Выплата отпускных регулируется определенными правилами. В статье рассмотрим, как правильно их рассчитывать и оплачивать, а также разберем расчет отпускных при увольнении и выплату при внеплановом отпуске.
Напомним, отпускные — это компенсация за то время, пока сотрудник находится в отпуске, и это не зарплата.
Даже если у предпринимателя-работодателя есть бухгалтер и специальные программы для расчета, важно понимать базовые принципы, как считать.
Право на отпускные есть у каждого сотрудника, который устроен по трудовому договору. Итоговая сумма выплаты складывается на основе среднего дневного заработка за последние 12 месяцев.
Базу отпускных, согласно ст. 120 ТК РФ, считают по календарным дням, а если на период отдыха выпадают праздничные дни, то их в этот расчет не включают.
Когда сотрудник может взять отпуск
Сотрудники могут рассчитывать на 28 дней отдыха в год, а когда именно взять отпуск — решают с работодателем. Для этого в компаниях обязательно составляют график и утверждают его не позже, чем за две недели до наступления следующего года.
Сотрудник получает право на ежегодный оплачиваемый отпуск уже через шесть месяцев работы в компании, но при согласии руководителя может уйти на отдых раньше.
Работники некоторых сфер отдыхают еще больше. Точный срок зависит от должности и специальности, а все категории перечислены в ст. 116 ТК РФ.
К ним относятся:
-
работники с ненормируемым рабочим временем (дополнительные три дня или больше по согласованию);
-
специалисты, выполняющие задачи в условиях Арктики и Крайнего Севера (право на увеличенный отпуск в зависимости от региона);
-
работники с опасными и вредными условиями труда (не менее 7 дополнительных дней отдыха);
-
специалисты с особым характером работы (перечень их специальностей определяет постановление Правительства РФ);
-
некоторые работники здравоохранения (зависит от специализации и профессии);
-
граждане, получившие профессиональное заболевание или травму на работе (на период прохождения восстановления);
-
ликвидаторы последствий на ЧАЭС.
Работодатель сам может дать дополнительный оплачиваемый отпуск любому подчиненному, а условия прописать в трудовом или коллективном соглашении.
Сроки выплаты отпускных в 2025 г.
Отпускные выплачивают за три календарных дня до начала отпуска, но можно и раньше.
Например, если сотрудник будет с понедельника на заслуженном отдыхе — оплата должна прийти к нему в четверг.
Если срок выпадает на выходной или нерабочий день — деньги приходят заранее.
Например, если работник уходит в четверг, то третий день выпадает на воскресенье, поэтому он должен получить отпускные в пятницу или раньше.
Выплата при внеплановом отпуске
По семейным обстоятельствам или по другим причинам работник может попросить отпуск вне графика.
Но здесь есть важный момент. Когда работодатель соглашается, выплачивает отпускные в этот же день и отпускает человека, то подпадает под ответственность.
Согласно ТК РФ, это нарушение сроков выплаты, за которое могут оштрафовать, если будет жалоба или проверка.
У такой ситуации возможны три варианта решения:
1. Пойти навстречу, согласиться на просьбу, выплатить за отпуск с нарушением сроков и риском штрафа.
2. Предложить коллеге перенести отпуск на три дня и уложиться в законные сроки.
3. Договориться о первых трех днях неоплачиваемого отпуска, а дальше предложить с положенными выплатами по закону.
Как рассчитать отпускные в 2025 г.
Чтобы рассчитать отпускные, стоит определить:
-
период;
-
фактически отработанное время;
-
доход;
-
средний дневной заработок.
Чтобы наглядно во всем разобраться, рассмотрим на примере пошагово.
Шаг 1. Определяем расчетный период. Его считают за период 12 месяцев до того времени, когда работник пошел в отпуск.
Например, Дмитрий уходит на отдых 3 марта 2025 г. Расчетный период составит промежуток с 01.03.2024 по 28.02.2025.
