В начале 2009 г. Минфин России выпустил ряд писем, разъясняющих вопросы применения бланков строгой отчетности.
Поводом к этому послужило Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее – Положение), утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.
Данное Положение существенно изменило порядок применения и изготовления бланков строгой отчетности. Поэтому у налогоплательщиков появилось много вопросов к представителям финансового ведомства.
Можно ли применять старые БСО?
Значительная часть бланков строгой отчетности была утверждена достаточно давно. Например, бланк строгой отчетности БО-1, применяемый организациями, оказывающими бытовые услуги населению, был утвержден 14 лет назад Письмом Минфина России от 20.04.95 № 16-00-30-33. А форма 3-Г «Счет», используемая при оформлении оплаты за проживание в гостинице, была утверждена Приказом Минфина России от 13.12.93 № 121.
Срок действия старых бланков регулярно переносился (постановления Правительства РФ от 05.12.2006 № 743, от 27.08.2007 № 542).
Последний срок, установленный для таких бланков Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171, был 01.06.2008. Однако 20.05.2008 данное Постановление утратило силу.
Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 были определены новые сроки действия для старых бланков.
В частности установлено, что формы бланков строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 № 171, могли применяться только до 01.12.2008.
Таким образом, и форма БО-1 и форма 3-Г «Счет» с 01.12.2008 не могут использоваться в качестве бланка строгой отчетности для целей осуществления расчетов без применения ККТ (письма Минфина России от 26.01.2009 № 03-01-15/1-27, от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11).
Какие бланки можно применять с 01.12.2008?
Положением установлено, что федеральные органы исполнительной власти могут быть наделены в соответствии с законодательством РФ полномочиями по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению (п. 5 Положения).
Например, формы бланков документов при оказании услуг учреждениями культуры (учреждения кино и кинопроката, театрально-зрелищные предприятия, концертные организации, коллективы филармоний, цирковые предприятия и зоопарки, музеи, парки (сады) культуры и отдыха), включая услуги выставочного характера и художественного оформления, и услуг физической культуры и спорта (проведение спортивно-зрелищных мероприятий) утверждаются соответствующими федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности (п. 6 Положения).
Формы бланков документов, утверждаемые в соответствии с п. 5 и 6 Положения, применяются организациями и индивидуальными предпринимателями, оказывающими населению услуги тех видов, в отношении которых эти формы утверждены.
Бланк строгой отчетности утверждается в отношении конкретной услуги (Письмо Минфина России от 27.01.2009 № 03-01-15/1-29). Принадлежность к услугам, предоставляемым населению предприятиями и организациями, определяет Общероссийский классификатор услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утв. Постановлением Госстандарта России от 28.06.93 № 163.
При этом Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 установлено, что если в отношении конкретной услуги определено, что бланк строгой отчетности утверждает соответствующий федеральный орган исполнительной власти (в соответствии с п. 5 и 6 Положения), то до момента его утверждения в отношении этой услуги могут применяться старые бланки строгой отчетности (утвержденные до вступления в силу Положения).
В остальных случаях организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ вправе использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, в котором должны содержаться следующие реквизиты (п. 3 Положения):
- наименование документа, шестизначный номер и серия;
- наименование и организационно-правовая форма – для организации;
- фамилия, имя, отчество – для индивидуального предпринимателя;
- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
- идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
- вид услуги;
- стоимость услуги в денежном выражении;
- размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
- дата осуществления расчета и составления документа;
- должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
- иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
Утверждения формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется (письма Минфина России от 21.01.2009 № 03-01-15/1-18, от 19.01.2009 № 03-01-15/1-14).
Как изготавливать бланки?
Положением разрешается изготавливать бланки строгой отчетности не только типографским способом, но и с использованием автоматизированных систем.
Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать помимо обязательных реквизитов, установленных п. 3 Положения, сведения об изготовителе бланка (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов (Письмо Минфина России от 03.02.2009 № 03-01-15/1-42).
При формировании бланков документов с использованием автоматизированной системы для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований:
а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.
Минфин отметил, что по своим параметрам функционирования автоматизированные системы должны отвечать требованиям, предъявляемым к ККТ, то есть обеспечивать защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа (Письмо Минфина России от 27.01.2009 № 03-01-15/1-28).
Поскольку в Положении речь идет не о печатающем устройстве, а о системе, обеспечивающей защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа, простой компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может (Письмо Минфина России от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43).
Организации и индивидуальные предприниматели по требованию налоговых органов обязаны предоставлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах.