Организация сервиса по управлению просроченной дебиторской задолженностью

Эффективно построенные процессы управления дебиторской задолженностью позволяют руководителю приостановить дальнейший рост просрочки, понять, что из уже имеющейся задолженности можно вернуть, а что нет, предотвратить возникновение кассовых разрывов, повысить точность планирования поступлений денежных средств и тем самым повысить ликвидность и стоимость бизнеса. О принципе организации сервиса по управлению ПДЗ на предприятиях группы «Татнефть» рассказывает начальник отдела по работе с дебиторской и кредиторской задолженностями Центра корпоративных финансов (ЦКФ) Лилия Садреева¹.

АО «Татнефть» является на сегодняшний день одной из крупнейших российских вертикально интегрированных неф­тяных компаний, в составе которых динамично развиваются нефте­газодобыча, нефтепереработка, нефтегазохимия, шинный ­комплекс, сеть ­АЗС, электро­энергетика, разработка и производство оборудования для нефтегазовой отрасли и блок сервисных структур, социальной сферы, так как «Татнефть» — социально ориентированная компания.

В целях увеличения акционерной стоимости компании и для дальнейшего повышения конкурентоспособности, сохранения лидерских позиций в отрасли и для обеспечения устойчивого роста группа «Татнефть» продолжает диверсификацию бизнеса.

Для понимания: компания в основном специализируется на добыче и переработке нефти и нефтепродуктов, соответственно, для возможности обеспечения сервиса данного направления необходимы центры, предприятия по обслуживанию этого сервиса. Чем и обусловлено приобретение ряда нефтесервисных предприятий. Сейчас это ­ПСО (подконтрольные связанные организации).

В целях увеличения эффективности управления финансами предприятий Группы «Татнефть» (­ПСО), повышения эффективности, качества, контролируемости и стабильности обслуживающих бизнес-функций в области управления финансами бизнеса и был создан Центр корпоративных финансов (далее — ­ЦКФ).

Диверсификация бизнеса подвела к задаче сопровождения этих предприятий в комплексе. На сегодняшний день специалистами ­ЦКФ в количестве 70 человек осуществ­ляется финансовое сопровождение 68 предприятий, территориально размещенных/дислоцированных в 27 субъектах РФ.

В результате был разработан алгоритм работы с просроченной дебиторской задолженностью (далее — ­ПДЗ) предприятий Группы «Татнефть», о котором я и расскажу.

Ключевые моменты управления ДЗ

Основной акцент сделан на ключевых моментах в организации сервиса по управлению ­ПДЗ, а именно:

• распределении ответственности, что в значительной степени повышает эффективность процесса;

• стандартизации процедур, поскольку разработка четких регламентов и алгоритмов действий для каждого этапа управления дебиторской задолженностью обеспечивает последовательность и прозрачность процесса;

• роботизации процессов, что помогает автоматизировать рутинные операции, основной акцент сделан на автоматизации отчета по ­ПДЗ;

• контроле и мониторинге процессов, что позволяет оперативно выявлять проблемные зоны и принимать своевременные корректирующие меры.

Для того чтобы настроить работу, направленную на снижение уровня ­ПДЗ на всех предприятиях, отличающихся друг от друга спецификой работы, мало определить ответственных. Нужен алгоритм действий. Ответственные по ­ЦФО должны понимать, что от них требуется, что и как делать.

Помните, у Максима Батырева в «45 татуировок менеджера» есть побуждающий призыв — «Учить, лечить, мочить!». Сначала нужно на­учить, показать, как работать, а уже потом наказывать — мочить.

Бесспорно, подспорьем по ликбезу служит регламентирующая база. Все процессы должны быть регламентированы и стандартизированы. На предприятиях группы «Татнефть» разработаны регламенты по работе с ­ПДЗ.

Регламенты, стандарты и ответственные

По всем предприятиям разработаны Положения об организации до­гово­рной работы, где описана и закреплена вся процедура заключения до­гово­ра, ответственность всех участников до­гово­рной работы. Кроме того, разработаны и доведены макеты до­гово­ров с условиями оплаты, максимально направленными на снижение риска невозврата дебиторской задолженности.

Положение о порядке работы с просроченной дебиторской задолженностью в ­ПСО — это уже настольная книга как держателя до­гово­ра, так и руководителя. Разработано с целью предупреждения отвлечений средств в дебиторскую задолженность, для определения порядка функционирования Комиссии по контролю ­ПДЗ, определения порядка и сроков мероприятий по взысканию просроченной дебиторской задолженности и определения мер ответственности должностных лиц по факту возникновения ­ПДЗ.

По каждому предприятию приказом определен состав и порядок работы рабочей комиссии ­ПДЗ с целью повышения уровня исполнительной дисциплины предприятия в области сокращения отвлечений средств в дебиторскую задолженность. По итогам заседания комиссии (на ежемесячной основе) оформляется протокол заседания со сроками исполнения пунк­тов протокола. Каждое последующее заседание начинается с контроля исполнительской дисциплины по исполнению пунк­тов протокола.

Таким образом, сделаны следующие шаги:

• Описаны и частично автоматизированы бизнес-процессы на основании этих регламен­тов.

• Заложена ответственность за четкое следование регламен­там в систему мотивации сотрудников организации.

