Как сократить сроки подготовки годовой отчетности?

Во время подготовки отчетности одной из проблем для бухгалтера является своевременное поступление в бухгалтерию всех необходимых документов.

Из-за того что другие службы организации и подотчетные лица вовремя не принесли первичку и не поделились информацией, баланс иногда приходится сдавать в последний момент. Кто, что и когда должен принести в бухгалтерию? Может ли бухгалтер так организовать учет, что проблема несвоевременного поступления документов станет неактуальной? Ответы на эти вопросы читайте в данной статье.

Унификация документооборота

Документооборот — совокупность основных процессов (создание и движение первичных учетных документов в ходе отражения в учете хозяйственных операций; формирование на базе первичных документов учетных регистров; создание отчетных документов) и мероприятий, обеспечивающих их подготовку, таких как разработка форм документов, алгоритмов обработки информации и т.п.

Процесс формирования отчетных документов представляет особый интерес. При этом технология сбора и обработки информации для целей отчетности зависит от множества факторов. В первую очередь сюда следует отнести:

• количество видов деятельности у организации;
• количество хозяйственных операций, совершаемых организацией за конкретный промежуток времени, что определяет и объем поступающей информации;
• количество и местонахождение подразделений с точки зрения возможностей обмена информацией между различными службами, организационными структурами подразделений и условий их
  хозяйствования.

Проблемы с организацией документооборота, сбором и обработкой информации, как правило, возникают у крупных многопрофильных организаций с разветвленной филиальной сетью. Если филиалы осуществляют разные виды деятельности и (или) имеют разную организационную структуру, то установить для всех филиалов одинаковые схемы документооборота по формированию отчетности невозможно, а разработка такой схемы на всю организацию нецелесообразна (нерациональна).

Вероятно, следует делегировать филиалам полномочия по разработке таких схем внутри филиалов. Однако можно обеспечить исполнение филиалами требований к такому графику, задав некоторую унифицированную схему документооборота между различными службами организации. Разработка унифицированных схем документооборота может существенно сократить сроки подготовки отчетности за счет унификации требований по предоставлению информации для целей формирования отчетности.

Ниже приведен пример схемы документооборота в процессе подготовки бухгалтерской службой отчетности по РСБУ — российской системе бухгалтерского учета (см. табл.). Аналогичные типовые схемы могут быть распространены и на дочерние предприятия головной компании группы.

 

Применение метода начисления

Если документы вовремя не пришли…

Как бы организация ни старалась совершенствовать процесс обработки информации для сокращения сроков подготовки отчетности, все ее усилия будут сведены на нет, если не будет решена задача наиболее раннего закрытия отчетного периода. Под закрытием отчетного периода подразумевается завершение обработки хозяйственных операций отчетного периода, закрытие бухгалтерских книг.

Как известно, самым больным вопросом для любой бухгалтерской службы независимо от масштаба компании является вопрос несвоевременного поступления в бухгалтерию первичных документов. При этом если поступление в срок документов от внутренних подразделений можно обеспечить, ужесточив дисциплину взаимодействия подразделений по приему-передаче документов, то влияние на внешних «поставщиков» счетов, актов, накладных и других первичных документов, как правило, сильно ограниченно.

В последнее время все чаще приходится слышать или читать о том, что самым простым и эффективным способом в сложившейся ситуации является метод начисления. При этом метод начисления зачастую трактуется как возможность отражения в учете хозяйственных операций без наличия первичных документов на основании справки бухгалтера.

Иными словами, бухгалтер знает, например, что в этом отчетном периоде организации оказывались услуги по аудиту, но акт на конец отчетного периода в организацию еще не поступил. Бухгалтер должен написать бухгалтерскую справку, взяв стоимость услуг из договора, и на основании этой справки отразить затраты на аудит в учете. Такой способ позволит закрыть отчетный период хоть на последний день отчетного месяца, особенно если операции носят систематический характер, а поставщики практически не меняются.

Предлагаем разобраться, в чем состоит суть метода начисления и так ли он безобиден, как кажется на первый взгляд.

Когда говорят о методе начисления, то большинство бухгалтеров воспринимают этот термин как относящийся к налоговому законодательству. Действительно, в п. 1 ст. 271 НК РФ говорится: «В целях настоящей главы доходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они имели место, независимо от фактического поступления денежных средств, иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав (метод начисления)».

Порядок признания расходов при методе начисления определен ст. 272 НК РФ: расходы признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты.

