Бизнес-процесс — это комплекс взаимосвязанных шагов, направленных на достижение стратегических целей компании. Он охватывает привлечение клиентов, управление цепочками поставок, маркетинг, продажи, человеческие ресурсы и многое другое. С ростом бизнеса процессы становятся сложнее, их количество увеличивается, что требует регулярной корректировки. Без их анализа и оптимизации компания рискует столкнуться с потерей операционной эффективности, клиентов и доли рынка. Опытом управления эффективностью компании и ее процессами делится Николай Соловьев, СЕО и основатель компании Any Roads.
Оптимизация бизнес-процессов — это целенаправленная переработка основных элементов операционной деятельности и их согласование с бизнес-стратегией. Глобальная цель оптимизации — повысить производительность и сократить расходы.
Приведу простой пример. Представим автомобиль, у которого треснуло лобовое стекло, спущена шина и подтекает масло. Машина все еще может довезти вас из точки А в точку Б. Но сделает ли она это быстро? Будет ли вам при этом комфортно? Вряд ли.
Ту же логику можно применить и к бизнес-процессам. Тот факт, что определенный процесс выполняет свою работу, не делает его приемлемым. Более того, не каждое изменение процесса будет относиться к оптимизации. Даже если предприятие вносит существенные изменения в повседневную работу, это не имеет большого значения для бизнес-целей, если процессы устарели или замедлены.
Допустим, компания стремится сократить расходы на персонал, поэтому переводит часть сотрудников на удаленку. При этом у них нет организованного доступа к единой системе управления проектами или групповым чатам для обмена информацией. Поэтому согласовывать свои действия приходится по-старому — через звонки и электронную почту. Да, компания изменила процесс. Но оптимизировала ли его? Помогло ли это сделать командную работу эффективнее? Однозначно, нет.
Еще один пример. Ранее в компании согласование финансовых документов проходило вручную. Сотруднику необходимо было обойти несколько отделов, каждый раз объяснять цель визита. Медленно, долго, неэффективно. Чтобы оптимизировать этот процесс, на предприятии внедрили инструменты автоматизации. Теперь достаточно создать заявку по готовому шаблону, назначить ответственных и отслеживать результат по статусам. Такое решение позволило сократить время подготовки документов до нескольких минут.
Оптимизация процессов фокусируется на повышении эффективности бизнеса строгим и целенаправленным образом. При этом оптимизировать можно как отдельные процессы, например, обработку клиентских заявок, так и работу нескольких подразделений.
Оптимизированные процессы позволяют компании работать эффективнее, предоставлять более качественные услуги, увеличивать прибыль и сохранять конкурентоспособность. Какие конкретно преимущества получает предприятие от оптимизации бизнес-процессов:
выявляет и устраняет узкие места в операционной деятельности для ускорения работы персонала;
-
улучшает взаимодействие между стратегическими и управленческими процессами для повышения производительности;
-
экономит время и ресурсы компании;
-
снижает финансовые риски за счет уменьшения ошибок в работе;
-
позволяет быстрее реагировать на изменения динамичного и развивающегося рынка.
Сегодня бизнес живет в условиях неопределенности. Экономическая ситуация меняется резко. Поэтому бизнес попросту не может себе позволить инвестировать средства из бюджета необдуманно — оптимизировать ради оптимизации.
Важно понимать, что любая оптимизация бизнес-процессов требует инвестиций. Компания вкладывает деньги, чтобы в итоге эти самые деньги сэкономить. Вот только оптимизировать наугад без понимания результатов — такой же риск, как и работа с устаревшими и неэффективными процессами. У компании должен быть четкий план — какие процессы требуют изменений, почему, какой эффект это даст в долгосрочной перспективе.
Оптимизация бизнес-процессов: кейс логистической компании
Чтобы наглядно объяснить, как грамотно оптимизировать бизнес-процессы в современных условиях, приведу пример логистического предприятия. Компания занималась арендой, куплей и продажей грузовых контейнеров, предоставляла услуги по организации грузоперевозок «под ключ».
