Минфин России в письме от 02.09.2024 № 03-03-07/82984 разъяснил, какой статус должна иметь распечатанная маршрут-квитанция, чтобы ее можно было рассматривать как документ, подтверждающий факт перелета.
Чтобы понесенные затраты для целей налога на прибыль могли быть признаны расходами, они должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные, в частности, документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
При приобретении электронного авиабилета пассажиру обязательно оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) маршрут-квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок). Она является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»).
Таким образом, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) является оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета. То есть сама по себе маршрут-квитанция важна для возмещения командированному работнику его расходов на покупку электронного авиабилета. А вот чтобы эти расходы можно было признать для целей налога на прибыль в составе командировочных расходов, нужно также иметь документальное подтверждение факта потребления услуги перелета. На это неоднократно указывал Минфин России в своих письмах (от 22.01.2024 № 03-03-06/1/4227, от 09.01.2024 № 03-03-05/217, от 14.03.2023 № 03-03-07/21149, от 20.01.2022 № 03-03-07/3198). При этом финансисты отмечают, что Налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, и тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. Поэтому он может подтвердить потребление услуги воздушной перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт перевозки работника.
Одним из таких документов может являться посадочный талон со штампом о прохождении досмотра в аэропорту или любой другой документ, подтверждающий факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки (письмо Минфина России от 20.01.2022 № 03-03-07/3198). При этом наличие посадочного талона не является обязательным условием подтверждения факта перевозки (письмо Минфина России от 10.03.2020 № 03-03-07/17700). При невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 28.02.2020 № 03-03-06/1/14640).
В комментируемом письме специалисты финансового ведомства назвали еще один документ, который может служить подтверждением факта потребления услуги перевозки. Им может быть распечатанная маршрут-квитанция электронного авиабилета, имеющая статус «использован», если она подтверждает факт перевозки работника.