Метод начисления — альтернатива кассовому методу, когда доходы признаются в день поступления средств на счета в банках и (или) в кассу, поступления иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав, а также погашение задолженности перед налогоплательщиком иным способом (кассовый метод), а расходы — после их фактической оплаты.

В РСБУ метод начисления сформулирован как допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

При формировании учетной политики предполагается, что факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами (допущение временной определенности факторов хозяйственной деятельности) (п. 6 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации». Норма сохранена в п. 5 нового ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Резюмируя сказанное, приходим к выводу, что метод начисления — метод, при котором активы, обязательства, капитал, доходы и расходы признаются в том периоде, в котором выполнены условия их признания.

Учитывая современную нормативную базу отечественного бухгалтерского учета, приходим к выводу, что принцип начисления, установленный в РСБУ (п. 6 ПБУ 1/98), вовсе не означает безоговорочного признания в учете операций на основании документов, составленных организацией при отсутствии первичных учетных документов или при невозможности их своевременного получения.

В подтверждение приведем следующие нормы Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ): бухгалтерская отчетность — единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (ст. 2). Аналогичное определение содержится в п. 4 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации».

Метод начисления заимствован отечественными законодателями из МСФО. Так, в параграфах 25 и 26 МСФО (IAS) [1] указано:

• Организация обязана составлять финансовую отчетность, за исключением информации о движении денежных средств, применяя правила учета по методу начисления.
• При применении правил учета по методу начисления статьи признаются как активы, обязательства, капитал, прибыль и расходы (элементы финансовой отчетности), когда они удовлетворяют определениям и критериям признания для этих элементов, изложенным в Принципах.

В Законе № 129-ФЗ также указано, что бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (п. 1 ст. 1).

Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий (п. 5 ст. 8 Закона № 129-ФЗ).

 

Таблица

 

