Многие предприятия рассматривают использование современных информационных технологий как основу своего успешного развития. Автоматизация ключевых процессов и управление ими на основе данных информационной системы позволяют не только своевременно принимать управленческие решения, но и выводят предприятие на качественно новый уровень хозяйствования. Опытом использования информационной системы для управления автотранспортом делится директор ООО «ВМЗ-Авто» Алексей Чалышев.
Наше автотранспортное предприятие является дочерним предприятием ОАО «Выксунский металлургический завод», история которого насчитывает более 250 лет. И сегодня завод занимает лидирующие позиции по производству труб большого диаметра и железнодорожных колес.
И на заводе, и на нашем предприятии активно внедряются инновационные технологии, в том числе в области управления. Практически до последнего времени у нас использовалась программа, написанная еще под DOS. Но сегодня уже не осталось специалистов, которые могли бы ее поддерживать и адаптировать к современным условиям. К тому же изменилось законодательство, которое регламентирует работу автотранспортных предприятий. Поэтому было принято решение о внедрении новой информационной системы управления «Автобаза» разработки компании «Борника».
Основной составляющей затрат на перевозку автотранспортом являются затраты на топливо, особенно в условиях постоянного роста цен на горючее. Поэтому внедрение системы начали с первоочередной задачи – организации учета и контроля ГСМ. Руководящий документ Минтранса при расчете нормы расхода топлива предписывает использовать около 30 коэффициентов в соответствии с различными условиями эксплуатации, что напрямую влияет на себестоимость транспортных услуг.
С помощью специально разработанного калькулятора в информационной системе можно предварительно провести расчет норм горючего для различных типов автомобилей. Например, предприятие имеет в своем парке тягачи и полуприцепы к ним. Но постоянного их закрепления нет. Поэтому в некоторых рейсах тягач будет иметь в сцепке более тяжелый полуприцеп, а в некоторых – более легкий. К тому же перевозки могут осуществляться по равнинной местности и возвышенной, в городе или по автотрассе. Система позволяет для каждого грузовика или тягача задать нормы на различные условия эксплуатации с различными прицепами (полуприцепами).
Так, для грузовика марки «МАЗ» можно ввести нормы для движения по городу, трассе, в карьере, при этом указать разные прицепы, с которыми он может работать. Во время закрытия путевого листа и при расчете расхода топлива по норме учитываются собственная масса прицепа, тоннаж перевозимого груза и поправочный коэффициент, соответствующий, например, движению в городе. Для автомобилей, которые используют два вида топлива, например газ и бензин, расчет нормы производится раздельно по каждому виду.
Учет путевых листов в системе позволил руководству предприятия получить четкую картину о затратах на горючее и определить его перерасход или экономию не только по каждому транспортному средству, но и по каждому водителю.
Система позволяет вести учет ГСМ и для тяжелой техники, для которой нормы расхода рассчитываются по моточасам.
Следующим этапом внедрения системы управления автохозяйством стала подготовка отчетной документации согласно принятым на предприятии стандартам. В отчетах представляются показатели работы автотранспорта по цехам, бригадам, шифрам затрат. Важным показателем является отработанное время – нормо-часы, которые рассчитываются исходя из различных режимов работы автомобиля (ежедневный, сменный или командировка).
По нормо-часам происходит расчет стоимости перевозок. На предприятии принята система расчета стоимости транспортных услуг двух типов: на местных и междугородных линиях. Каждый из них рассчитывается по собственному алгоритму.
Таким образом, только ведение учета путевых листов в информационной системе позволило решить сразу две важные задачи – учет ГСМ и расчет стоимости транспортных услуг.
Кроме того, от пробега автомобиля напрямую зависит износ резины и периодичность ТО. Расчет износа резины в системе происходит автоматически с учетом зимнего и летнего периода. Отпала необходимость ведения специального журнала по учету резины, куда техник прежде заносил пробег каждого колеса. Теперь ему достаточно открыть специальную форму, где по каждому автомобилю виден остаток износа протектора каждой покрышки. При необходимости он может в программе провести замену резины. Все акты на списание покрышек хранятся в архиве.
Расчет периодичности ТО также происходит автоматически. Начальник колонны в системе может формировать графики проведения ТО1 и ТО2. Следует отметить, что парк предприятия содержит более 300 транспортных средств. Таким образом, большой объем рутинной работы взяла на себя информационная система.
Оптимизация логистических процессов стала дальнейшим этапом внедрения информационной системы. На предприятии развертывается ERP-система, с которой начал работу отдел логистики. Поэтому необходимо было объединить в единое информационное пространство транспортную службу и логистов. Организовали специальный шлюз, который позволил делать экспорт данных из системы управления автотранспортом в корпоративную ERP-систему. Из нее производится импорт заявок на перевозку, по которым затем в информационной системе «Автобаза» автоматически формируются путевые листы.
Особо стоит отметить, что это оказалось непростой задачей, так как необходимо было увязать поток поступающих заявок на перевозку с графиком смен водителей. Поэтому был разработан специальный модуль, который по шаблонам строит графики работы персонала. Они «увязываются» с заявками на перевозку.
Внедрение информационной системы управления автотранспортом позволило нам вывести транспортную службу на новый уровень. В процессе внедрения приходилось преодолевать сомнение и недоверие людей, а также определенные технические трудности при адаптации программы. Но в результате информационная система действительно позволила эффективно управлять автохозяйством.