В условиях постоянного усложнения бизнес-процессов выбор правильного программного обеспечения (ПО) может стать ключевым фактором успеха для многих компаний. В такой ситуации важно подобрать решение, которое наилучшим образом будет соответствовать потребностям и требованиям предприятия, поможет упростить и оптимизировать бизнес-процессы, а также повысить производительность труда сотрудников. Как это сделать, рассказывает управляющий партнер и основатель проекта «Планум» Никита Лашин.
Эффективное управление ресурсами, планирование и бюджетирование – основы конкурентоспособности и устойчивости бизнеса. И если для решения первой задачи, которая подразумевает учет, транзакции, оперативное управление и т.д. подходят системы класса ERP (Enterprise Resource Planning), то процессы планирования на горизонты больше месяца и с более глубоким уровнем агрегации – не по номенклатуре и бухучету, а по статье расходов и типу материала – зачастую требуют более расширенного функционала. Стоит ли ограничиться ERP, постоянно упираясь в ограничения, или выбрать специализированную систему для планирования и бюджетирования, разберемся в статье.
Специализация VS многофункциональность
Одно из важнейших отличий этих решений: принцип работы с данными. ERP специализируются прежде всего на учете данных и хранении информации. Программное обеспечение этого класса предлагает комплексное решение для учета всех аспектов деятельности компании, интегрируя финансовые, производственные, кадровые и другие процессы в единую платформу. ERP-системы рассчитаны на мониторинг и управление бизнес-процессами в режиме реального времени: модуль оперативного планирования, как правило, охватывает срок от недели до месяца.
В свою очередь, системы планирования и бюджетирования работают с горизонтом планирования в полгода – год, и более. Эти специализированные решения фокусируются на решении конкретных задач, предлагая глубину и гибкость, зачастую недоступные в многофункциональных ERP. При этом и системы планирования и бюджетирования, и ERP поддерживают интеграцию с другими программными продуктами. Но, если рассматривать производственные процессы, то ERP будет чуть более удобна, например, для консолидации показателей с датчиков, либо сбора производственных данных, введенных специалистом или поступающих из MES (системы управления производством). Для финансовой же аналитики нужны данные более высокого уровня агрегации.
В системах для бизнес-планирования и бюджетирования можно работать с данными в различных разрезах, корректировать планы с учетом аналитических данных. ERP для этого не приспособлены. Например, если в ERP необходимо добавить аналитику, эти данные появятся во всех срезах: в производстве, бюджетировании, финансах, продажах. Во-первых, компании не всегда нужен такой детальный анализ, а, во-вторых, зачастую удобнее различать признаки по категориям (например, в производстве и бюджетировании) – они не должны быть сквозными.
Кроме того, использование ERP связано с риском, присущим многофункциональному программному обеспечению: общесистемные неполадки сказываются на работе всех модулей – в том числе, на модуле бюджетирования. Чтобы обезопасить компанию от последствий сбоев ПО, отдельные бизнес-процессы реализуют на разных сервисах. В частности, для бюджетирования и бизнес-планирования используется специализированное программное обеспечение. В этом случае проблемы с отдельными модулями не затронут остальные участки.
Гибкость VS готовые решения
Интеграция данных и обеспечение согласованности информации являются ключевыми аспектами эффективного управления бизнесом. При выборе между ERP-системами и отдельными системами для планирования и бюджетирования важно учитывать потребности компании в интеграции и аналитике, а также ее стратегические цели и требования к масштабируемости и гибкости.
ERP-системы изначально разработаны для обеспечения единого информационного пространства внутри компании. Это достигается за счет централизованного хранилища данных, интеграции всех бизнес-процессов, единых стандартов и протоколов данных, высокой степени согласованности информации.
В случаях, когда компаниям требуется глубокий анализ финансовых данных и точное планирование бюджета, специализированные системы для финансового управления могут быть более эффективными, чем широкофункциональные ERP-системы. В частности, в ERP системе невозможно настроить полноценную финансовую модель, даже используя отдельный модуль для бюджетирования. Только в аналитических системах для планирования и бюджетирования можно построить финмодель, где после изменения каких-то показателей будут пересчитаны все данные. В них же можно выполнить сложные расчеты, получить сценарный анализ. ERP такой возможности не дают – они больше ориентированы на простые расчеты. Архитектура ERP в принципе не рассчитана на реализацию финансовой модели, реализовать там эту идею сложно, даже с точки зрения программирования.
Отдельные системы для планирования и бюджетирования часто оказываются более гибкими и адаптивными. Они способны быстрее подстраиваться под изменения в бизнес-среде и требования пользователей. Например, если компания сталкивается с частыми изменениями рыночных условий или реорганизацией внутренней структуры, то специализированное программное обеспечение может быть настроено и модифицировано с меньшими затратами времени и ресурсов, по сравнению с крупными ERP-системами. Специалист финансового отдела с доступом к системе планирования и бюджетирования может самостоятельно корректировать финансовую модель: многие системы предоставляют возможность поменять формулу. В ERP это могут сделать только разработчики, сопровождающие систему, так как такие изменения возможно внести только через исходный код.
Системы для планирования и бюджетирования будут эффективнее, чем ERP для решения следующих задач:
-
Финансовое планирование и прогнозирование. Системы предоставляют инструменты для создания детализированных финансовых планов и прогнозов. Они позволяют моделировать различные сценарии развития событий и оценивать их влияние на финансовые показатели компании.
-
Управление бюджетом. Специализированные системы позволяют эффективно управлять бюджетами, контролировать исполнение бюджета, анализировать отклонения и принимать меры для их корректировки. Это помогает улучшить финансовую дисциплину и повысить точность бюджетного процесса.
-
Аналитика и отчетность. Системы для планирования и бюджетирования включают мощные аналитические инструменты, которые позволяют визуализировать данные, создавать разнообразные отчеты и дашборды. Это способствует более глубокому пониманию финансовых показателей и поддерживает принятие обоснованных решений.
-
Совместная работа и согласование. Системы поддерживают одновременную работу пользователей, обеспечивая процессы согласования и утверждения планов и бюджетов. Это повышает прозрачность и координацию между различными подразделениями компании.
Что выбрать?
Специализированные решения оптимально подойдут для компаний среднего и крупного бизнеса, которые уже попробовали выстроить процесс планирования доступными средствами и столкнулись с проблемами такими, как трудоемкость сбора и сведения данных, проведение аналитики, сложность совместной работы, отсутствие выстроенного процесса и общей прозрачной методологии и формата. Кроме того, это – лучший выбор для предприятий в сферах с быстро меняющимися рыночными условиями. Гибкость и адаптивность специализированных систем для планирования и бюджетирования позволяют быстрее реагировать на изменения и вносить корректировки в планы и бюджеты.
Таким образом ERP-системы универсальные и имеют широкие возможности, а программные решения для планирования и бюджетирования более гибкие и могут предложить уникальные преимущества.