Типовая схема взаимодействия бухгалтерской службы с другими службами организации
№ п/п	Функции, которые выполняет подразделение	Информация, которая должна быть представлена в бухгалтерскую службу	Периодичность
1	2	3	4
1	Плановые и экономические	1. Плановая смета затрат на содержание подразделения	Ежегодно
		2. Структура финансирования подразделения	Ежегодно
		3. Корректировка смет затрат и структуры финансирования	Ежемесячно
		4. Информация об исполнении плана и расчеты сумм премий	Ежеквартально, по мере необходимости
		5. Нормы и нормативы	Ежеквартально, ежегодно
		6. Плановые показатели деятельности подразделений	Ежегодно, по мере возникновения новых норм и нормативов
2	Финансовые	1. Платежный календарь	Ежемесячно
		2. Указания об оплате счетов	По мере необходимости
		3. Корректировка сроков платежей	То же
		4. Информация о привлеченных ресурсах (кредиты, займы), сроки погашения	Не позднее последнего дня месяца, в котором произведены сделки
		5. Информация о финансовых сделках, рыночной стоимости ценных бумаг	Не позднее последнего дня месяца, в котором произведены сделки
		6. Информация о курсах валют, ставках ЦБР	По запросам
		7. Информация о порядке открытия и закрытия расчетных и специальных счетов	По мере открытия и закрытия, но не позднее последнего дня месяца, в котором произошло открытие или закрытие счетов
		8. Информация о вексельных операциях	По мере осуществления операций, но не позднее последнего дня месяца, в котором произошла операция
3	Функции отдела труда и заработной платы	1. Штатное расписание	Ежегодно по состоянию на 01.01
		2. Приказы по премированию работников по результатам хозяйственной деятельности	В соответствии с положениями о премировании
		3. Документы на выплату ежемесячных премий и надбавок	Не позднее последнего дня месяца, за который выплачивается премия
		4. Приказы о направлении работников в служебные командировки	Не позднее 2 рабочих дней до наступления срока командировки
		5. Изменения тарифов и ставок	По мере изменения штатного расписания
		6. График отпусков на текущий год	Ежегодно, не позднее 30.01
		7. Приказы на предоставление работникам отпусков	Не позднее 3 рабочих дней до наступления срока отпуска
		8. Расчет плановой и фактической среднесписочной численности	Не позднее соответственно 25-го числа отчетного месяца и 5-го числа месяца, следующего за отчетным
		9. Сведения о работниках несписочного состава	По мере приема на работу, но не позднее последнего дня месяца, в котором был оформлен договор
		10. Планы повышения квалификации сотрудников	Ежегодно до 30.01
4	Работа с акционерами и ценными бумагами	1. Списки акционеров для начисления и перечисления дивидендов	Ежегодно после собрания акционеров, не позднее 5 дней с момента принятия решения о выплате дивидендов
		2. Виды акций	Ежегодно, не позднее 30.01
		3. Информация об акциях, выкупленных у акционеров	По мере выкупа акций, не позднее последнего дня месяца, в котором выкуплены акции
		4. Информация о рыночной стоимости акций	Ежеквартально по состоянию на 1-е число месяца, следующего за отчетным кварталом, не позднее 10-го числа
		5. Информация об эмиссии акций, об изменении величины уставного капитала, об изменении номинальной стоимости акций	По мере совершения операций, но не позднее последнего дня месяца, в котором произведены операции
		6. Информация об аффилированных и взаимозависимых лицах	Ежемесячно по состоянию на 1-е число
		7. Решения собрания акционеров о порядке распределения прибыли	Ежегодно, в течение 5 дней после собрания акционеров
		8. Информация о вложениях в уставные капиталы других организаций	По мере возникновения, но не позднее последнего дня месяца, в котором осуществлена операция
		9. Информация об операциях с акциями и долями других организаций	По мере возникновения, но не позднее последнего дня месяца, в котором осуществлена операция
		10. Информация о банкротстве, ликвидации, реорганизации организаций, по которым организация является владельцем акций	По мере возникновения, но не позднее последнего дня месяца, в котором получена информация
5	Функции маркетинга	1. Информация о применяемых ценах и тарифах, их изменении и соотношении с рыночной ценой	Ежегодно, не позднее 30.01 и по мере изменения уровня цен
		2. Уровень рыночных цен на товары, работы, услуги	По запросам
		3. Плановый уровень рекламных расходов	Ежеквартально
		4. Расходы на маркетинговые исследования	Ежеквартально
		5. Информация о рынках сбыта продукции	Ежеквартально
		6. Информация о спектре предоставляемых услуг	Ежеквартально
6	Функции по составлению и заключению договоров	1. Предоставление договоров для ознакомления и подписания	По мере заключения, но до окончательного подписания
		2. Информация о расторжении, пролонгации, изменении условий договоров	Ежемесячно, не позднее 10 дней после окончания месяца
7	Работа с дебиторами (покупателями и заказчиками)	1. Акты выполненных работ, другие документы, подтверждающие выполнение работ, оказание услуг, отгрузку продукции	По мере подписания, но не позднее последнего дня месяца, в котором подписаны документы
		2. Информация по работе с дебиторской задолженностью	Ежемесячно, не позднее последнего дня отчетного месяца
		3. Информация о безнадежных и сомнительных долгах	Ежеквартально, не позднее последнего дня отчетного квартала
		4. Информация о выставленных штрафных санкциях	По мере выставления, но не позднее последнего дня месяца, в котором санкции были выставлены
