Очень часто обмен документами в традиционном бумажном виде бывает затруднен. Например, если контрагент находится в другом городе, приходится направлять ему документы по почте. А если таких контрагентов много? В этом случае организация несет значительные расходы, связанные с отправкой таких документов. Существенно сократить эти затраты помогло бы внедрение электронного документооборота, при котором первичные документы и счета-фактуры выставлялись бы контрагентам в электронном виде. Но возможно ли это с позиций действующего законодательства?
Разобраться в этом поможет Письмо Минфина России от 21.08.2008 №03-03-06/1/478.
Финансисты указали, что гражданское законодательство допускает использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи.
При этом в соответствии со ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
-
сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
-
подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
-
электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Кроме того, действующее законодательство по бухгалтерскому учету допускает составление первичных документов на машинных носителях информации.
Исходя из этого Минфин пришел к выводу, что при соблюдении указанных выше требований акт приема-передачи, надлежащим образом оформленный и подписанный с помощью электронной цифровой подписи, является первичным учетным документом в целях бухгалтерского и налогового учета.
В отношении счетов-фактур Минфин отметил, что данный документ является только основанием для принятия покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных продавцами товаров (работ, услуг, имущественных прав). При этом счета-фактуры не являются первичными документами в целях бухгалтерского учета.
Минфин указал, что НК РФ не предусмотрено использование в счете-фактуре электронно-цифровых подписей руководителя и главного бухгалтера.
Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 №914, также не предусмотрен порядок, позволяющий использовать электронно-цифровые подписи руководителя и главного бухгалтера организации.
По мнению Минфина, для внедрения системы электронного документооборота счетов-фактур требуется внесение изменений в действующее законодательство.