В ходе выездной налоговой проверки инспектор заявил, что не примет в составе расходов затраты по приобретению бензина, поскольку представлены только кассовые чеки АЗС. По мнению инспектора, водители при приобретении бензина через АЗС за наличный расчет обязаны были составлять закупочные акты. Какими документами необходимо подтверждать приобретение и оплату ГСМ за наличный расчет через АЗС? Должны ли мы требовать от водителей составления закупочных актов при приобретении бензина в командировках?
Как правило, бензин и другие горюче-смазочные материалы (ГСМ) приобретают водители на автозаправочных станциях (АЗС) за наличный расчет. Для этого им выдаются из кассы наличные денежные средства под отчет для приобретения бензина. В данном случае по возвращении из командировки водители обязаны составить авансовые отчеты по унифицированной форме № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
По нашему мнению, такими оправдательными документами, подтверждающими оплату и приобретение ГСМ, являются чеки контрольно-кассовых машин (ККМ), выдаваемые АЗС.
Такого же мнения придерживаются и судьи. Арбитры считают, что налогоплательщики имеют право подтвердить свои затраты на приобретение ГСМ с помощью кассовых чеков АЗС и авансовых отчетов, составленных водителями налогоплательщиков (постановления ФАС Центрального округа от 04.04.2008 № А09-3658/07-29, ФАС Московского округа от 14.05.2007 № КА-А40/2612-07, от 26.03.2007 № КА-А40/1804-07, от 30.12.2005 № КА-А40/13281-05, ФАС Восточно-Сибирского округа от 13.05.2004 № А19-3123/03-43-Ф02-1631/04-С1).
Обращаем внимание, что автор не утверждает, что чек ККМ АЗС является документом, подтверждающим использование ГСМ в производственных целях, таким документом является путевой лист. Но, по нашему мнению, кассовый чек АЗС подтверждает оплату и приобретение ГСМ.
Как справедливо отмечают судьи, для признания расходов на ГСМ в целях налогообложения по налогу на прибыль необходимо наличие не только чеков АЗС, но и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина на цели предпринимательской деятельности. Чеки АЗС на приобретение ГСМ являются документами, подтверждающими факт оплаты ГСМ (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 03.08.2007 № А56-10097/2005).
Теперь что касается закупочного акта. Согласно п. 7.6 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 № 1-794/32-5, закупочным актом оформляется закупка продукции от населения. В рассматриваемом случае водители закупают ГСМ не от населения, следовательно, закупочный акт не применяется.
Поскольку действующим законодательством не установлено никаких особенностей подтверждения приобретения и оплаты ГСМ при нахождении подотчетных лиц (водителей) в командировке, считаем, что и в случае направления этих лиц в командировку водители, приобретая ГСМ на АЗС, должны требовать выдачи чеков ККМ, а не составления закупочных актов.
Причем перед командировкой будет нелишним проинструктировать водителей, чтобы они в обязательном порядке проверяли правильность оформления чеков ККМ АЗС.
Так, кассовый чек АЗС должен содержать следующие данные:
- наименование организации-продавца (АЗС);
- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;
- номер кассового аппарата;
- номер и дату выдачи чека;
- стоимость ГСМ с учетом НДС (в некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход, в таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС);
- марку ГСМ, количество топлива и цену за единицу (эти реквизиты не являются обязательными для чека ККМ, однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки).
По нашему мнению, именно наличие чеков ККМ АЗС с необходимыми реквизитами является основанием для заполнения налогоплательщиком соответствующего налогового регистра по приобретению ГСМ. На основании авансовых отчетов с приложенными чеками ККМ АЗС бухгалтер организации имеет право приходовать ГСМ по маркам, количеству и стоимости.
В заключение отмечаем, что, по мнению Минфина России, документом, подтверждающим расход горюче-смазочных материалов, является путевой лист. Однако главное финансовое ведомство согласно с тем, что расходы на бензин могут списываться по кассовым чекам АЗС (Письмо Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117).
Таким образом, предприятие имеет все основания не согласиться с мнением налогового инспектора. Вы имеете право подтверждать приобретение и оплату бензина вашими водителями в командировках с помощью чеков ККМ АЗС, прикладываемых к авансовым отчетам водителей. Составлять закупочные акты на приобретение бензина нет никаких оснований.