В компании наблюдалась типичная проблема с бизнес-процессами. Топ-менеджмент был уверен, что в компании все работает хорошо и ничего менять не нужно. Дело в том, что процессы, как правило, протекают медленно. В таких условиях сложно выявить уязвимые места в операционной деятельности. А это — прямой риск потерять не только будущую прибыль, но и то, что уже было заработано.
В качестве операционного директора я приступил к оптимизации бизнес-процессов. Первым шагом стал их комплексный аудит — от уровня HR до получения управленческих отчетов. Как была выстроена диагностика:
-
замкнул все процессы на себя, чтобы принимать участие в каждом из них;
-
отслеживал, насколько быстро и эффективно они проходят;
-
определял, насколько необходимы ответственные лица в процессах, или наоборот, нужно ли подключить дополнительных сотрудников;
-
выявлял риски по процессам.
Приведу несколько примеров того, как оптимизация помогла грамотно выстроить бизнес-процессы.
Учет контейнеров
В компании был как свой автопарк контейнеров, так и арендованные мощности. Выяснилось, что точки контроля не автоматизированы, никто не проводит аудит. Из-за этого система показывала, что в парке управления числится 18 тыс. контейнеров. Хотя по факту такого количества единиц не существовало — на тот момент парк насчитывал лишь около 5 тыс. контейнеров.
Процесс был оптимизирован таким образом, что после сдачи контейнера в аренду все заинтересованные в сделке лица получали соответствующие уведомления. А финансист в своей системе видел, какие контейнеры находятся в парке, а какие отправлены клиентам. Кроме того, оптимизация показала, что можно смело сократить отдел по управлению парком контейнеров — штат в восемь сотрудников бэк-офиса для отслеживания 3—5 тыс. единиц был избыточным и слишком затратным.
Оптимизация документооборота
Для управления документооборотом в компании выбрали Битрикс24 и пытались доработать этот продукт до уровня 1С. То есть в системе хранились все документы, согласовывались счета, заявки, акты, договоры. В итоге бухгалтеру приходилось работать в двух программах. Для оптимизации мы установили одно решение — 1С Документооборот. Далее перенесли в него согласование счетов, настроили связку между 1С и Битрикс. В результате оптимизация сэкономила бухгалтерии массу времени, работа с документами стала более прозрачной и удобной.
Контроль за решением проблем
Аудит выявил и нарушения в кросс-функциональном взаимодействии между отделами. Все проблемные места в компании выявлялись на планерках и совещаниях. При этом отсутствовал контроль за устранением проблем. После оптимизации по каждой проблеме назначался исполнитель, который решал свою задачу в четко установленные сроки.
Роль сотрудников и руководителей в процессе анализа
Важно понимать, что в анализе бизнес-процессов должны участвовать не только руководители, но и сотрудники. Когда топ-менеджмент давно управляет компанией, часто возникает своеобразная «замыленность». Руководство привыкает работать с определенной структурой процессов и зачастую не видит уязвимости в них. Аудит как раз показывает, где и что можно исправить так, чтобы компания работала эффективно.
В свою очередь, сотрудники, по сути, становятся тестировщиками изменений, чтобы оптимизация не происходила ради оптимизации. Например, руководитель внедряет удобный для него процесс. В то время как сотруднику для работы с нововведением требуется в пять раз больше времени. Типичная ситуация: предприятие внедряет новый инструмент, который формирует 20 форм отчетов, но на деле сотрудникам необходимо всего четыре-пять из них.
Таким образом, после аудита бизнес-процессов необходим важный этап. Компания проводит общее совещание со всеми отделами, на котором оглашаются результаты диагностики. После чего каждая заинтересованная сторона высказывает свое мнение: действительно ли тот или иной процесс нужно улучшить и как это следует сделать.
Такой подход обеспечит прозрачность оптимизации. Компания будет понимать сроки изменений и ожидать конкретных результатов.
