Последние несколько лет многие коммерческие и бюджетные организации делают активные шаги по переходу от бумажных документов к электронному документообороту (далее — ЭДО). Организации переводят документы в электронный формат, например, при взаимодействии с контрагентами, с сотрудниками компании, при внутренних финансово-учетных операциях. Об этапах перехода на юридически значимый ЭДО, результатах и вопросах, возникающих на пути организаций, мы попросили рассказать Виталия Cлободина, руководителя направления развития ЭДО ООО УК «РОСВОДОКАНАЛ» на примере своей компании.
«ЭЖ»: Как компания «Росводоканал» пришла к процессу отказа от бумаги и перехода на электронный документооборот?
В.С.: Идея возникла в декабре 2019 г. на завершающем этапе внедрения системы электронного архива (далее— СЭА), предназначенной для обмена документами между организациями компании и общим центром обслуживания (ОЦО), отвечающим за бухгалтерский и налоговый учет. В тот период обмен шел на бумажных носителях, которые сканировались и через СЭА передавались в ОЦО. Электронных документов насчитывались единицы. Именно тогда при запуске СЭА, благодаря автоматизации, мы увидели тысячи бумажных документов нашего внутреннего и внешнего документооборота. В тоннах и пачках не измеряли, но уверен, что их было очень много. В тот момент мы поняли, что следующей задачей будет переход на ЭДО.
«ЭЖ»: Что было дальше? Ваша компания сразу решила перейти на ЭДО? Или возникли сложности с этим?
В.С.: Дальше началась пандемия, и именно она, на мой взгляд, стала основанием для всего бизнеса и федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) к переходу на электронный документооборот. Разумеется, переход начался не сразу. Отмечу, что крупному бизнесу фактически невозможно просто перейти от одного вида подписей к другому, тем более в условиях нарушения привычных способов коммуникаций. Наша компания начала внутреннее обсуждение и планирование проекта, с одной стороны, и, с другой стороны, внедрение отдельных процессов (которые можно было быстро перевести) в электронный формат. Первый приказ по компании о переводе в электронный формат отдельных видов документов был подписан в апреле 2020 г. В марте — мае 2020 г. была разработана первая редакция «Положения об использовании простой электронной подписи», в будущем ставшая юридической основой для подписания электронными подписями кадровых и внутренних финансовых документов.
В то же время прорабатывался перевод в электронный формат сразу двух направлений документооборота: электронного кадрового документооборота (далее — КЭДО) и юридически значимого документооборота с внутренними службами, внешними контрагентами и по внутренним финансовым документам (далее — ЮЗДО). Долгое время оба процесса развивались параллельно. ООО УК «РОСВОДОКАНАЛ» была участником эксперимента Минтруда России по подписанию отдельных видов документов электронными подписями. При этом компания одновременно разрабатывала собственные системы для автоматизации КЭДО и подписания документов электронными подписями; активно шли подготовительные работы по внедрению проекта перевода внутренних и внешних документов в электронный формат, в дальнейшем получивший название «Внедрение ИТ-Платформа ЮЗДО».
На электронный кадровый документооборот мы начали переходить сразу после изменения законодательства РФ, позволяющего подписывать документы с работниками простыми электронными подписями (ПЭП). В августе 2021 г. стартовал проект «Внедрение ИТ-Платформа ЮЗДО».
Первые электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП), мы получили в конце ноября 2021 г., запустив в опытно-промышленную эксплуатацию первые пять процессов в электронном формате.
Параллельно шел активный перевод в электронный формат кадровых документов. Развитие направления осуществлялось в рабочем порядке, без формирования отдельного проекта. Это было достигнуто за счет наличия внутренней команды разработчиков, возглавляемых функциональным архитектором и бизнес-лидером.
«ЭЖ»: Какие работы были выполнены при переходе на КЭДО и ЮЗДО?
В.С.: Для электронного кадрового документооборота собственными силами разработан личный кабинет работника на основе свободно распространяемого вебрешения, интегрированного с учетной системой управления кадровыми процессами и СЭА. Также было разработано мобильное приложение и закуплены инфокиоски, позволяющие работникам, не обладающим смартфонами, получать доступ к кадровым документам. Работники подписывали документы ПЭП в системе «PRO’водник», работодатель — документы УКЭП в системе СЭА.
В рамках проекта ЮЗДО новых ИТ-систем не создавалось, что существенно упростило переход в электронный формат и снизило стоимость проекта. Между эксплуатируемыми в компании системами были созданы необходимые для подписания УКЭП и обмена между системами технические решения. Подписание документов УКЭП и обмен документами с юридическими лицами осуществлялись с помощью одного из операторов электронного документооборота. Оперативное хранение документов организовали в СЭА.
Кроме функциональных возможностей, были созданы необходимые локально-нормативные акты, в частности Положение о применении ПЭП, Соглашение об ЭДО с контрагентами, приказы о переводе документов в электронный формат.