Здесь есть нюансы:
-
если бы Дмитрий отработал меньше года, то период считался бы с первого дня устройства на работу до последнего дня месяца перед отпуском;
-
если сотрудник не получал дохода все 12 месяцев (например, был в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет, тогда для расчета берут прошлые 12 месяцев, где были выплаты).
Шаг 2. Вычисляем фактически отработанное время. Средним количеством дней в месяце принято считать 29,3 дня, и сюда не входят больничные, командировки и прошлый отпуск.
В идеале, если Дмитрий не брал больничный, не был в отпуске, то его фактическое время составляет:
12 × 29,3 = 351,6.
Но чаще всего приходится учитывать периоды исключения и считать с учетом таких дней.
В октябре 2024 г. Дмитрий брал отпуск на 14 дней, а до этого в мае уходил на больничный на 15 дней. За май и октябрь 2024 г. у нас получается 30,7 дней, полные 10 месяцев — 293 дня, и, если добавить неполные, получится 323,7 дня.
Выглядеть это будет так:
Отработанные дни = (календарные – исключенные) × × 29,3 : дни месяца.
Шаг 3. Считаем общий доход сотрудника. Расчет должен включать в себя выплаты: зарплату, премии, гонорары, вознаграждения, надбавки. Сюда не входят социальные платежи, компенсация проезда, материальная помощь.
Например, Дмитрий за 12 месяцев заработал 1 157 455 руб. со всеми премиями. Еще в его доход вошли 42 720 руб. больничных за май и 39 875 руб. отпускных за октябрь — их мы не учитываем в общем доходе.
Шаг 4. Определяем средний дневной заработок. Он представляет собой сумму, которая получается, если разделить зарплату работника за 12 месяцев на количество отработанных дней.
Нагляднее всего можно увидеть на формуле:
1 157 455 : 323,7 дня = 3575,7 руб.
Получается 3575,7 руб. — среднедневной доход Дмитрия.
Но есть важный момент — такая сумма не должна быть меньше уровня МРОТ, который в 2025 г. составляет 765,87 руб.
Шаг 5. Рассчитываем отпускные. Узнав средний заработок, его надо умножить на срок отпуска в днях. Например, если работник уходит отдыхать на 14 дней, то получается:
3575,7 руб. × 14 дней = 50059,8 руб.
Для удобства большинство сервисов и программ для бухгалтерии считают отпускные автоматически.
Расчет при увольнении
При увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. За основу берут неотгулянные дни и время работы в компании от первого дня на работе до даты увольнения.
Принято считать, что каждый полный месяц положено 2,33 дня отдыха. Если стаж получается неровным — округляем в пользу сотрудника.
Например, если человек работал у вас 5 лет и 3,5 месяца, то в расчет берут 5 лет и 4 месяца.
Сумму компенсации можно узнать по формуле:
Размер компенсации = Среднедневный заработок × × Неиспользованные дни отпуска.
Согласно ст. 121 ТК РФ в количество дней стажа работника на предприятии не входит:
-
отпуска за свой счет (если их было больше, чем 14 дней за год);
-
отпуск по уходу за ребенком;
-
отсутствие без уважительных причин или отстранение по вине сотрудника от работы.
Если работник уже использовал все свои отпускные дни в прошлом, нужно считать только те месяцы, которые он работал в этом году.
Поможет следующая формула:
Неиспользованные дни отпуска = Продолжительность ежегодного отпуска : 12 × × Количество полных месяцев работы − Количество дней использованного отпуска.
Представим, что Дмитрий увольняется 20 сентября. Он работал больше трех лет и успел воспользоваться всеми отпусками, а в этом году уходил на 10 дней отдыхать.
Сначала нужно посчитать дни, за которые ему положена компенсация:
28 : 12 × 10 – 10 = 13,33 дня.
Затем округляем до целого числа — 14 дней. В таком случае выплата составит:
14 дней × 3575,7 руб. = 50059,8 руб.
Получается, что Дмитрий должен получить 50059,8 руб. за неиспользованный отпуск. Эту сумму он должен получить вместе с положенной зарплатой.