Результаты оптимизации бизнес-процессов
После того, как в логистической компании оптимизировали процессы, удалось достичь следующих результатов:
-
перераспределили задачи и убрали те, которые не соответствуют бизнес-целям;
-
упростили операции, связанные со сбором документов;
-
улучшили координацию между отделами за счет контроля задач;
-
сэкономили на хранении документов за счет собственного сервера вместо внешних облачных решений;
-
обеспечили прозрачное отслеживание средств на счетах компании и устранили проблему, когда до 5% расходов не отображалось в финансовых отчетах;
-
за счет ускорения и оптимизации процессов устранили необходимость в найме новых сотрудников;
-
уменьшили текущий штат сотрудников на 1—2 в каждом отделе;
-
снизили затраты на ФОТ, расчет терминальных расходов;
-
увеличилась производительность сотрудников.
Вполне естественная ситуация, когда не все сотрудники компании были готовы сразу принять изменения. Здесь как раз была важна роль руководителей, которые детально объясняли, как будут меняться процессы и для чего это нужно. В итоге после проделанной работы персонал увидел, что оптимизация реально помогает работать более эффективно, прозрачно и качественно.
Как начать оптимизацию бизнес-процессов с минимальными затратами
Вот несколько советов для компаний, которые в обозримом будущем планируют оптимизировать бизнес-процессы:
-
Не дожидайтесь момента, когда процессы на предприятии трещат по швам.
-
Внедряйте бизнес-процессы постепенно, с ростом бизнеса, чтобы учитывать только насущные требования компании.
-
Тестируйте нововведения при участии сотрудников, не допускайте ситуации, когда бизнес-процесс вводят, а насколько он сработает — увидим в будущем.
-
Проводите регулярные аудиты бизнес-процессов, например, раз в квартал или в полугодие.
Конкретные шаги и инструменты для достижения быстрых результатов будут зависеть от масштабов компании и ее бюджета. Например, для минимизации затрат можно обойтись собственными ресурсами. Для начала — составить список всех бизнес-процессов, которые есть в компании. Далее, создать внутренние проектные группы. Каждая группа будет проводить аудит по своему подразделению, выявлять слабые участки и предлагать решения.
Критически важно отслеживать выполнение задач по оптимизации. Для этого можно использовать, например, инструменты для управления проектами с канбан-досками, диаграммами Ганта и дашбордами. Также в компании можно внедрить продвинутые инструменты автоматизации, анализа и визуализации данных, вроде Yandex DataLens или Power-BI.
Заключение
Не существует единого и универсального результата, к которому должна прийти каждая компания после оптимизации бизнес-процессов. Например, на крупном предприятии удается выстроить более прозрачную операционную деятельность, сократить расходы на штат. Тогда как в малом бизнесе с помощью оптимизации можно, допустим, устранить проблему со сбором документов от поставщиков.
В любом случае, оптимизация должна идти от конкретной проблематики. Необходимо проводить тщательный аудит бизнес-процессов и выявлять слабые места. На основе этих данных уже можно составлять план, предлагать конкретные решения, назначать ответственных ставить сроки и планировать ресурсы.
К сведению
Что влияет на эффективность сотрудников
Ассоциация менеджеров России и компания Pridex провели исследование, посвященное эффективности офисных сотрудников крупных российских и международных компаний. Партнеры изучили влияние множества факторов на продуктивность — от командной динамики до качества офисной среды, а также выявили различия в уровне удовлетворенности рабочими условиями в различных отраслях бизнеса. Согласно данным исследования, наибольшее воздействие на работу офисных сотрудников оказывают баланс между личной и профессиональной жизнью, удовлетворенность задачами и атмосфера в коллективе.
Лидером среди факторов, влияющих на эффективность сотрудников, стал work-life balance. Участники опроса, которым работа не мешает удовлетворять базовые потребности и находить время для отдыха, оценили свою продуктивность в среднем на 40% выше, чем те, у кого этот баланс нарушен.
На втором месте оказались интересные задачи. Респонденты, довольные содержанием своей работы, в среднем оценили свою эффективность на 34% выше.
