Большие объемы выпуска учебных и учебно-методических изданий и наличие сложных технологических процессов потребовали от издательства «Просвещение» построения принципиально новой учетной системы и перехода к единой корпоративной информационной системе.
Выдвинув в качестве основных требований к информационной системе комплексность, расширяемость и многофункциональность, издательство выбрало «1С:Управление производственным предприятием 8». С помощью этого программного решения было создано единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности издательства и его основных бизнес-процессов от планирования и производства продукции до ее реализации и оценки удовлетворенности конечного потребителя.
Новая система используется во всех подразделениях издательства, включая администрацию, планово-экономический отдел, производственный отдел, тематические редакции издательства, центр издательских проектов, центр дошкольного и начального образования, центр планирования и маркетинга и т. д.
При помощи компании «Аналит» были внедрены как типовые, так и новые подсистемы. Так, подсистема «Планирование издательства» позволяет формировать годовой и перспективный планы выпуска печатной продукции, формировать квартальный график выполнения технологических операций с последующим согласованием и утверждением заявок на их выполнение.
«Бюджетирование издательства» дает возможность формировать бюджеты центров финансовой отчетности с использованием механизма их согласования и утверждения, сводный бюджет, заявки на расходование денежных средств с последующим контролем их исполнения.
«Расчет заработной платы» позволяет производить начисления авторам и художникам, формировать заявки на оплату их деятельности, вести отчетность по начислениям и задолженностям.
Подсистема «Управление продажами» была дополнена специальным механизмом «Консоль заказов», что позволяет формировать и корректировать заказы покупателей, вести учет по реализации, возврату, поступлению и перемещению товара.
Модуль по расчету себестоимости и рентабельности издания дает возможность получить калькуляцию по каждой номенклатуре, а разработанные отчеты – анализировать изменение себестоимости в процессе планирования выпуска продукции.
Кроме этого, были разработаны модуль по формированию индивидуальной отчетности для издательств и документы для работы с периодическими изданиями, комплектами учебной литературы.
По словам директора по информационным технологиям издательства Филиппа Зыкова, главный результат проекта – построение единой корпоративной информационной системы, которая закладывает базу для дальнейшего совершенствования системы управления. Важным результатом является также появившееся доверие к системе у пользователей, сокращение времени на принятие ряда управленческих решений.
ОЦЕНКА РУКОВОДСТВА ОАО «ИЗДАТЕЛЬСТВО «ПРОСВЕЩЕНИЕ»
Г. Боброва, финансовый директор:
– Внедрение системы, хоть и трудное и весьма затратное, оказалось проверкой издательства на готовность к изменениям, и оно ее прошло. Появление единой системы, совмещающей в себе все основные аспекты учета как управленческого, так и бухгалтерского, позволяет быстро получить достоверную и объективную аналитическую и отчетную информацию. Все это дает реальную и полную картину всего процесса выпуска продукции издательства с полным перечнем «болевых точек». Появилась возможность решения задач аналитической направленности: бюджетирования, плановой калькуляции себестоимости по годовым планам выпуска, нормирования трудозатрат и др.
Сергей Кузнецов, руководитель центра маркетинга и планирования:
– Благодаря ликвидации бумажного документооборота в планировании удалось перевести процессы согласования изменений в годовых (перспективных) планах выпуска продукции на уровень понятных бизнес-процессов, сократить долю ручного труда по выверке-сверке данных и соответственно уменьшить число ошибок. В ближайших планах совершенствование подсистемы месячного планирования с привязкой к анализу фактической готовности издательских материалов к выпуску, что позволит улучшить взаимодействие издательства с дилерами и партнерами.