		5. Информация о долгосрочной, краткосрочной и просроченной дебиторской задолженности	Ежегодно по состоянию на 01.01, не позднее 25.01
		6. Информация о произведенных взаимозачетах	По мере проведения операции, но не позднее последнего дня месяца, в котором произведен взаимозачет
8	Функции юридического отдела	1. Результаты рассмотрения исков по гражданским и уголовным делам.	По мере рассмотрения, но не позднее последнего дня месяца, в котором было вынесено решение суда
		2. Юридическая квалификация сделок и отдельных хозяйственных операций	По запросам
		3. Информация о печатях, штампах, перечне лиц, имеющих подписи на документах, выданных доверенностях	По мере возникновения, но не позднее последнего дня месяца, в котором операция произведена
		4. Информация о приобретении, продлении, окончании лицензий на виды деятельности	По мере возникновения, но не позднее последнего дня месяца, в котором операция произведена
9	Функции отдела капитального строительства	1. План капитального ремонта	Ежегодно до 30.01
		2. Сметы и акты по выполненным работам, предусмотренные планом капитального ремонта	По мере производства работ, но не позднее последнего дня месяца, в котором подписаны акты выполненных работ
		3. План инвестиций	Ежегодно до 30.01 и уточнение после собрания акционеров
		4. Акты ввода объекта, законченного строительством	По мере ввода в эксплуатацию, но не позднее последнего дня месяца, в котором произведено подписание акта ввода в эксплуатацию
10	Функции отдела материально-технического снабжения	1. Оформленные приемные акты по оприходованию материальных ценностей на склад с приложением первичных учетных документов (счетов, накладных, чеков и др.).	По мере поступления ценностей на склад, но не позднее последнего дня месяца, в котором поступают ценности
		2. Требования, накладные на внутреннее перемещение, приказы-накладные на выдачу материальных ценностей материально ответственным лицам, производственным структурным подразделениям и другим организациям	По мере оформления, но не позднее последнего дня месяца, в котором произведен отпуск материалов
		3. Информация об уровне цен на приобретаемые ценности	По запросам
		4. Оценка запасов по рыночной стоимости	Ежегодно по состоянию на 01.01
		5. Информация о сверхлимитных запасах	Ежегодно по состоянию на 01.11
11	Материально ответственные и подотчетные лица	1. Акты на списание на себестоимость используемых в процессе производства материальных ценностей	По мере списания, но не позднее последнего числа месяца, в котором произошло списание
		2. Авансовый отчет об использовании полученных под отчет наличных деньгах с приложением первичных оправдательных документов в установленные сроки	В соответствии с положением о порядке получения и расходования подотчетных средств и порядке отчета об их использовании
12	Функции по осуществлению импортно-экспортных операций	1. Состояние валютных расчетов	Ежемесячно на 1-е число
		2. Сведения о подтверждении экспорта	По мере возникновения, но не позднее последнего дня месяца, в котором произошло подтверждение
		3. Регламент расчетов при экспорте услуг	Ежегодно, не позднее 30.01
		4. Документы, связанные с импортом товаров, работ, услуг	По мере осуществления операций, но не позднее последнего дня месяца, в котором осуществлена операция
13	Функции управления	1. Информация об изменениях в структуре организации	По мере возникновения, но не позднее последнего дня месяца, в котором произошло изменение
		2. Информация о планируемом сокращении штатов или дополнительном наборе	По мере возникновения, но не позднее последнего дня месяца, в котором принято решение об изменениях
		3. Информация о реорганизации	По мере принятия решений
		4. Информация об операциях по безвозмездной передаче или получении материальных ценностей	По мере осуществления операций, но не позднее последнего дня месяца, в котором произошла операция
		5. Информация о заключении коллективного договора	По мере заключения коллективного договора
14	Функции организации мобилизационной подготовки	1. Состав мобилизационных мощностей	Ежегодно до 30.01
		2. Состав мобилизационного резерва	То же
		3. Нормы расходов, финансируемых из бюджета	То же
15	Производственные функции	1. Состав имущества, относимого к льготируемому имуществу	Ежеквартально по состоянию на 1-е число квартала
		2. Отнесение объектов основных средств к классификационным группировкам	По запросам
16	Функции постановки на учет в налоговых органах и других регистрирующих органах	1. Информация о постановке на учет в налоговых органах	По мере постановки на учет в налоговых органах, но не позднее последнего дня месяца, в котором осуществлена постановка на учет
		2. Информация о постановке на учет в ГАИ	По мере постановки на учет в ГАИ, но не позднее последнего дня месяца, в котором осуществлена постановка на учет
		3. Информация о регистрации прав	По мере регистрации, но не позднее последнего дня месяца, в котором осуществлена регистрация
		4. Прочая информации о различного рода регистрациях	То же
17	Функции связи с внешними органами (ГНИ, министерствами, администрациями и т.п.)	1. Информация об изменениях в порядке взаимодействия	По мере возникновения информации, но не позднее последнего дня месяца с момента получения информации
		2. Требования к порядку представления, объему и формам отчетности
		3. Результаты рассмотренных вопросов, задаваемых организацией

