В эпоху цифровой трансформации и повсеместного внедрения электронного документооборота (далее — ЭДО) вопросы доверия и подтверждения полномочий становятся очень важными. Как убедиться, что подписавший электронный документ действительно имеет право действовать от имени организации? Как автоматизировать проверку этих полномочий и избежать ошибок? На помощь приходит классификатор полномочий — стандартизованный справочник, который значительно упрощает и повышает надежность электронного взаимодействия.
Что такое классификатор полномочий?
Классификатор полномочий — это структурированный перечень кодов, каждый из которых соответствует определенному набору прав и обязанностей. Этими обязанностями наделено физическое лицо, действующее от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя. Классификатор полномочий представляет собой универсальный язык, понятный как человеку, так и машине, позволяя единообразно описывать полномочия в электронных документах.
Для чего нужен классификатор полномочий?
Внедрение классификатора полномочий решает целый ряд задач, связанных с электронным документооборотом:
-
Унификация и стандартизация. Классификатор обеспечивает единый подход к описанию полномочий, устраняя разночтения и неоднозначности, которые могут возникать при произвольном текстовом описании.
-
Автоматизация проверки. Использование кодов позволяет автоматизировать процесс проверки полномочий подписанта электронного документа. Система может автоматически определить, имеет ли данное лицо право подписывать конкретный документ, на основании кода полномочия, указанного в машиночитаемой доверенности (далее — МЧД).
-
Сокращение ошибок. Стандартизация и автоматизация проверки значительно снижают риск ошибок, связанных с неправильной интерпретацией полномочий или с использованием недействительных доверенностей.
-
Ускорение документооборота. Автоматическая проверка полномочий позволяет ускорить обработку электронных документов, так как отпадает необходимость в ручной проверке доверенностей и полномочий.
-
Повышение безопасности. Четкое определение и контроль полномочий снижают риск мошеннических действий и несанкционированного доступа к информации.
-
Соответствие требованиям законодательства. Использование классификатора полномочий помогает организациям соответствовать требованиям законодательства в области ЭДО, в частности, требованиям к использованию МЧД.
Как это работает?
Алгоритм прохождения документа следующий:
1. Организация определяет перечень необходимых полномочий для своих сотрудников и подразделений.
2. На основании классификатора организация присваивает каждому набору полномочий уникальный код.
3. При оформлении МЧД в поле «Полномочия» указывается соответствующий код из классификатора.
4. При подписании электронного документа система проверяет МЧД и сопоставляет код полномочия с типом подписываемого документа.
5. Если полномочия подписанта соответствуют требованиям, документ считается подписанным правомерно. В противном случае система выдает предупреждение.
пример
Допустим, классификатор полномочий содержит код «TO_ SIGN_ CONTRACTS_LIM_ _10000», который означает «право подписывать договоры на сумму до 100 000 рублей». В МЧД сотрудника отдела продаж, имеющего право подписывать такие договоры, будет указан этот код. При попытке подписать договор на сумму 150 000 руб. система выдаст предупреждение, так как его полномочия ограничены 100 000 руб.
Проблемы на практике
Классификатор полномочий призван упростить и автоматизировать взаимодействие в ЭДО.
Однако, как и любая новая технология, она сопряжена с рядом сложностей, с которыми сталкиваются пользователи. Вот основные из них:
1. Технические сложности
- Несовместимость с существующими системами: многие системы ЭДО, бухгалтерские программы и государственные порталы не были изначально разработаны с учетом поддержки интеграции с единым классификатором. Это приводит к необходимости обновления или доработки программного обеспечения, что требует времени и финансовых затрат со стороны оператора.
Решение. Минцифры разработало открытые сервисы для получения данных классификатора, также обеспечена возможность выгрузки классификатора из единой системы нормативно-справочной информации в любом популярном формате (xml, xlsx, csv) из браузера, подключение к сервисам бесплатно.
2. Организационные и процедурные сложности
- Сложность оформления МЧД. Процесс создания МЧД может быть трудоемким, особенно при необходимости указания большого количества полномочий.
- Непонимание полномочий. Не всегда понятно, какие именно полномочия нужно указать в МЧД для выполнения определенных действий. Неправильно указанные полномочия могут привести к отказу в приеме документов.
Решение. Минцифры регулярно проводит разъяснительную работу для ведомств и других операторов информационных систем, работающих с МЧД, обозначая важность размещения разъяснений и методических рекомендаций по формированию МЧД на официальных сайтах для пользователей.
3. Сложность и объемность классификатора
-
Классификатор может не охватывать все возможные бизнес-процессы и ситуации, возникающие в организациях. В результате пользователям приходится искать компромиссные варианты или использовать несколько кодов для описания одного действия.
-
Большое количество кодов. Содержит огромное количество кодов, что может затруднять поиск нужного кода для конкретной ситуации. Пользователям сложно ориентироваться в структуре классификатора и выбирать наиболее подходящие коды полномочий.
Решение. Минцифры рассматривает любые предложения по изменению наименований для существующих полномочий или по добавлению новых. Если полномочие необходимо для исполнения бизнес-процесса, то оно непременно вносится в классификатор. Для облегчения поиска полномочий в классификаторе введен механизм групп. Для групп заведен отдельный справочник в классификаторе, уникальный идентификатор группы содержится в каждом полномочии, тем самым определяя его принадлежность к ведомству или организации.
Актуальность и перспективы
Классификатор находится в стадии активного развития и внедрения. В соответствии с законом классификатор размещен в единой системе нормативно-справочной информации, оператором классификатора является Минцифры. Полномочия классификатора уже используются при создании МЧД на портале «Госуслуги». Организации и госорганы разрабатывают предложения для классификатора.
Минцифры занимается их обработкой и учетом в едином классификаторе. На базе существующего классификатора планируется создание единого общероссийского классификатора полномочий, который будет использоваться всеми участниками ЭДО.
В заключение
Внедрение классификатора полномочий — важный шаг на пути к созданию безопасного, эффективного и прозрачного ЭДО. Он позволяет автоматизировать проверку полномочий, снизить риск ошибок и ускорить бизнес-процессы.