Чтобы определить эффективность используемых информационных технологий, необходимо установить, какие объекты ИТ-инфраструктуры имеются в наличии и в каком состоянии, то есть необходимо провести инвентаризацию. Однако эта процедура имеет разное толкование у сотрудников финансово-экономических, бухгалтерских служб и ИТ-подразделений. Каждая из сторон имеет свою точку зрения. Одна из них основана на том, что объект учета – рабочее место, которое в зависимости от первоначальной стоимости рассматривается как основное средство или малоценный предмет. Для другой важна каждая единица техники и все, что с ней происходит, в том числе затраты и расходы на ее обслуживание.
Наибольшие проблемы у компаний возникают при инвентаризации именно компьютеров и другой цифровой техники. При этом во время самой инвентаризации растет непонимание между бухгалтерией и службой информационных технологий компании.
Компьютер первоначально может быть отражен в бухучете в зависимости от стоимости либо как основное средство, либо как малоценный предмет. Инвентаризация основных средств и малоценных предметов производится по разным правилам. Но для ИТ-службы абсолютно неважно, как бухгалтерия учла их объект. Она перемещает, ремонтирует и модернизирует компьютеры по мере необходимости. Кроме того, при инвентаризации ИТ-служба и бухгалтерия преследуют различные цели.
Основные цели бухгалтерской службы при инвентаризации обозначены в п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. Это получение данных о фактическом наличии имущества, их сопоставление с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в учете обязательств.
Цели ИТ-службы: оценка фактического износа; выявление исправных, но фактически неиспользуемых объектов, а также объектов, которые должны быть в ближайшее время заменены или модернизированы.
В то же время без представителей ИТ-службы бухгалтерам не обойтись, поскольку они, как материально ответственные лица, должны присутствовать в инвентаризационной комиссии. И только они знают в полной мере, каким ремонтам и модернизациям был подвергнут тот или иной объект в течение года.
А основной причиной взаимного непонимания является то, что под объектом инвентаризации ИТ-служба и бухгалтерия понимают разные вещи.
Первые стараются учитывать отдельно все, что они, грубо говоря, покупают в отдельных коробках: монитор, системный блок, клавиатуру, модем и т.д. Программное обеспечение – тоже отдельно, чтобы была свобода в перестановке с одного компьютера на другой.
Большинство же бухгалтеров не смеют противоречить позиции Минфина России (например, Письмо от 04.09.2007 № 03-03-06/1/639): все приспособления и принадлежности стандартной комплектации персонального компьютера (монитор, системный блок, блок бесперебойного питания, клавиатура) учитываются как единый инвентарный объект основных средств. Причем независимо от того, покупалось это все вместе, раздельно или вообще было частично собрано силами ИТ-службы. Еще в такой объект зачастую включают мышь, модем, необходимое для работы программное обеспечение.
Экономики в данной позиции не ищите. Это всего лишь подгонка бухучета для целей более выгодного для бюджета налогообложения (в Налоговом кодексе РФ нет такого понятия, как «инвентарный объект»). Если стоимость такого комплекта будет больше 20 000 руб., тогда он будет амортизируемым имуществом и его стоимость не будет списана в расходы единовременно.
В результате бухгалтерия учитывает объект типа «рабочее место – вычислительно-информационный комплекс». Входящие в него части подобны крепостным крестьянам, прикрепленным к определенному поместью. Для ИТ-службы и компании в целом такой подход – явный тормоз.
Допустим, выявлено, что мониторы и другие части, прикрепленные через объект «рабочее место» к определенным системным блокам, переместились к другим блокам. Некоторые платы (например, видеокарты) «переехали» в другой инвентарный объект. В результате реальная стоимость того, что было дороже, может стать дешевле, и наоборот. То, что в бухучете было модернизировано, оказалось с ухудшенными показателями, а несколько объектов (о ужас!) фактически исчезли. От них остались только корпусы системного блока. Согласитесь, для бухгалтера все это – очень неприятная ситуация.
На практике бухгалтерия в этом случае закрывает на все глаза и учитывает «мертвые души» (все равно сторонние проверяющие не разберутся) или отражает новые комплекты как излишек, а все пропащие – как недостачу. Есть еще вариант: поднять все бумаги за год и вместе с ИТ-службой задним числом все переправить.
Однако лучше подобных ситуаций не допускать. Причем нет смысла ИТ-службе полностью подстраиваться под неоправданные требования бухгалтерии. Нужны взаимные шаги навстречу. К тому же бухгалтерия имеет возможность учитывать большинство составляющих «рабочего места» в виде отдельных инвентарных объектов. Ведь, как свидетельствует арбитражная практика, позиция Минфина России не бесспорна, и ее можно обойти на вполне законных основаниях (см. «Бухгалтерское приложение» № 46, стр. 7).
Инвентаризация (от лат. inventarium – хозяйственные предметы) – периодический переучет наличного имущества, товаров на предприятии, фирме, в магазине с целью проверки их наличия и сохранности, а также установления их соответствия ведомостям учета материальных ценностей. Данные инвентаризации вносятся в инвентарную (инвентаризационную) опись.