 

 

При этом все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений» (п. 5 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Из приведенных норм следует, что в бухгалтерском учете (а именно на его основе составляется бухгалтерская отчетность по РСБУ) операции отражаются на основании первичных документов, под которыми понимаются документы, оформленные участниками операций, а не одним из участников.

Бухгалтерская справка или иные документы, составленные непосредственно организацией для отражения операции в бухгалтерском учете, используется в целях отражения операций в учете (определения суммы операции) только в установленных случаях, например при распределении доходов и расходов по отчетным периодам, распределении затрат по объектам калькулирования, установлении цен при товарообменных операциях, определении стоимости активов при инвентаризации или переоценке.

Иными словами, получается, что бухгалтерская отчетность базируется на данных бухгалтерского учета, а отразить в бухгалтерском учете операцию без наличия первичного документа невозможно1.

О факторе временной определенности

А можно ли, сославшись на допущение временной определенности актов хозяйственной деятельности, все же отразить операцию в учете? Теоретически можно, но только необходимо иметь в виду следующее.

Отчетный период, в котором произошла операция, определяется как период, в котором выполнены условия признания соответствующего элемента отчетности. Например, доход в бухгалтерском учете признается при наличии следующих условий (п. 12 ПБУ 9/99 «Доходы организации»):

• организация имеет право на получение этой выручки, вытекающее из конкретного договора или подтвержденное иным соответствующим образом;
• сумма выручки может быть определена;
• имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация получила в оплату актив либо отсутствует неопределенность в отношении получения актива;
• право собственности (владения, пользования и распоряжения) на продукцию (товар) перешло от организации к покупателю или работа принята заказчиком (услуга оказана);
• расходы, которые произведены или будут произведены в связи с этой операцией, могут быть определены.

Предположим, организация оказала услуги другой организации и направила другой стороне акт об объеме оказанных услуг. Однако на момент окончания отчетного периода акт заказчиком не подписан. Организация, оказавшая услуги, не сможет отразить в учете выручку от оказания услуг не потому, что у нее нет подписанного сторонами акта, а потому, что отсутствие акта свидетельствует о том, что услуги заказчиком пока не приняты и одно из условий признания выручки (подп. «г» п. 12
ПБУ 9/99) не выполняется. И даже если бухгалтер составит справку, это не приведет к исполнению условия признания выручки. Конечно, бывают ситуации, когда есть уверенность в том, что акт будет подписан и к моменту выпуска в свет отчетности поступит в организацию. Однако можно ли это расценить как использование метода начисления исходя из норм РСБУ, сказать сложно. Скорее нет, чем да, если только не ввести через механизм учетной политики свои критерии признания элементов отчетности.

Кроме того, необходимо помнить, что в налоговом учете документальное подтверждение операций играет основную роль. Возможно, налоговые органы и не будут возражать в отношении досрочного признания выручки, но признание расходов для целей налогообложения прибыли вообще невозможно без документов. То же относится и к отражению в учете налога на добавленную стоимость, которое может иметь место только при наличии счетов-фактур.

Как внедрить метод начисления в бухгалтерском учете?

На практике организации, которые решились на внедрение метода начисления (под ним понимается отражение в учете операций при отсутствии первичных документов), применяют 2 варианта реализации внедрения метода начисления.

Первый вариант состоит в том, что операции, по которым отсутствуют первичные документы, вначале отражаются в учете на основании справок бухгалтера (которые, конечно, составляются с привлечением функциональных подразделений) на конец отчетного периода. По данным учета составляется «быстрая» отчетность. Затем записи сторнируются и операции отражаются уже на основании первичных учетных документов. В случае выявления существенных отклонений между начисленными и фактическими данными вносятся исправления в учет [2].

Второй вариант состоит в создании параллельной базы учетных данных, в которых отражаются операции по методу начисления. Эта база данных используется для подготовки «быстрой» отчетности. В основной базе данных операции отражаются в обычном порядке.

Как правило, «быстрая» отчетность используется для целей управления или для формирования сводной отчетности (эффект сокращения сроков достигается за счет совмещения во времени консолидационных процедур на базе «быстрой» отчетности с процедурами подготовки индивидуальной отчетности) и редко используется для формирования внешней индивидуальной отчетности.

Прежде чем принять решение о внедрении метода начисления, организации целесообразно оценить следующие факторы:

1) объем операций:

• для которых требуется применение метода начисления;
• для которых возможна надежная оценка операций;
• которые не будут отражены в учете даже при использовании метода начислений (в ситуациях, когда отсутствует информация об операции или невозможно оценить операцию надежно);

2) сокращение сроков закрытия периода за счет использования метода начислений;

3) объем предполагаемых корректировок и уровень их существенности в отчетности после поступления первичных документов и порядок проведения корректировок;

4) порядок ведения налогового учета операций, по которым применяется метод начисления.

То есть организация должна оценить, окупятся ли затраты на внедрение метода начисления, будет ли эффект от сокращения сроков подготовки отчетности? Ведь сокращение сроков подготовки отчетности осуществляется за счет увеличения количества операций, отражаемых в учете, и объема документов, обрабатываемых в системе.