С 1 сентября 2024 г. применение доверенностей в электронной форме в машиночитаемом виде (МЧД) становится обязательным в случаях, когда представитель, действующий от имени организации, подписывает электронные документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Она выдается на физическое лицо. Этот новый порядок предусмотрен Федеральным законом от 04.08.2023 № 457-ФЗ, корректирующим Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Одновременно УКЭП на представителей организации, за исключением лиц, обладающих правом действия от лица организации без доверенности, больше не выпускается — выпускается только УКЭП на физическое лицо. О том, какие возникают сложности при применении нового порядка и в чем все-таки польза от использования МЧД, мы попросили рассказать Виталия Cлободина, руководителя направления развития ЭДО Финансово-экономической дирекции ООО УК «РОСВОДОКАНАЛ».
«ЭЖ»: Какие, на Ваш взгляд, были предпосылки перехода на машиночитаемые доверенности (МЧД)?
В.С.: Самая распространенная ситуация: любой сотрудник, постоянно работающий с электронными документами, часто сталкивается с вопросом правомочности подписания документов определенным лицом со стороны контрагента. Например, когда договор подписан главным бухгалтером или первичные учетные документы подписаны главным инженером. Наличие полномочий подтверждалось запросом копии (скана) выданной на данных работников доверенности. То есть происходил полностью ручной контроль.
Вторая ситуация: когда один и тот же сотрудник обладает правом подписи от лица нескольких организаций. В этом случае от каждого юридического лица на данного сотрудника приобреталась усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которая еще и могла записываться на индивидуальный ключевой носитель (токен). Применима такая ситуация для организаций, в структуре которых существуют выделенные центры обслуживания — Общие центры обслуживания (ОЦО). Есть примеры, когда на одного сотрудника выпущено ОЦО около 30 электронных подписей, записанных на 10—15 токенов.
С учетом необходимости отдельной оплаты каждой подписи и токена стоимость электронного документооборота значительно повышалась.
Переход на МЧД позволяет:
-
во-первых, решить проблему отсутствия контроля за полномочиями;
-
во-вторых, снизить затраты на электронные подписи.
Представим ответственное лицо с правом подписи от ряда организаций. На него выпущена одна электронная подпись, право подписи от других обществ, даже несколько десятков, обеспечено посредством МЧД от каждого общества, подпись хранится на нескольких токенах. Выглядит очень удобно.
В идеале, на мой взгляд, все организации должны прийти к полностью автоматизированному контролю полномочий на уровне ИТ-системы.
«ЭЖ»: Поговорим о статусе перехода на МЧД. Какие возникают сложности и вопросы?
В.С.: Отвечу так: мы сейчас в начале пути. Завершен переходный период, длившийся с 1 сентября 2023 г. по 31 августа 2024 г., в течение которого выпускались только подписи на физических лиц.
За прошедший год участники рынка ЭДО и регуляторы в целом разобрались с порядком работы с МЧД. По данным ФНС России, взятых из открытых источников, в распределенном реестре хранится около 1,4 млн МЧД. Участниками рынка пройден путь от этапа отрицания к этапу принятия и понимания.
Главное, что, на мой взгляд, не позволяет еще прийти к поставленной цели: большинство участников рынка по-прежнему оформляют полномочия текстом, а не на основании единого классификатора Минцифры России, то есть автоматическая проверка полномочий в большинстве случаев невозможна. Также велики затраты на оформление МЧД. Количество МЧД во многих организациях увеличилось, и затраты на МЧД могут превосходить расходы на многократный выпуск электронных подписей.
«ЭЖ»: Хотелось бы понять, почему так происходит. Что можете сказать по этому поводу?
