим оснащением компаний группы.

Чтобы ускорить закрытие пе­рио­да, прежде всего следует работать с тем списком причин, который указан выше, понимая, что он не является исчерпывающим. Логично, что людей, влияю­щих на сроки закрытия, можно обучить, мотивировать или принять в штат более квалифицированных. Бизнес-процессы можно выстроить, подготовив регламен­ты, в которых будет зафиксировано целевое взаимодействие с контрагентами и между подразделениями продаж, закупок и другими смежными подразделениями, а также ввести эти процессы в действие, регулярно контролируя их выполнение. ИТ-инфраструктуру — привести в соответствие потребностям компании, ее бизнес-процессов и сотрудников: доработать, оптимизировать или заменить — за счет своих ресурсов, расставив соответствующие приоритеты, или же силами внешнего провайдера.

Более детальное представление о проблемах быстрого закрытия пе­рио­да именно для вашего бизнеса может дать только полное обследование, включающее детальное описание текущих бизнес-процессов, интервью со всеми их участниками, оценку наличия необходимых рег­ламентов, инструкций, описанных процессов взаимодействия. А выход на целевые сроки обес­печит реализация мероприятий из сформированного во время обследования реестра необходимых изменений и редизайн целевых процессов с их последующим внедрением.

Для реализации такого проекта можно привлечь как внутреннюю команду, так и консультантов, которые профессионально проанализируют бизнес-процессы, влияющие на сроки закрытия пе­рио­да, изучат процессы смежных подразделений, определят пул основных проблем с учетом собственной экспертизы, сформируют дорожную карту мероприятий, за счет выполнения которых компания будет выходить на новые сроки закрытия, и помогут с регламентами. Какой вариант выбрать — личное дело каждой компании и ее руководителя. А мы всегда готовы помочь с ускорением процесса закрытия пе­рио­да каждому клиенту и поделиться своими опытом и экспертизой в рамках референс-визита.