Тройку лидеров замыкает благоприятная атмосфера в команде. Сотрудники, положительно оценивающие взаимоотношения с коллегами и руководством, в среднем оказались на 26% эффективнее.
Офис занял четвертое место, опередив такие факторы, как организация внутренних процессов, получение благодарности за работу и перспективы карьерного роста. Однако именно офис вызвал наибольшее недовольство: только треть опрошенных высоко оценили качество своих рабочих пространств, при этом каждый пятый сообщил о низкой удовлетворенности.
Отраслевые особенности
Представители финансового сектора наиболее успешно поддерживают баланс между работой и личной жизнью: 98% опрошенных высоко оценили этот аспект. Кроме того, они значительно чаще других довольны качеством своих офисных пространств — 85% респондентов дали положительную оценку, а неудовлетворенность отметили лишь 2% участников исследования.
В то же время наиболее серьезные трудности с поддержанием work-life balance испытывают представители IT-индустрии: только 25% участников смогли успешно разграничить работу и личную жизнь. Несмотря на репутацию компаний этого сектора как создателей современных и инновационных рабочих пространств, удовлетворенность качеством офисов оказалась самой низкой, а уровень стресса — одним из самых высоких, уступая лишь промышленному сектору.
Комментируя эти цифры, авторы исследования отметили, что финансовый сектор уже много лет является лидером по объему инвестиций в рабочие пространства. «Высокая конкуренция за таланты в этой отрасли стимулирует компании постоянно совершенствовать условия труда, чтобы лучше привлекать и удерживать ценных специалистов — и как мы можем видеть из результатов исследования, эти усилия приносят свои плоды. Что касается IT-компаний, то в середине 2010-х гг. они без преувеличения являлись трендсеттерами офисного рынка, задавая новые стандарты качества. Однако сегодня эти офисы уступают более современным пространствам и уже в ближайшей перспективе мы ожидаем новую волну их модернизации», — сказал Д. Вишняков, управляющий директор Pridex.
Что мешает комфортной работе
Участники исследования в целом оценили свои рабочие пространства положительно, однако наиболее уязвимой частью оказалась их технологичность: почти половина респондентов поставила этому параметру оценки «3» и ниже по 10-балльной шкале. Более четверти также отметили нехватку нужной инфраструктуры (питание, спортзал и др.) в офисе и рядом с ним.
Следует подчеркнуть, что рабочее пространство может сыграть роль в повышении эффективности внутренних процессов: 67% опрошенных, высоко оценивших свои офисы, выразили удовлетворение, в то время как при среднем уровне качества офисов этот показатель снижался до 16%. Это свидетельствует о том, что офис следует воспринимать как ключевую зону для роста бизнеса, развитие которой может повлиять на улучшение других аспектов работы компании.
По словам Д. Вишнякова, хоть продуктивность и зависит от множества параметров, проведенное исследование наглядно демонстрирует, что качественный офис — это все же не только про чувство гордости и повышение лояльности к компании. «При правильном подходе он также может внести весомый вклад в повышение эффективности работы бизнеса. Учитывая недостаток технологичности рабочих пространств, отмеченный участниками опроса, думаю, что именно в этой области скрывается наибольший потенциал для дальнейшего улучшения условий труда — крупным корпорациям следует обратить на это более пристальное внимание», — отметил эксперт.
Вячеслав Евсеев, исполнительный директор Ассоциации менеджеров также считает, что формирование здорового work-life-balance и создание положительной командной атмосферы являются основополагающими факторами для увеличения производительности сотрудников. В повышении эффективности ключевую роль играет удовлетворенность условиями труда и комфортная, технологически оснащенная рабочая среда. Инвестиции в качество рабочего пространства не только стимулируют мотивацию персонала, но и оказывают прямое влияние на бизнес-результаты. Осмысленная организация рабочего процесса и чуткое отношение к потребностям команды создают прочную основу для успешного развития компании в условиях быстро меняющегося рынка.
.jpeg){kind=small}
Подписывайтесь на «ЭЖ» в телеграм-канале