В.С.: По моему мнению, во-первых, работать с единым классификатором Минцифры РФ достаточно сложно и не всегда удается найти необходимое полномочие. Мы в процессе работы сталкиваемся как со слишком специализированными полномочиями, так и с очень широкими, не устраивающими бизнес. Проще написать полномочие текстом в утвержденных юристами организации формулировках. Во-вторых, организации стали страховать себя, сотрудников и начали выпускать МЧД на совершенно разных сотрудников, задействованных в одних и тех же процессах, исключая риски отсутствия сотрудников, некорректного выпуска МЧД и т.д. В итоге растет количество уже не подписей, а самих МЧД. В-третьих, выпуск МЧД платный! Да, стоимость выпуска МЧД ниже выпуска УКЭП. Тем не менее — это платная услуга. Также на платной основе осуществляются доработки ИТ-систем, операторов ЭДО, в которых осуществляется выпуск электронной подписи.
Все это в совокупности влияет как на экономическую эффективность ЭДО в целом, так и на восприятие МЧД в частности.
«ЭЖ»: Какие еще есть сложности при работе с МЧД?
В.С.: Прежде всего, мы столкнулись с многократно возросшими трудозатратами на оформление МЧД, вызванными неоптимальной схемой формирования и хранения МЧД.
Самое главное — трудозатраты выросли у генеральных директоров обществ, а это создает понятный негатив, распространяющийся в целом на ЭДО.
В процессе участвуют юристы, ИТ-службы, методологи ЭДО и т.д., то есть лица, раньше к выпуску доверенности на бумажном носителе не привлекавшиеся.
Распределенный реестр ФНС России не является полностью единым узлом создания и хранения МЧД. Есть крупные потребители МЧД, такие как «ГИС ЕИС ЗАКУПКИ». Формирование МЧД в этой системе происходит с нуля — они не интегрированы с распределенным реестром ФНС России.
Фонд пенсионного и социального страхования (СФР РФ) также не подключен к реестру. Часть операторов ЭДО научились отправлять МЧД сразу и в реестр ФНС России, и в СФР России, некоторые не научились, в результате требуется отдельное формирование МЧД. В обоих случаях трудозатраты процесса возрастают вдвое.
У некоторых операторов ЭДО оформление МЧД с правом сдачи отчетности в госорганы оформляется в единой системе операторов ЭДО, у других в разных системах. Очень важный момент остался не раскрыт — кто контролирует полномочия? Операторы ЭДО уполномочены на обмен электронными документами между участниками рынка, если они начнут контролировать полномочия и не пропускать документы, это может войти в конфликт с их основной задачей. Если контролировать полномочия на базе собственных систем электронного документооборота предприятий, так они не у всех есть, и даже если и есть, может не быть бюджета на доработку. Хочется услышать ответ на данный вопрос от регуляторов и операторов ЭДО.
Хочется выразить надежду на развитие функциональности у операторов ЭДО, она в ряде случаев не всегда отвечает требованиям участников процесса.
«ЭЖ»: Что-то хорошее от МЧД все-таки есть?
В.С.: Процесс перехода, сама идея об автоматизированном контроле полномочий всех хозяйствующих субъектов на уровне страны — это замечательная идея!
И, пользуясь случаем, выражаю искреннее восхищение всеми участниками перехода на машиночитаемые доверенности. Процесс перехода на МЧД открывает множество возможностей, с которыми еще предстоит научиться работать.
Текущие трудности были прогнозируемы. Сложно без ошибок запустить процесс в масштабах всей страны. Сложно также пояснять генеральным директорам, но для этого и существуют ответственные сотрудники за ЭДО. В компаниях проводятся специализированные форумы и публикуются различные статьи на эту тему.
«ЭЖ»: Когда можно ожидать полный и понятный всем переход на МЧД?
В.С.: Прогнозы — дело неблагодарное, но попробую предположить, что около года. Необходима общая стабилизация архитектуры, переход на формирование МЧД через распределенный реестр ФНС России и, конечно, завершение срока действия всех МЧД, выпущенных с текстовыми полномочиями. Надеюсь, что 1 сентября 2025 г. большинство обозначенных выше проблем будут решены и полномочия будут оформляться из единого классификатора полномочий.
«ЭЖ»: Спасибо за актуальное и интересное интервью.
Беседовала Елена Букач, «ЭЖ»