Контрагентом организации был утерян выписанный ему ранее счет-фактура, в связи с чем он просит выписать ему дубликат. В настоящее время в организации сменился руководитель, соответственно подписывать дубликат будет новый руководитель. Не вызовет ли нареканий со стороны налоговых органов (например, при встречной проверке) тот факт, что подписи на счете-фактуре и его дубликате будут различаться?
Ни налоговое законодательство, ни Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее – Правила), утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, не содержат такого понятия, как «дубликат счета-фактуры».
На практике принято считать, что дубликатом признается повторно выданный экземпляр счета-фактуры, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу.
В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ.
Пунктом 6 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. В соответствии с Правилами подписи руководителя и главного бухгалтера организации на счетах-фактурах должны быть расшифрованы.
Аналогичный порядок заверения счета-фактуры подписью руководителя или главного бухгалтера сохраняется и при выписке дубликата счета-фактуры.
Выписанные дубликаты должны соответствовать первичным счетам-фактурам. Следовательно, дубликат счета-фактуры должен быть заполнен аналогичным образом, в частности, в нем должна быть указана дата утерянного счета-фактуры.
Вместе с тем необходимо обратить внимание на то обстоятельство, что на сегодняшний день в правоприменительной практике отсутствует единообразный подход к решению вопроса о допустимости оформления дубликата счета-фактуры (и, как следствие, правомерности принятия к вычету НДС на основании такого дубликата).
Минфин России в Письме от 08.12.2004 № 03-04-11/217 указал, что оформлять дубликаты счетов-фактур (т.е. фактически новые счета-фактуры) продавец не вправе, соответственно принимать к вычету суммы НДС на основании таких счетов-фактур покупателю нельзя.
Позицию Минфина России поддерживают и некоторые арбитражные суды (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 19.12.2007 № Ф08-8364/07-3151А, ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.03.2008 № А19-9152/0744-Ф02-726/2008, ФАС Московского округа от 10.10.2007 № КА-А40/10654-07).
Следует отметить, что в большинстве случаев подобный подход применяется судами тогда, когда налогоплательщик имел возможность вместо составления дубликата счета-фактуры внести в ранее выданный счет-фактуру исправления в порядке, предусмотренном Правилами.
Кроме того, отрицательная для налогоплательщиков практика по вопросу о принятии к вычету сумм НДС на основании дубликатов счетов-фактур может считаться характерной исключительно в отношении дел, рассматриваемых Федеральным арбитражным судом Восточно-Сибирского округа (см., например, постановления от 20.08.2007 № А3320481/2006-Ф02-5365/2007, от 26.06.2007 № А33-20194/2006Ф02-3687/2007, от 14.12.2007 № А58-3721/2005-Ф02-8984, 9228/2007 и др.).
Согласно другой позиции вычет сумм НДС может быть произведен на основании копии (дубликата) счета-фактуры, заверенной продавцом в установленном порядке, если счет-фактура покупателем утрачен (в частности, Письмо УМНС РФ по г. Москве от 01.08.2003 № 24-11/42672). Данную точку зрения подтверждает обширная положительная для налогоплательщиков судебная практика.
Большинство судов, поддерживая эту позицию, указывает, что действующее законодательство не содержит запрета на оформление новых счетов-фактур либо дубликатов счетов-фактур, соответственно у налоговых органов не имеется оснований для отказа налогоплательщику в возмещении НДС. Об этом, в частности, говорится в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 14.04.2008 № А524277/2007, ФАС Московского округа от 03.04.2008 № КАА40/1366-08, ФАС Поволжского округа от 01.04.2008 № А55-11706/07, ФАС Уральского округа от 14.01.2008 №Ф09-11019/07-С2, ФАС Московского округа от 10.10.2007 № КА-А40/10654-07, ФАС Центрального округа от 19.02.2007 № А09-4898/06-16.
Таким образом, принимая решение оформить покупателю дубликат счета-фактуры, продавцу следует учитывать, что у вашего контрагента могут возникнуть разногласия с налоговыми органами относительно правомерности принятия к вычету сумм НДС по такому счету-фактуре. Следовательно, вполне вероятно, что свою позицию ему придется отстаивать в суде.
В целях минимизации налоговых рисков у покупателя в рассматриваемом случае, на наш взгляд, продавец может представить ему копию счета-фактуры с соответствующей надписью «Копия» (где будет фигурировать подпись прежнего руководителя), заверив ее подписью нового руководителя. Заверенная таким образом копия утраченного счета-фактуры, по нашему мнению, может являться основанием для принятия покупателем к вычету соответствующих сумм НДС.
Относительно количества выписываемых экземпляров дубликатов (копий) счетов-фактур отметим следующее.
Выдаваемые счета-фактуры регистрируются продавцом в книге продаж. Вторые экземпляры выданных покупателям счетов-фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур. При выдаче копии либо дубликата ранее составленного счета-фактуры покупателю передается документ, содержащий сведения, уже отраженные у продавца в журнале выданных счетов-фактур и в книге продаж. Повторная регистрация и учет таких документов привели бы к дублированию продавцом указанных сведений, что является, на наш взгляд, нарушением порядка ведения журнала учета выставленных счетов-фактур и книги продаж.
При этом то обстоятельство, что экземпляр продавца подписан прежним руководителем, а экземпляр контрагента заверен (в случае представления копии) или подписан (в случае представления дубликата) новым руководителем, по нашему мнению, не является каким-либо нарушением или препятствием для вычета НДС контрагентом.
Для того чтобы исключить возможные претензии со стороны налоговых органов, продавец может (но не обязан) дополнительно к выданному дубликату (копии) счета-фактуры представить контрагенту надлежащим образом заверенную копию документа, подтверждающего полномочия нового руководителя.
ВЫВОД
Взамен утраченного покупателем экземпляра счета-фактуры ему может быть в установленном порядке оформлен новый экземпляр счета-фактуры с надписью «Дубликат» либо выдана заверенная руководителем продавца копия утраченного счета-фактуры с соответствующей надписью «Копия».
В обоих случаях достаточно выдачи одного экземпляра соответствующего документа.
При этом необходимо учитывать, что право на принятие к вычету НДС на основании дубликата (копии) счета-фактуры покупателю, возможно, придется отстаивать в судебном порядке.