«ЭЖ»: Какой статус и какие результаты перехода на электронный документооборот сегодня в компании?
В.С.: Переход на электронный кадровый документооборот в целом завершен в 2022 г. Большая часть сотрудников подписали согласие о переходе на КЭДО и используют его на регулярной основе. В электронном формате были только документы, подписываемые простой электронной подписью со стороны работника. Документы, подписываемые неквалифицированной электронной подписью (НЭП), не стали внедрять из-за повышенных трудозатрат на создание и администрирование. Даже текущего объема переведенных документов достаточно для существенного снижения нагрузки на сотрудников кадровой службы и многократного ускорения процессов кадрового администрирования.
Проект ЮЗДО завершился в конце 2023 г. Была создана возможность к переводу в электронный формат документов в рамках 16 процессов внутреннего и внешнего документооборота. Ежемесячно подписывается несколько сотен электронных документов. При этом процент перевода отличается от процесса к процессу. Например, авансовые отчеты по командировочным расходам переведены в электронный формат примерно на 95%, исходящая корреспонденция — на 45%, а договоры и документы по списанию ТМЦ — на 20%. Команде развития ЮЗДО, совместно с сотрудниками подразделений, предстоит большая работа по достижению целевых показателей и дальнейшему функциональному развитию системы.
«ЭЖ»: С какими сложностями вы сталкиваетесь?
В.С.: Все проблемы взаимосвязаны и состоят, как правило, из трех составляющих: эмоции, техника и законодательство.
Эмоциональная составляющая в сложностях при переводе в электронный формат любых видов документов, на мой взгляд, играет самую весомую роль, и она хорошо описана во многих источниках — это сила привычки, недоверие к электронным подписям, неуверенность в существовании того, чего не видишь и не можешь потрогать руками, нежелание осваивать новые технологии и т.д. Иногда контрагент не хочет подписывать документы электронной подписью именно потому, что непривычно и не очень понятно. Что-то с этим делать нужно, но это сложно. Приходится прибегать к длительным переговорам. Например, сталкиваясь с техническими проблемами, контрагенты не готовы их преодолевать. Эмоциональный фактор играет роль и в КЭДО, но со своими работниками проще работать, им можно показать примеры успешного перевода в электронный формат их коллег.
В результате сотрудники уходят от электронных документов на бумажный ЭДО из-за возникающих сложностей и простого недоверия.
Существуют серьезные сложности, одна из основных — это отсутствие бесшовного обмена документами между различными операторами ЭДО. В России более 40 операторов ЭДО, и каждый хозяйствующий субъект имеет право заключить договор на обмен юридически значимыми документами с любым или с каждым из них. В результате пользователю при отправке документа необходимо точно знать, через какого оператора направлять документ. Если произошла ошибка при отправке документа, то переслать документ через другого оператора нельзя. Иногда контрагент принимает документы через любого оператора, иногда требует конкретного, а иногда и сам не знает, куда отправлять. Более того, контрагент может и не знать, что их в организации несколько. А между различными операторами еще и соединение необходимо устанавливать — например, роуминг, что требует времени и усилий пользователей. Иногда времени на установление оператора требуется больше, чем на распечатывание и подписание документа. В результате ЭДО выигрывает только за счет скорости обмена документами.
Поговорим о следующей весомой сложности. В соответствии с законодательством РФ обмен счетами-фактурами и универсальными передаточными документами должен осуществляться в соответствии с определенной структурой и форматом документа (XML). Требования описаны в приказе ФНС России от 19.12.2023 № ЕД7-26/970@.
Многие пользователи об этом не знают и ведут обмен документами в формате PDF. При определенном способе обмена документами через операторов ЭДО (как неформализованный документ) проконтролировать нарушение формата автоматизированными средствами сложно. В результате несоответствие формата выявляют пользователи или сотрудники ОЦО при визуальном контроле документа. В ряде случаев уже подписанный с двух сторон документ приходится аннулировать из-за несоответствия формата и переподписывать, что вызывает негатив у сотрудников и подписантов.
«ЭЖ»: Сфокусируем внимание на электронных машиночитаемых доверенностях (далее— МЧД). Какие здесь возникают вопросы?
В.С.: МЧД, на мой взгляд, это прекрасный инструмент контроля полномочий автоматизированными средствами, а также фактор снижения затрат на электронные подписи. Создан хороший инструмент хранения МЧД в ФНС, разработанный по технологии блокчейн («Цифровая платформа распределенного реестра» (ЦПРР) ФНС России). Но к нему подключены не все потребители МЧД — на законодательном уровне отсутствует требование подключения к единой системе, так же, как отсутствует требование формирования МЧД в едином для всех формате.
В результате сотрудники создают, а директора вынуждены подписывать МЧД в нескольких разных системах. Из-за различий в форматах иногда на одного сотрудника приходится формировать МЧД в двух-трех экземплярах, а это вновь нагрузка на инициаторов и подписантов.
