Согласно ст. 252 НК РФ расходы, принимаемые для целей исчисления прибыли, должны быть подтверждены документально. Минфин в своем Письме от 17.09.2008 № 03-03-07/22 пришел к выводу, что документальным подтверждением понесенных расходов могут являться копии кассовых чеков.
Для целей налогообложения прибыли под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Статьей 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержат обязательные реквизиты.
В то же время при осуществлении налично-денежных расчетов должна применяться контрольно-кассовая техника (далее – ККТ). Покупателю при этом выдается кассовый чек.
Выдаваемый покупателем чек должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- идентификационный номер организации-налогоплательщика;
- заводской номер ККТ;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги);
- признак фискального режима.
Вместе с тем на выдаваемом чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения.
Поскольку применение чеков при использовании ККТ предусмотрено законодательством РФ, кассовые чеки признаются для целей налогового учета первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).
Однако на практике возникают ситуации, когда в результате хранения мастика выцветает и отраженная на кассовом чеке информация становится не видна.
В этом случае Минфин считает возможным подтверждение фактически осуществленных затрат ксерокопиями чеков ККТ, заверенными подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала чека.