О том, насколько сложным может быть переход на юридически значимый документооборот (далее — ЮЗДО), что влияет на проблемы перехода и его применения, мы попросили рассказать Виталия Cлободина, руководителя направления развития ЭДО Финансово-экономической дирекции ООО УК «РОСВОДОКАНАЛ» на примере своей компании.
«ЭЖ»: В прошлой беседе Вы говорили о том, что сегодня перейти на кадровый ЭДО и ЮЗДО может практически любая организация, обладающая, прежде всего, желанием и определенными возможностями. Расскажите, что еще важно учитывать при переходе на электронный документооборот и какие факторы оказывают влияние на процесс внедрения.
В.С.: Давайте сначала разберемся, какие варианты перехода на электронный документооборот могут быть. Мое экспертное мнение, основанное на собственном опыте и опыте других организаций, следующее: существует три уровня внедрения электронного документооборота.
На первом (начальном уровне), организации подписывают документы электронной подписью (усиленной квалифицированной) непосредственно в веб-версии ИТ-системы оператора электронного документооборота (далее —оператор ЭДО). Документы или создаются в веб-версии, или вручную загружаются в нее. После подписания документов участниками электронного документооборота они вручную выгружаются из веб-версии и загружаются в учетные и иные системы. Удобства варианта заключаются в возможности подписать документ электронно без существенных финансовых и технических вложений. Но в этом же и недостаток: все операции документооборота выполняются вручную. Данный вариант подходит для небольших организаций, не обладающих финансовыми ресурсами и значительными объемами документов. Иными словами, явного эффекта данный вариант не даст: да, документ подписан электронно, мы сэкономили на бумаге и почтовых расходах, но количество ручных операций, в сравнении с бумагой, возрастает.
Крупные организации со значительным объемом документооборота стремятся минимизировать количество операций, выполняемых вручную за счет автоматизации процессов. Здесь и начинается второй уровень перехода на электронный документооборот — совмещение цифровизации, то есть подписания документов электронной подписью с автоматизацией процессов, замены операций, выполняемых пользователями, техническими решениями.
Например: а) создается интеграция между учетной системой и системой оператора ЭДО для автоматической выгрузки/загрузки документа, вернее полного «контейнера электронного документа»; б) подписанный документ поступает в бухгалтерию; в) после отражения в учете документ поступает в архив оперативного хранения в разрезе номенклатуры дел. Также документы могут автоматически регистрироваться, что важно для корреспонденции и договорных документов, и направляться на необходимый маршрут согласования и иные необходимые операции без участия пользователя. Вариантов автоматизации очень много.
Преимуществом данного уровня является значительное сокращение трудозатрат пользователей на выполнение «рутинных» операций, которые могут сосредоточиться на выполнении более важных задач и значительном увеличении скорости обмена документами внутри предприятия и со внешними контрагентами. Оборотной стороной является необходимость финансовых вложений в автоматизацию, как правило, выполняемую в формате проекта, создание гибкой, отказоустойчивой архитектуры решения, документирование всех действий пользователей, а также возрастают затраты на последующую поддержку пользователей.
Данный вариант позволяет получать эффект не только за счет снижения накладных расходов, но и за счет снижения трудозатрат пользователей.
Третьим уровнем перехода на ЭДО является развитие автоматизации, «расшифровка» документов, созданных в универсальном формате XML с автоматическим созданием документов в учетных и иных системах и активное внедрение API (Application Programming Interface — программный интерфейс взаимодействия различных ИТ-систем между собой), позволяющее из одной ИТ-системы совершать действия в другой ИТ-системе.
Данный вариант еще в большей мере способствует снижению трудозатрат пользователей, в том числе первых лиц предприятия, позволяет быстрее отражать документы в учете, открывает неограниченные возможности для дальнейшей автоматизации. Противоположной стороной, можно догадаться, будет являться рост стоимости внедрения и дальнейшей поддержки.
Что критически важно для данного варианта — это взаимный обмен документами с контрагентами в формате XML. Если контрагент не обладает данной возможностью, формируя документы только в PDF, то и расшифровать данные программными средствами не получится. В связи с этим переход на полную автоматизацию с «расшифровкой» данных возможен только всеми участниками процессов электронного документооборота.
Следовательно, при переходе на ЭДО важно учитывать, но не ограничиваясь, следующие факторы: объем документооборота, количество пользователей, количество подписантов, сложность внутренних процессов учета и движения документов, навыки пользователей в работе с информационными технологиями, готовность партнеров переходить на ЭДО и формировать документы в программных форматах и, конечно, финансовые возможности организации, ибо затраты на внедрение ИТ существенно выросли за последние годы.
От данных факторов будут зависеть затраты и сложность перехода на ЭДО. При переходе важно соблюдать баланс между снижением трудозатрат, сложностью эксплуатации, совокупной стоимостью внедрения и поддержки решения и постоянно отслеживать удовлетворенность сотрудников и руководителей от работы в системе.
«ЭЖ»: Спасибо за такое подробное описание. В Вашей практике какие варианты перехода на ЭДО встречаются?
В.С.: В основном первый или второй уровень, третий встречается очень редко. На начальном уровне внедрения ЭДО находятся маленькие организации и индивидуальные предприниматели, на втором — средний и крупный бизнес.
Уровень перехода оказывает влияние и на перечень переведенных в электронный формат документов. Например, первичными учетными документами готовы обмениваться многие организации, а договорами и корреспонденцией — нет. Это говорит об уровне проникновения ЭДО в организации — работает ли с системами ЭДО руководитель организации или нет, становится понятно по готовности подписать электронный договор.
«ЭЖ»: На каком уровне перехода на ЭДО находится Росводоканал?
В.С.: Мы твердо находимся на втором уровне, очень хотим пойти дальше, но, к сожалению, большинство контрагентов не готовы обмениваться первичными учетными и иными документами в формате XML. Несмотря на огромную работу по созданию унифицированных форматов электронных документов, проводимую ФНС России, использование XML в хозяйствующих субъектах по-прежнему встречается редко. Радует рост количества электронных договоров и корреспонденции.
Применение API также не всегда возможно ввиду высокой стоимости. Отмечу, что мы хотели через API подписывать электронные машиночитаемые доверенности (МЧД), создавая их в нашей системе документооборота и подписывая в системе ЭДО. Но стоимость создания решения была столь высокой и не оправдывала результат. Это к вопросу соблюдения баланса между желанием автоматизировать процесс и стоимостью решения.
«ЭЖ»: Что Вы можете порекомендовать организациям, рассматривающим переход на ЭДО?
В.С.: Прежде всего — переходить на ЭДО. В России этот процесс запущен, внедрение ЭДО осуществляется повсеместно во многих сферах экономики, игнорировать процесс не имеет смысла, как и оттягивать процесс перехода. Переходить, но осмотрительно, без избыточной автоматизации, последовательно переводя наиболее документоемкие и трудозатратные процессы в электронный формат. Не забывать о правилах использования электронных подписей и требованиях информационной безопасности.
«ЭЖ»: Спасибо за интересную беседу.
Беседовала Елена Букач, «ЭЖ»