Без печати никуда... или?

Кому нужно объяснять, какое значение имеет печать организации, поставленная на документе. Ведь ее отсутствие просто может лишить документ юридической силы. В данной статье мы постараемся разобраться в том, кто должен иметь печать и сколько? Нужно ли ее регистрировать? На всех ли документах должен стоять оттиск печати? Какие вопросы могут возникнуть при ее использовании?

Печать организации представляет собой визуальное средство идентификации наряду с бланками, эмблемами и пр. В настоящее время в российском законодательстве отсутствует специальный нормативный правовой акт, посвященный вопросам изготовления и применения печати организации.

Кроме того, ни глава 4 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ), ни Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» не содержат указания на необходимость юридического лица иметь печать. Законодательством не установлена также и обязанность юридического лица при прохождении процедуры государственной регистрации представлять информацию о печати, согласовывать ее эскизы.

Но, несмотря на это, вывод о том, что организации должны иметь печать, вытекает из некоторых специальных федеральных законов, регулирующих порядок деятельности юридических лиц определенных организационно-правовых форм.

Требования иметь печать определены в частности в:

Для юридических лиц вышеперечисленных организационно-правовых форм законодательством установлена обязанность иметь круглую печать, содержащую полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения. Она может содержать также фирменное наименование на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Для некоммерческих организаций ст. 3 Федерального закона от 12.01.96 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» установлены менее жесткие требования для печати. Так, некоммерческая организация должна просто иметь печать с полным наименованием этой организации на русском языке. Ни к форме, ни к указанию местонахождения таких организаций закон требований не предъявляет.

Следует отметить, что законодательство никак не ограничивает право юридических лиц наносить на печать любую иную информацию.

Не установлено законодательством и требований к регистрации печати в каких-либо реестрах. Но все-таки что делать с печатью всем остальным юридическим лицам, не относящимся к АО, ООО, ГУПам и МУПам: иметь или не иметь?

Основываясь на обычаях делового оборота, а также на анализе п. 5 ст. 185 ГК РФ, можно сделать вывод, что все юридические лица вне зависимости от организационно-правовой формы должны иметь печать. Ведь согласно п. 5 ст. 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Что же касается вопроса о количестве печатей в одной организации, то ответа на него в законодательстве нет, поскольку ни в одном нормативном акте напрямую не установлено, что печать у организации должна быть в единственном экземпляре.

Идентификатор ИП

А обязан ли иметь печать индивидуальный предприниматель?

Согласно п. 3 ст. 23 ГК РФ к предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, применяются правила ГК РФ, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.

В связи с этим прямой обязанности иметь печать для них также законодательством не предусмотрено. Поэтому многие предприниматели используют данную правовую неопределенность и осуществляют свою деятельность без печати.

Однако наряду с положениями п. 3 ст. 23 ГК РФ есть п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Ряд первичных учетных документов имеют на своем бланке такой реквизит, как «М.П.» – место для печати. Среди них наиболее часто используются: акт о приемке выполненных работ (КС-2), товарная накладная (ТОРГ-12) и т.п.

Как быть в этом случае? С одной стороны, требований к наличию печати у ИП нет, а с другой стороны, обязательного наличия оттиска печати требует и Закон о бухучете. Как в такой ситуации быть с п. 3 ст. 23 ГК РФ?

Мнение судебных органов по этому вопросу различно.

Например, по мнению ФАС Западно-Сибирского округа, отсутствие оригиналов оттисков печати собственника алкогольной продукции (ИП), осуществляющего ее розничную продажу, в копии справки к товарно-транспортной накладной является основанием для его привлечения к административной ответственности по ч. 3 ст. 14.16 КоАП (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22.06.2006 № Ф04-3542/2006 (23559-А03-32).

Вместе с тем ФАС Уральского округа в своем Постановлении от 22.06.2005 № Ф09-1831/05-С5 пришел к выводу, что доверенность, выданная ИП, не подлежит обязательному скреплению печатью в силу того, что такая обязанность установлена п. 5 ст. 185 ГК РФ только для юридических лиц.

В связи с этим решение, иметь печать или нет, остается за самим ИП. Следует хорошо подумать, ведь изготовить печать недорого и не хлопотно при условии того, что согласовывать эскиз и регистрировать ее не нужно. Зато ее наличие позволит избежать множества вопросов в процессе хозяйственной деятельности ИП.

Документ без печати

Теперь попробуем разобраться, на всех ли документах организации требуется проставление печати. Документооборот любой организации разнообразен. Немалую часть в нем составляют договоры.

Действующим гражданским законодательством обязательного требования по скреплению договора печатями сторон не установлено. Поэтому в данном случае будет достаточно, если уполномоченные представители сторон просто подпишут договор.

Однако применение печати становится для сторон обязательным в случае, если они сами предусмотрели это условие в тексте договора (п. 2 ст. 421 ГК РФ). Причем судебная практика также придерживается данной позиции.

Так, ФАС Московского округа в своем Постановлении от 14.01.2006, 13.01.2006 № КА-А40/13565-05 указал, что в соответствии со ст. 160 ГК РФ наличие печати не отнесено к обязательному требованию, предъявляемому к письменной форме сделки. Аналогичные выводы содержатся в Постановлении ФАС Московского округа от 25.01.2005, 19.01.2005 № КА-А40/12921-04.

Кроме того, в своем Постановлении от 20.03.2003 № КГ-А40/1381-03 судьи ФАС Московского округа указали, что печать юридического лица по общему правилу не является обязательным реквизитом договора, заключаемого в простой письменной форме. А в силу п. 1 ст. 160 ГК РФ Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.). И только в случае их установления должны предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.

Печать в кадровых документах

Трудовой кодекс РФ не обязывает проставлять печать на документах, подтверждающих трудовые взаимоотношения, к ним относится трудовой договор, а также кадровые документы (ст. 67 ТК РФ). Кроме того, в унифицированных формах документов по труду, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, реквизит «М.П.» отсутствует.

Единственный документ, который требует заверения печатью, – трудовая книжка, титульный лист которой нужно заверять (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Что в этом случае делать ИП, если у него нет печати? Ему следует выдать работнику справку об отсутствии у ИП, выступающего в роли работодателя, печати, а свою подпись на ней заверить у нотариуса.

Первичные учетные документы

Если в бланке первичного учетного документа, предусмотренного в альбоме унифицированных форм, о которых шла речь выше, есть обязательный реквизит «М.П.», то печать ставить нужно. В случае же если форма первичного документа в альбоме отсутствует, то, учитывая п. 2 ст. 9 Закона «О бухучете», данные первичные документы должны содержать следующие реквизиты:

Как видите, обязательного проставления печати на них Закон не предусматривает.

Налоговая отчетность

В отношении документов налоговой отчетности требование о наличии оттиска печати должно содержаться непосредственно в Налоговом кодексе РФ. Особое внимание хочется обратить на налогоплательщиков, уплачивающих налог на прибыль либо применяющих упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы минус расходы».

Согласно положениям ст. 252 НК РФ расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, должны быть подтверждены, в частности, документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Это же правило касается и «упрощенцев» (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Часто такие расходы и подтверждаются первичными учетными документами, которые и должны быть надлежащим образом оформлены. И если их утвержденная Госкомстатом форма требует наличия печати, то она должна быть. Иначе признать затраты, подтвержденные неверно оформленными документами, в расходах будет затруднительно.