Иногда предприятия тратят немалые средства на приобретение информационных систем, которые ежемесячно выдают метры отчетных материалов, содержащих «информацию об информации». Часто в отчетах можно найти любую детальную информацию, кроме той, которая действительно нужна для оценки состояния предприятия и принятия решения.
За информационный сервис на предприятии отвечает контроллер. Его забота, чтобы каждый пользователь (руководитель, специалист) мог оперативно получить нужную информацию в нужный момент времени. Контроллинг обязан поставлять информацию пользователям о степени достижения поставленных целей.
Основной информационной базой контроллинга является система корпоративной отчетности и анализа тенденций развития важнейших факторов, определяющих успех деятельности предприятия.
Система корпоративных управленческих отчетов должна отражать прежде всего принятую практику управления компанией. То есть должна быть организована так, чтобы руководитель любого уровня получал с определенной периодичностью интегрированный отчет, скажем, об уровне продаж, уровне прибыли и нормативах себестоимости, фактических показателях себестоимости по основным группам продукции, производимой предприятием, и т.п. (см. табл. и схему 1).
На верхнем уровне отчетности информация всегда более уплотнена и отражает реалии по предприятию в целом.
Руководители отделов, к примеру, кроме итоговой отчетности, должны иметь и промежуточную отчетность о выполнении планового задания и фактических затратах своего подразделения.
С технической точки зрения сегодня нет проблем со сбором и предоставлением информации практически на любой уровень управления. Существенную помощь в этом оказывают информационные технологии.
Проблема в другом, немногие сотрудники предприятия точно знают, какая информация для них важна, некоторые даже не знают, какая нужна. Поэтому контроллеры должны выбирать не только наиболее важные, но и понятные для пользователей показатели. Кроме того, желательно, чтобы в отчетах контроллеров большее место занимали не цифры, а комментарии к ним.
Отчеты составляются внутри каждого функционального подразделения предприятия. Отдел контроллинга формирует систему отчетности в целом и координирует составление отчетов. Качество отчетной информации зависит от идентичности структуры отчетов в системе планирования.
А если в этой информации есть существенное отклонение от плана, то именно по этим отклонениям, и только по ним, должны быть представлены развернутый анализ возникновения их причин и рекомендация по устранению выявленных недостатков.
Стандарты и регламенты
Базой для сравнения в управленческом учете могут быть три подсистемы стандартов:
- внешние стандарты и регламенты;
- внутренние корпоративные стандарты;
- стандарты, регулирующие функциональность бизнес-процессов предприятия.
К внешним стандартам и регламентам относится законодательство: бухгалтерское, таможенное, об окружающей среде и т.д.
Корпоративные стандарты организации могут затрагивать практически все аспекты ее деятельности. Но при этом они в соответствии с законодательством обязательно должны оказывать существенное влияние на порядок ведения финансового учета и оплаты труда. Кроме того, в зависимости от региона или от сложившейся бизнес-практики корпоративные стандарты должны влиять и на некоторые другие аспекты бизнеса. То есть корпоративные стандарты – это учетная политика организации.
К стандарту на технологии бизнес-процессов относятся стандарты управления складами и товарными потоками, стандарты на организацию системы закупок и др.
Оптимизация отчетности
Для создания прозрачной системы управленческой отчетности зачастую проводится оптимизация существующей системы корпоративной отчетности в следующей последовательности (см. схему 2):
- разработка методологии и инструментария выполнения проекта оптимизации отчетности;
- обработка результатов запросов;
- разработка базы данных по отчетам, наполнение ее информацией;
- создание автоматизированной системы поиска и визуализации движения отчетности, корректировка корпоративной базы данных;
- корректировка адресности и оптимизации количества отчетных документов.
Существенную роль в процессе оптимизации отчетности играют информационные технологии системы (см. схему 3).
Если в процессе анализа отчетности устанавливается, что отчет не регламентирован стандартами компании, или движение отчета замыкается на конкретном сотруднике или руководителе, или отчет не консолидируется в иные обязательные финансовые или аналитические отчеты компании, то «клиент отчета» должен обосновать его необходимость. То есть необходимо доказать целесообразность отчета, формирование которого занимает время, сотрудников, а используется исключительно в интересах одного руководителя.