Из-за сложностей работы с классификатором полномочий Минцифры России сложно найти необходимое полномочие. В результате полномочия описываются произвольным текстом, что в дальнейшем полностью лишает возможности автоматизированного контроля полномочий.
В результате перехода на МЧД мы сталкиваемся:
1. С более сложным формированием электронной доверенности в сравнении с бумажной доверенностью в 4—5 раз, особенно с учетом вовлечения в процесс большего количества участников.
2. С ростом финансовых затрат на ЭДО в целом — МЧД оформляется на платной основе. Да, меньше затрат на электронные подписи, но возросли накладные расходы.
3. Отсутствием как автоматизированного контроля за полномочиями, так и определенного на уровне законодательства РФ со стороны, отвечающей за контроль полномочий. Фактически контроль остался за хозяйствующими субъектами, операторы ЭДО не берут на себя ответственность за контроль полномочий. В результате МЧД на текущем этапе не дает никаких преимуществ в сравнении с доверенностью на бумаге.
Не решен еще один важный вопрос для удобства подписантов (прежде всего для руководителей): ФНС России не выпускает ключевой сертификат электронной подписи на мобильное устройство (смартфон или планшет). В результате руководители организаций, а многие из них не находятся постоянно на рабочих местах, вынуждены подписывать документы, находясь за стационарным компьютером или ноутбуком. Это нивелирует преимущества ЭДО как мобильного инструмента. Очень ждем выпуска мобильного приложения «Мобильная подпись» от ФНС России и возможности выпуска сертификата через мобильное приложение «Госключ». Знаем, что над данной инициативой работает Минцифры России.
Для себя я сделал вывод: если количество, сложность и продолжительность операций, необходимых для обмена документом с контрагентом в электронном виде превосходит аналогичные действия на бумаге, то сотрудники будут стараться остаться работать с бумажными документами. Совместная задача бизнеса, операторов ЭДО и регуляторов— упрощать процедуры и законодательство, связанное с электронным документооборотом.
«ЭЖ»: Должны ли пользователи обладать какими-то специфическими знаниями и навыками для работы с ЭДО?
В.С.: Особо сложных и специфических знаний не требуется. Пользователи должны уметь работать с персональными компьютерами, что норма при сегодняшнем уровне проникновения информационных технологий в повседневную деятельность. Должны обладать знаниями о принципах электронного документооборота, видах применения электронной подписи, отдельных нормах законодательства. Эти все положения можно описать на нескольких страницах деловой презентации. Безусловно, важно читать эксплуатационную документацию, разработанную к каждому процессу.
Необходимо обращать внимание на безопасность использования электронных подписей — токены с ключевым сертификатом нельзя оставлять без присмотра, передавать третьим лицам, оставлять вставленным во включенный, но длительное время не используемый компьютер. Крайне нежелательно копировать сертификат с токена на иные носители — это может привести к компрометации. И, безусловно, важно читать подписываемый документ, так как один из принципов ЭДО — неотрекаемость, что не позволяет отказаться от подписания документа.
«ЭЖ»: Какие можно сделать выводы? ЭДО это очень сложно и дорого? Он доступен только крупным компаниям?
В.С.: Сегодня перейти на КЭДО и ЮЗДО может практически любая организация, обладающая прежде всего желанием. Операторы ЭДО и поставщики учетных систем и систем электронного документооборота предоставляют много интересных технических решений. Многое зависит от количества процессов, переводимых в электронный формат, и уровня автоматизации. ФНС России и Минцифры России анонсировали разработку сервисов применения ЭДО для малого бизнеса и самозанятых. В результате весь бизнес будет обеспечен доступом к ЭДО.
Несмотря на перечисленные сложности, количество организаций, активно использующих электронный документооборот, растет, как и объем электронных документов. Расширяется и перечень переводимых в электронный формат процессов: если в начале пути в электронный формат переводили в основном первичную учетную документацию, то в настоящее время активно переводят договоры, корреспонденцию, акты сверок, транспортные документы, внутренние финансовые и иные документы.
«ЭЖ»: Как вы оценивается переход на КЭДО и ЮЗДО в вашей компании?
В.С.: Считаю нашу ИТ-Платформу ЮЗДО серьезным бизнес- и техническим решением, сам переход на ЭДО — соответствующим поставленным задачам. Впереди большая работа по достижению целевых показателей перехода и технической стабилизации системы. Не останавливается функциональное и документационное развитие. С момента запуска платформы в компании сформировался пул приверженцев электронного документооборота. Да, еще остались скептики и принципиальные противники, но постепенно их становится меньше. За последние два года мы получили две благодарности от профильной ассоциации «РОСЭУ» за развитие ЭДО в РФ, активно взаимодействуем с ФНС России и Минцифры России при обсуждении текущих сложностей и выработке путей их решения, активно участвуем во всех профильных мероприятиях, направленных на продвижение ЭДО.