• Осуществляется постоянный мониторинг исполнительской дисциплины.

• Контролируется уровень ДЗ, результаты анализируются с целью сопоставления результатов от проводимых мероприя­тий.

• Центром корпоративных финансов анализируется эффективность работы с ДЗ с целью дальнейшей ее оптимизации.

А уже для формализации процесса заведены (реализованы и реализуются) проекты по созданию сервиса по работе с ­ПДЗ.

Запуск сервиса по управлению ДЗ

Так, с 2023 г. был запущен проект по организации сервиса по работе с ­ПДЗ предприятий механического сервиса, что было обусловлено необходимостью настраивания процессов по снижению уровня ­ПДЗ. К проекту была разработана дорожная карта, календарный план работ. По итогам реализации проекта наблюдался положительный эффект, выражающийся в снижении уровня ­ПДЗ по блоку более чем на 77%. Руководством ­ЦКФ было принято решение по тиражированию данного пилотного проекта с трансляцией на оставшиеся предприятия Группы «Татнефть».

На данный момент утвержден Устав проекта «Организация в 2024 году сервиса по управлению просроченной дебиторской задолженностью на предприятиях, входящих в контур централизованного казначейства Группы „Татнефть“». В предпроектный пе­рио­д осуществляется анализ структуры ­ПДЗ 35 предприятий, стандартизация и автоматизация процессов с учетом специфики бизнеса и многообразия информационных систем, используемых предприятиями.

Принимая во внимание трудоемкость процесса сбора информации по ­ПДЗ в разрезе контрагентов, до­гово­ров, сроков возникновения, данный отчет был автоматизирован.

На сегодняшний день уже роботизирована отчетная форма по ­ПДЗ предприятий, работающих в учетной системе и ­ERP-системе. Готовый отчет, в соответствии с регламентирующими сроками, доводится до ответственных/кураторов до­гово­ров для возможности проработки и обсуждения на заседании комиссии по управлению ­ПДЗ.

Отчет по ­ПДЗ разработан на платформе учетной системы. Алгоритм отчета заточен на данных оборотно-сальдовой ведомости счетов 62 и 76 в привязке к карточке до­гово­ра (усло­вия оплаты). Информация актуализируется одномоментно с проведением банковской выписки. Как только оплатой перекрывают до­кумен­т реализации/отгрузки, данные отчета обновляются. Удобно чем? Каждый день можно получать актуальную информацию по ­ПДЗ в разрезе контрагента, срока возникновения, до­гово­ра, ответственного по ­ЦФО (центр финансовой ответственности).

Отмечу, что внедряемые на предприятиях инструменты по управлению ­ПДЗ уже принесли положительный результат. По предприятиям транспортного блока за I квартал 2024 г. наметилась тенденция к снижению уровня ­ПДЗ (в сравнении с 2023 г.) более чем на 69%.

***

Таким образом, алгоритм работ, направленный на снижение уровня ­ПДЗ прост:

• распределение ответственности по до­гово­рам;

• регламентирование всех процессов работы с ­ПДЗ;

• автоматизация/роботизация отчетных форм;

• контроль и мониторинг.

Все это в комплексе и есть эффективное управление ДЗ, являющееся ключевым элемен­том финансового менеджмента на предприятии.

к сведению

Динамика дебиторской задолженности российских организаций

На конец марта 2024 г. суммарная задолженность по обязательствам организаций, по оперативным данным, в целом по России составила 225124,5 млрд руб­лей, из нее просроченная — 4848,2 млрд руб­лей, или 2,2% от общей суммы задолженности (на конец марта 2023 г. — 2,4%, на конец февраля 2024 г. — 2,1%).

Кредиторская задолженность в целом по России на конец марта 2024 г., по оперативным данным, составила 109409,1 млрд руб­лей, из нее просроченная — 4581,8 млрд руб­лей, или 4,2% от общей суммы кредиторской задолженности (на конец марта 2023 г. — 4,5%, на конец февраля 2024 г. — 4,1%).

Задолженность по полученным кредитам банков и займам в целом по России на конец марта 2024 г., по оперативным данным, составила 115715,4 млрд руб­лей, в том числе просроченная — 266,4 млрд руб­лей, или 0,2% от общего объема задолженности по полученным кредитам банков и займам (на конец марта 2023 г. — 0,4%, на конец февраля 2024 г. — 0,2%). Дебиторская задолженность в целом по России на конец марта 2024 г., по оперативным данным, составила 105848,2 млрд руб­лей, из нее просроченная — 5845,7 млрд руб­лей, или 5,5% от общего объема дебиторской задолженности (на конец марта 2023 г. — 5,3%, на конец февраля 2024 г. — 5,6%).

Так, объем просроченной дебиторской задолженности в обрабатывающих производствах составил 1649,4 млрд руб. В секторе оптовой и розничной торговли, а также в отрасли ремонта автотранспортных средств и мотоциклов — 1579,1 млрд руб. В сегменте добычи полезных ископаемых — 645,8 млрд руб.

¹ Автор материала выступил спикером на одиннадцатой конференции «Управление дебиторской задолженностью», организованной группой «Проперити Медиа» и порталом CFO-Russia.ru, при информационной поддержке газеты «Экономика и жизнь».